Johan Kallblad
Johan Kallblad
kontakta mig

E-faktura är en bra men liten del av lösningen

E-faktura är en bra men liten del av lösningen

Det är mycket diskussion om elektroniska fakturor och eventuella lagkrav från myndigheter att alla leverantörer skall kunna kommunicera elektroniskt. Rekommendationen från ekonomistyrningsverket (ESV) är att detta skall införas som lag från 2018.

I en verksamhet som riktar sig mot konsumenter (B2C) fyller fakturan traditionellt ett behov som kommunikationskanal med konsumenten. I B2B-sammanhang är det sedan länge utagerat eftersom du inte vet vem som läser fakturan och hur (på papper, mobil, dator, från affärssystemet). För B2B är det självklart bättre att skicka och ta emot fakturor elektroniskt än det är att hantera dem på papper.

Automatiserad överföring och tolkning

Den elektroniska överföringen är inget svårt problem att hantera - Visma E-faktura / InExchange eller fakturaportalen från Readsosft är exempel på faktureringstjänster där man kopplar ihop sändare och mottagare och som fungerar med de flesta affärssystem. Kostnaden för denna typ av tjänst brukar hamna på kanske 3 kronor per hanterad faktura.

Har man inte möjlighet att få sina fakturor elektroniskt har framför allt Readsoft utvecklat en utmärkt programvara för att automatiskt tolka informationen på fakturor från bilder. I versionen Readsoft Online behöver man inte ens ha programvaran själv - man scannar med valfri utrustning och skickar upp bilden för tolkning i Readsofts moln och får tillbaka en elektronisk fil för inläsning. Kostnaden för tjänsten beror på volym men är typiskt mindre än 5 kronor per faktura.

Så det finns några kronor att tjäna på att slippa hantera och tolka fakturor. Men med så många bra sätt att automatisera överföring och tolkning av fakturor är det inte där den stora möjligheten eller utmaningen finns.

Vinsterna ligger i att effektivisera arbetsuppgifterna

Den stora kostnaden i hantering av fakturor ligger i onödig arbetstid i den interna hanteringen på företag. Kostnaden för detta är troligen en faktor 10:1 i relation till kostnad för överföring och tolkning (så länge man automatiserat med verktygen vi berättar om ovan).

Första nivån på interna fakturahanteringssystem löser problem främst för ekonomiavdelningen:

  • Vem skall attestera en faktura och hur säkrar vi att attestregler efterlevs?
  • Var är fakturan i det interna flödet?
  • Hur får jag ett elektroniskt sökbart arkiv för mina fakturor?

Andra nivån på intern fakturahantering tar hänsyn till hela processen:

  • Finns det en inköpsorder som motsvarar fakturan och kan jag automatiskt jämföra fakturan med inköpsordern?
  • Finns det ett avtal (leasing, hyra, prenumeration) som kopplas till återkommande fakturor som gör att jag kan slippa manuell hantering.
  • Har de varor som avses på fakturan verkligen tagits emot på mitt lager?

När så är möjligt bör en faktura hanteras utan att en människa lägger tid på att kontrollera eller attestera den. Istället för att tala om andel e-fakturor bör vi prata om andel ”touchless” i våra fakturaprocesser.

Sen skall givetvis det gränssnitt som attestanten skall använda vara anpassat till dennes situation, alltså fungera i valfri webbläsare eller med valfri mobil/padda.

90% touchless för 10 kronor per faktura

Vårt val är allt oftare cloudtjänsten MediusFlow Xi för hantering av interna fakturaflöden. Tillsammans med tolkningsprogramvara och integration till ekonomisystem kan vi normalt leverera en lösning som kostar mindre 10 kronor per faktura där vi har exempel med kunder som är över 90% touchless i sina flöden. Alla komponenter levereras som cloudtjänster där drift och uppgraderingar ingår i månadspriset.

Det är svårt att hitta en affärsprocess där investeringen för att automatisera ger större återbäring än den interna fakturahanteringen. Sparar du fem minuter per faktura ger varje satsad krona på automation minst fem kronor tillbaka.

Du kan läsa mer om elektronisk fakturahantering här.

Kontakta skribenten
Johan Kallblad
Johan Kallblad