Leverantörsfakturor – Kostar hanteringen av dem mer än nödvändigt?

6 februari, 2018

Själva hanteringen av fakturor och kanske framförallt leverantörsfakturor i sin verksamhet upplevs ofta inte spännande, värdeskapande eller framåtriktat. Några av orsakerna är följande:

  • Det är monotont
  • Lätt att göra fel pga mänskliga faktorn, medan förväntningarna är på 100 % korrekthet
  • Ofta kommer fakturorna i stora volymer – Även kort hantering per faktura bygger upp stora tidstjuvar

Dags att se över bäst före-datumet på hanteringen av leverantörsfakturor?

Trots att det gått mer än 15 år sedan de första systemen för fakturahantering i norden lanserades fortsätter hanteringen av leverantörsfakturor vara en utav de mest resurskrävande processerna på ekonomiavdelningar. Ny teknisk innovation har skapat bättre förutsättningar att i högre grad automatisera fakturahanteringen med bibehållen kontroll. De senaste decenniet har vi sett en ökad trend av centralisering och automatisering och vi befinner oss just nu i ett paradigmskifte av teknik där nya system och integrationer ständigt dyker upp vilket förser oss med goda förutsättningar att bygga helhetslösningar som effektiviserar över flera led.

Den effektivaste lösningen går ofta inte att få via en komponent eller ett system, utan snarare ett ekosystem av flera komponenter som fungerar tillsammans. Behoven ska alltid styra och i regel krävs alltså flera komponenter för att tillgodose hela behovsbilden. I alla fall på ett tillfredställande sätt.

Leverantörsfakturaprocessen är inget undantag, vi ser den som en del av ekosystemet, en kedja som startar vid identifieringen av ett inköpsbehov och pågår fram till att betalningen är gjord och bokförd, vanligtvis benämnt “Procure-2-Pay”. Denna kedja består i regel av flera steg och blir aldrig starkare än sin svagaste länk, därav är det viktigt att bryta ner kedjan och titta på varje steg i syfte att kartlägga vilka delar som är effektiva respektive ineffektiva. Risken är att någon del av kedjan kostar mer än nödvändigt trots att hela kedjan upplevs som effektiv.

 

Exempel på (ibland manuella) moment i fakturahanteringen
Misstänker eller vet ni själva att manuell hantering gäller för moment som ingår i att hantera leverantörsfakturor hos er? Vi har listat antal möjliga manuella moment nedan. Känns några igen hos er?

  • Vi sprättar upp kuverten och manuellt skannar fakturorna
  • Vi tolkar skannade fakturor själva och matar in informationen i vårt ekonomi-/redovisningssystem och/eller andra plattformar
  • Vi upplever svårigheter med att hantera avvikelser och undantag
  • Vi upplever brist på kontroll i fakturahanteringen
  • Vi blir inte meddelade när en attest inte är utförd, inte heller varför, oftast inte förrän en leverantör hör av sig och undrar
  • Vi har komplexa attestrutiner som involverar medarbetare över flera avdelningar
  • Vi klandras för bristande insyn i de verkliga kostnaderna och måste alltid slita för att stänga månadsbokslutet
  • Vi distraheras från vårt dagliga arbete när vi måste dubbelkolla fakturor eller behöver leta efter arkiverade fakturor
  • Vi behöver manuellt matcha fakturor mot inköpsorder/avtal eller matchar inte alls
  • Vi präglas av redundant arbete
  • Vi saknar direktåtkomst till data för en mer träffsäker och snabbare rapportering, speciellt för att hantera ad hoc- och brådskande förfrågningar från verksamheten
  • Vi skulle i högre grad behöva stödja strategiska företagsinitiativ och beslutsfattande med noggrann finansiell rapportering
  • Fakturor försvinner och resulterar i onödiga kostnader

Känner ni igen er i två eller fler punkter? Då kan det vara dags att se över er kedja eftersom sannolikheten att ni präglas av många manuella inslag är hög, vilket rimligtvis hämmar effektiviteten och kostar er mer än vad det behöver göra.

Vill ni veta mer om hur ni kan effektivisera olika delar i hanteringen av leverantörsfakturor rekommenderar vi nedanstående guide för fördjupning i ämnet. Där beskriver vi processen ur ett helikopterperspektiv, bryter ner hela kedjan och går igenom den steg för steg. I guiden illustreras också två exempelscenarion för att visa hur en fakturahanteringen kan se ut med olika förutsättningar.


Digitalisering EFH Elektronisk fakturahantering

Dela

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+