9 tips till dig som ska införa Medius AP Automation

Vi har genomfört en bra bit över 100 Medius AP Automation-projekt (tidigare MediusFlow) och här har vi samlat ihop tips och erfarenheter som kan hjälpa dig vid ett införande. 

På en övergripande nivå består våra projekt av 4 faser. Dessa är illustrerade i bilden nedan.

Utredning  

Denna fas börjar med en projektinitiering där vi tillsammans sätter ramarna för projektet och planerar, dvs kommer överens om när systemet behöver vara i drift och hur vi, rent kalendermässigt, ska ta oss dit. 

En viktig aspekt vid projektinitieringen är att synkronisera förväntningar. I detta ingår att diskutera både scope, budget, arbetssätt, när respektive part är tillgänglig m.m. 

Målet med utredningsfasen är att klargöra hur ni hanterar leverantörsfakturorna idag, hur de hanteras i affärssystemet, och fastställa hur ni framöver önskar jobba i Medius AP Automation. 

Läs mer: Så minskar du tiden du lägger på dina leverantörsfakturor

Rent praktiskt gör vi detta under en heldagsworkshop och inför denna har ni fyllt i ett stöddokument som vi tillsammans går igenom. I stöddokumentet finns information som exempelvis vilka bolag ni har i affärssystemet, vilka konton ni använder, mm

Det finns också mycket praktiskt att gå igenom, dvs på vilka olika sätt kommer fakturor till er och hur ska de komma in i Medius AP Automation. Har ni både pappersfakturor, PDF-fakturor och elektroniska fakturor? 

Vi klargör under denna dag även hur attestering av fakturor skall fungera, dvs vilket regelverk ska gälla och om det finns olika speciella önskemål kring hur fakturor ska attesteras. 

Tips för utredningsfasen

Tips 1: Säkerställ att rätt deltagare från er finns med från början i projektet.  

Tips 2: En utsedd projektledare från er sida förenklar projektets framdrift. 

Tips 3: Fyll gärna i workshop-dokumentet innan workshoppen och ha gärna haft en intern dialog hur attestflödet bör fungera. 

Tips 4: Ta gärna med exempel på svåra fakturor men kom ihåg att också fundera på fakturorna från leverantörerna med högst volym.  

Tips 5: Om ni har varufakturor är det oftast bra om en inköpare finns tillgänglig under ett par timmar när vi går igenom det flödet. 

Teknisk konfiguration

Under denna fas är det Exsitec som utför det mesta av jobbet. Vi sätter här upp Medius AP Automation och konfigurerar det så att ni kan jobba på det sätt vi kommit överens om. 

Utöver att sätta upp Medius AP Automation-miljön så ser vi också till att integrationen mellan Medius AP Automation och ert affärssystem finns på plats. 

Integrationen är ansvarig för att kommunicera med affärssystemet och det är via den som vi läser över tex valutor, momskoder, leverantörer, inköpsordrar, konton och koddelar. 

När vi på Exsitec är klara så verifierar vi så att allt fungerar, dvs vi gör en rad olika tester för att vi därefter ska kunna gå över till nästa fas av projektet.

Utbildning

Denna fas är i regel den kortaste och består vanligtvis i att vi kommer ut till er och genomför en heldagsutbildning. Det är inte helt ovanligt att detta är första gången användarna ser Medius AP Automation så vi går igenom allt från grunden. 

Här säkerställer vi att samtliga användare vet hur Medius AP Automation fungerar på ett övergripande plan, och hur vi har konfigurerat det för att fungera som bäst hos er. 

Under dagen kommer ni också få prova på att jobba i systemet. Ni väljer ut ett gäng fakturor som ni vill prova hantera i systemet och målsättningen när dagen är slut är att alla ska kunna hantera både enkla och svårare fakturor. 

Tips för utbildningsfasen

Tips 6: Efter utbildningen rekommenderar vi att ni sätter av test-tid under de kommande 2 veckorna. 

Test

Innan systemet tas i drift så finns det en test-fas. Under denna period så ligger mycket av ansvaret hos er som kund. Systemet är uppsatt och konfigurerat vid starten av test-fasen och ni har fått den utbildning som behövs. Tanken med denna del av projektet är att ni som kund ska hinna prova alla funktioner och se så det arbetssättet vi tidigare kommit överens om verkligen fungerar i praktiken. 

Ni kommer här prova en olika fakturor från en rad leverantörer för att säkerställa så att arbetssättet fungerar som vi bestämde under Utredningsfasen, samt säkerställa att allt blir rätt i affärssystemet efter det att en faktura gått igenom Medius AP Automation.

Exsitec har ett stöddokument för testning i vilket det finns generella funktions- och flödestester ni kan gå igenom.  

När ni provat allt och anser att systemet uppfyller era krav och önskemål är det dags att sätta systemet i drift. Detta kallar vi för Go Live!

Tips för test-fasen

Tips 7: Fundera över era specifika flöden/scenarion och testa dem noga. 

Tips 8: Att sitta tillsammans med en eller ett par kollegor och testa är något vi rekommenderar. 

Tips 9: Testa gärna direkt efter utbildningen men testa också under hela testperioden så att flöden och funktioner är färska i minnet vid Go Live!

VIll du läsa mer om Medius AP Automation? Läs vårt inlägg "10 tips för att få ut mer mer av Medius AP.