Systemintegration innebär att koppla samman olika IT-system och applikationer så att de kan fungera tillsammans. Ett företag har idag många olika system (affärssystem, CRM-system, fakturahanteringssystem m.m.) som behöver kunna samverka för att verksamheten ska kunna fungera effektivt. Genom att koppla ihop systemen med integrationer kan processer automatiseras och rätt information finnas på rätt ställe vid rätt tillfälle.
Vi lever i en tid där allt mer blir digitalt och automatiserat. Samtidigt har den snabba digitaliseringstakten gjort att ingen enskild aktör kan vara bäst på allt, vilket gör att vi har ett ständigt ökande urval av olika system, applikationer och tjänster som har specialiserat sig inom ett specifikt område. För att kunna välja bland de produkter och tjänster som passar sitt företag bäst och samtidigt kunna arbeta effektivt krävs att dessa fungerar tillsammans.
Detta har gjort systemintegration till en viktig fråga som kan bli avgörande för ett företags förmåga att växa och konkurrera över tid.
När systemen hänger ihop skapas värde direkt i verksamheten:
Trots att många är medvetna om vikten av integration är det vanligt att problem uppstår. Ofta beror det inte på tekniken i sig, utan på hur arbetet struktureras. Ett av de vanligaste misstagen är att börja bygga integrationer utan en tydlig plan. Resultatet blir punktlösningar som fungerar här och nu, men som snabbt blir svåra att överblicka och underhålla. Vi kallar dessa för "spagetti-integration".
Ett annat återkommande problem är att integration behandlas som ett rent tekniskt projekt. I verkligheten påverkar det hela verksamheten, vilket kräver både affärsförståelse och långsiktigt tänkande. Många underskattar också behovet av förvaltning. När projektet är avslutat saknas ofta struktur för support, vidareutveckling och prioritering, vilket gör att lösningen gradvis tappar i värde.
För att lyckas med systemintegration krävs att man sätter en bra grund genom en uttalad integrationsstrategi och en modern integrationsplattform, att man driver integrationsprojekt med rätt fokus och att man förvaltar och underhåller sin lösning över tid.
1. Utforma en integrationsstrategi
En integrationsstrategi är en dokumenterad plan för hur olika system i en organisation ska integreras. Målet är att säkerställa att alla system kopplas ihop och kommunicerar på ett enhetligt sätt, trots att de ofta är uppbyggda på olika sätt och har olika tekniska förutsättningar.
2. Etablera en integrationsplattformAtt etablera en integrationsplattform handlar om att centralisera integrationsflöden för att på så sätt skapa en modern och hållbar integrationslösning. Detta skapar fördelar som:
Tidigare har integrationsplattformar varit stora och komplexa system som tagit lång tid att implementera, samtidigt som det ofta också varit förknippat med höga licenskostnader. På samma sätt som med andra on-premise-system har integrationsplattformen nu flyttat till molnet. Integration Platform as a Service (iPaaS), som detta kallas, har medfört ett betydligt lägre insteg och mycket mer attraktiva prismodeller. En integrationsplattform, något som tidigare var något som framförallt stora bolag implementerade, är nu tillgängligt även för mindre företag.
3. Genomföra integrationsprojekt
Integrationsprojekt kan variera väldigt mycket i både storlek och komplexitet. Det kan röra sig som en ny integration som ska byggas, en helt ny integrationsplattform som ska börja implementeras, eller ett stort IT-projekt där ett eller flera system ska bytas ut vilket påverkar de befintliga integrationerna.
Det vanligast förekommande integrationsprojektet är det där en ny integration ska byggas. Beroende på komplexitet kan dessa projekt vara alltifrån några veckor till över ett halvår långa. Oavsett vilket behöver nedanstående steg gås igenom inför och under ett projekt.
En ostrukturerad eller obefintlig förvaltning och vidareutveckling är ett vanligt misstag när det kommer till integration (och digitalisering överlag). Detta skapar frustration hos användare i organisationen som tvingas hantera fel som inte borde uppstå och hos ansvariga som ska stå till svars för de kostnader som uppstår av den reaktiva hanteringen. En orsak till att företag ändå hamnar här kan vara den felaktiga bilden att projektet innefattar hela behovet. En annan kan vara att projektet tog så pass mycket på krafterna att man inte orkar med att starta igång förvaltningen på ett bra sätt.
En bättre lösning är ett proaktivt förvaltningsarbete tillsammans med sin integrationspartner (i de fall en sådan finns). Genom att sätta ramar för hur olika typer av händelser ska hanteras samt hur ny funktionalitet ska prioriteras och implementeras skapas förutsättningar att få ut maximalt värde av sin digitalisering.
Eftersom systemintegration är en central fråga för att företag ska kunna automatisera sina processer och hänga med i den ständiga teknikutvecklingen så är det viktigt att den hanteras med omsorg. Hur kompetensen och behovet av stöd ser ut skiljer sig dock såklart mellan olika företag. Generellt sett är storleken på bolag en indikator för detta, även om det givetvis finns undantag.
Små företag kan ofta i stor utsträckning förlita sig på enklare standardsystem med tillhörande standardintegrationer.
Stora företag har ofta egna IT-avdelningar med dedikerade team som hanterar integrationsfrågan.
Medelstora företag (med ca 50 Mkr till 1 000 Mkr i omsättning) kan sällan förlita sig på enklare standardsystem men saknar samtidigt ofta kompetensen och kapaciteten som krävs för att hantera integrationsfrågan till fullo.
Det är därför vanligt för medelstora företag att nyttja en eller flera leverantörer för att hantera integrationsbehovet.
Teknikutvecklingen går fort, och det märks tydligt inom systemintegration. En av de mest framträdande trenderna är hur mycket enklare det har blivit att skapa integrationer. Idag finns en mängd verktyg och plattformar som gör det möjligt att koppla ihop system utan att behöva hantera all underliggande teknik i detalj.
Detta har sänkt trösklarna rejält. Integration är inte längre något som enbart kräver djup specialistkompetens eller långa utvecklingsprojekt. I många fall kan nya flöden sättas upp snabbt och iterativt.
Samtidigt förändrar det hur organisationer behöver tänka.
Begrepp som low-code och no-code är på väg från att vara buzzwords till att bli fullt fungerande arbetssätt i praktiken. Det innebär att fler roller i verksamheten kan vara med och skapa integrationer, vilket ökar både tempot och flexibiliteten. Men det innebär också att fler beslut tas närmare verksamheten, utan samma tekniska kontroll som tidigare. Det skapar nya möjligheter, men också nya risker.
När det blir enklare att bygga integrationer ökar också risken att de byggs utan tillräcklig struktur. Utan tydliga riktlinjer, gemensamma principer och en övergripande strategi kan även moderna lösningar snabbt leda till en spretig och svårhanterlig systemmiljö. De organisationer som lyckas framåt kommer att vara de som kombinerar snabbhet och enkelhet med tydlig struktur. De drar nytta av nya verktyg, men gör det inom ramar som säkerställer skalbarhet, säkerhet och långsiktighet.