Nytt budgetverktyg?

Sex tips för att lyckas med införandeprojektet!

Innehåll:

Vi har vid detta lag genomfört en stor mängd projekt där vi hjälpt kunden få ett nytt budgetverktyg på plats.

Baserat på våra erfarenheter ger vi i denna artikel sex råd för att öka sannolikheten för ett lyckat projektgenomförande. Råden är lätta att ta till sig och är i grunden samma typ av misstag som görs i många IT-projekt – om och om igen. Våga ställ krav internt och ställ framförallt krav på din leverantör!

1

Avsätt tid

Schemat är fullbokat. Vem har tid över för ett systeminförande när du redan har fullt upp och stressen periodvis är hög?

Tyvärr finns det inga genvägar. Införandet av ett nytt budgetverktyg kommer kräva tid av dig och dina kollegor. En hel del av jobbet som behöver göras kan du inte och vill du inte lägga på någon annan - speciellt inte en extern part. Viktiga områden att avsätta tid och engagemang för är kravställning, kommunikation (mot din leverantör och mot din egen organisation) samt löpande testning under projektets gång. Du behöver inte göra allt själv men någon på din sida behöver ta ansvar för områdena.

Testning är inget som görs en gång. Det behöver göras flera gånger för att säkerställa att projektet är på rätt väg. Viktiga områden är att validera utformning och funktion i mallar samt verifiera kvalité på data. Om förändringar behövs i kravbilden är det viktigt att få dessa gjorda så tidigt som möjligt. Ju mer lösningen växer fram desto jobbigare blir det oftast att ändra i den lösningskonfiguration som redan är gjord.

 

avsatt-tid

 

2

Involvera användarna

Det finns en hel del missnöje med budgetprocessen och värdet den skapar. Men nöjda användare skapas inte av en slump utan det är viktigt att tänka igenom hur ditt nya systemstöd kommer påverka och gynna alla användare - inte bara controller-gruppen.

Vi ser ofta låg användarnöjdhet när:

  • Användarna inte har fått vara med på tåget. Varken vid urvalet, beslutet eller utformningen av det nya budgetverktyget. Ingen har klart och tydligt förklarat varför det tas i bruk, hur det skall användas och t.o.m. ibland ATT det skall användas
  • Mallarna inte förankrats med användarna. Risken finns att de hamnar på en detaljeringsgrad som upplevs som alldeles för låg. Konsekvensen blir att tiden rinner iväg (”jag har annat viktigt att göra!”) och känslan för vad som är rimliga siffror blir svår att avgöra vilket påverkar precisionen negativt
  • Användarna fått en bristfällig utbildning i det nya verktyget
invovlera


Kom ihåg - om du tappar användare och förtroendet för verktyget minskar jobbar du i motvind. Det finns gott om företag som investerat i ett nytt budgetverktyg men där det i praktiken mer används som ett ställe att dumpa siffrorna i efter att allt "riktigt" arbete gjorts ute i Excel-arken.

3

Gör en förstudie

Innan ni tar ett slutgiltigt beslut om investering så se till att göra en förstudie och workshop med den tilltänkte systemleverantören. Vet ni redan vad ni vill ha och känner att en förstudie inte behövs? Tänk då på att kostnad och nedlagd tid för att göra en förstudie är minimal jämfört med total projektkostnad och ökad risknivån vid ett dåligt förberett projekt.

Se till att ha med representanter från både systemleverantör, kravställare och slutanvändare på de gemensamma mötena. Måste alla vara representerade? Ja säger vi! Det är inte bara ett IT-stöd som skall föras in. Även organisationen och sättet ni jobbar på kommer påverkas och behöva anpassas. Fungerar inte helheten kommer inte resultatet av projektet bli framgångsrikt.

 

forstudie-vit

Syftet med att göra en initial workshop är att ge alla en gemensam bild för hur lösningen skulle kunna se ut och hur användarna praktiskt skulle arbeta med den. Ett av de viktiga målen med förstudien är att göra prioriteringar som leder till att avgränsningar för projektet görs. Fokusera på att plocka era lägst hängande frukter. Vilken process är naturligast att börja med och vart har ni era största utmaningar? Vart kan ni spara mest tid, hur kan ni stänga processen snabbare, stärka datakvalitén, förbättra framåtblicken, öka engagemanget, förbättra förvaltningsbarheten osv.

Våga göra val och gå inte på minan att trycka in så mycket det bara går i kravspecifikationen (se rekommendation #5).

Arbetet med förstudien skall utmynna i en kravspecifikation. Den skall tydliggöra de funktionella kraven, tidsramar, budget och ge en bild över hur projektet skall genomföras samt med vilka resurser. Se till att det finns tydliga delmål och var även noga med att specificera vad som krävs för att projektet skall kunna stängas.

4

Hantera krav

På pappret är kravhantering enkelt. Berätta vad du vill att systemet skall göra så bockar vi sedan av alla punkter när de är gjorda. När alla krav är avprickade så är sedan systemet klar för leverans. Lätt!

Tyvärr fungerar inte detta i praktiken vilket gör arbetet med kravhantering viktig.

Vanliga utmaningar

  • Uttrycka behov - svårighet att uttrycka behov och ta beslut om vilka krav som skall gälla. Anledningar kan vara flera som t.ex. avsaknad av tid, engagemang men också ibland kunskap.
  • Outtalade krav - plötsligt dyker nya krav upp. De finns inte i kravspecen vi kommit överens om men kunden tycker att de är självklara och något vi implicit borde förstått att de ville ha.
  • Krav ändras - svårighet att frysa kravspecen där vi 75% in i projektet får vi höra att ”det här måste bara med - annars finns det ingen mening för oss att gå live”.

 

hantera-krav-v2

  • Data svajjar - undantag i affärsreglerna uppdagas en bit in i projektet eller referensdata (utläst från t.ex. affärssystem eller BI-system) håller inte önskad kvalité.
  • Vem bestämer? Konflikterande kravställare. Den vi är i kontakt med uttrycker krav som står i kontrast till vad t.ex. dennes chef uttrycker.
  • Allt skall med - IT-projekt åker oftast som mest av vägen när alla krav skall vara med. Börja istället där nyttan är som störst och justera och expandera sedan lösningen vartefter.
excel-problem-budget-prognos_v2

Gör du budgeten i Excel?

Då är du i gott sällskap! Många företag driver sitt budgetarbete i Excel som både är lättanvänt och kraftfullt. Men enkelhet kan lätt förvandlas till svårighet när verksamheten och komplexiteten växer.

Med Planacy blir arbetet med budget och prognos enklare. Färre sena kvällar, mindre oro över om siffrorna stämmer och ett ökat värde av ert framåtblickande arbete.

5

Undvik Big-Bang projekt

Ingen av våra rekommendationer är viktigare än denna. 

Gör inte ett Big-Bang projekt! Vad är det? Det är den typ av projekt där ALLA krav implementeras i första projektet, under tidspress och sen lanseras med buller och bång på dag 1.

Inte sällan trycker systemleverantören på. De vill öka omfånget och göra projekt större för att maximera affären och antalet införsålda systemmoduler och användarlicenser. Kom ihåg att detta inte gagnar er.

Blicka framåt, skapa en road map och våga prioritera. Genom att prioritera (se rekommendation #3) börjar ni med de områden som har störst chans till att skapa nytta. Detta gör att du och fler i organisationen snabbare kan se möjligheter och potentiella nyttor med systemstödet. Underskatta inte vikten av det positiva momentum god acceptans och nöjda användare ger för den framtida utvecklingen av era systemstöd och processer. Vad skulle hända om ni t.ex. började med att prioritera prognosarbetet? För en del av organisationen, ett kostnadsställe eller en enhet?

 

undvik
6

Var delaktig - från start till slut

Ett säkert sätt att misslyckas med införandet är att göra sig osynlig och tro att bara specifikationen är klar så kommer även projektet bli det. Som kund skall ni ställa krav på att leveransprojektet sker med ett flertal avstämningar längs vägen. Det är då lättare att kontrollera och påverka framdriften i projektet samtidigt som vi vet att det även minskar risken för negativa överraskningar inför eller efter driftsättning.

Testningen är en av de absolut viktigaste delarna av projektet. Beställare och användare måste ta sig tid att testa av lösningen så den fungerar så som det är tänkt.

 

delaktig

Detta borde vara en självklarhet men erfarenheten visar att många kunder prioriterar ned aktiviteten av olika anledningar. En bristfällig testning ökar mångfalt risken för att man först i skarpt läge (t.ex. när budgetprocessen skall starta) upptäcker fel och brister vilka kan vara svåra att på kort tid komma tillrätta med.

Användarna tappar förtroendet och relationen mellan leverantör och beställare blir ansträngd. Gör er själv en tjänst och planera in tid i kalendern, förbered er och ställ krav på deltagande från organisationen.

Berätta att deras insats är avgörande för att projektet skall bli framgångsrikt och att testning först vid driftsättning inte är ett alternativ.

Se till att avsätta tid i kalendern för utbildning av användarna. Den skall vara anpassad utefter tilltänkt roll och ansvar i processen och göras oavsett hur användarvänlig lösningen är och hur duktiga dina kollegor är på vad de gör.