Varför köper vi ett affärssystem?

För en tid sedan var jag som konsult med om att implementera ett nytt affärssystem hos en kund.
Till en början gick allt som på räls och alla inblandade från kunden var positiva och såg fram emot att få ett nytt modernt system. Affärssystemet hade sålts in efter en grundlig genomgång av kundens utmaningar och systemet matchade detta.

Affärssystemet gick igång vid ett månadsskifte och kundens ekonomer började jobba framförallt med redovisningsdelen. Efter ett tag började jag och mina kollegor få signaler att det inte gick så bra. Kundens argument var att det var mycket nytt mot deras gamla affärssystem, och att flödet för olika rutiner var helt olika hur de jobbat tidigare. De började ifrågasätta varför vissa moment tog längre tid osv. Detta blev ett problem och kunden blev tveksam om att detta var rätt investering och om det skulle förbättra och effektivisera för dem som det var tänkt.

Effekten blev att kunden började bromsa projektet, detta innan alla delar satts igång och framförallt innan kundens medarbetare blivit van det nya sättet att jobba och sett de möjligheter som hela företaget skulle komma till gagn.

Vi tog ett nytt möte med kunden där både utförare och ledning i företaget deltog, och kunde konstatera att visst fanns det moment i den del som satts igång, redovisningen, som tog längre tid men denna tid sparades in på andra delar som gick mycket snabbare. Dessutom så fanns de stora förbättringarna i företaget på delar som inte gällde ekonomi och dess rutiner.

Min poäng, och vår analys i detta är belysa hur viktigt det är att lyfta blicken under implementationen och inte fastna i moment och specifika avdelningar i företaget, i detta fall redovisningen, utan att se hur hela företaget drar nytta av bytet till nytt affärssystem. Det är också därför vi ofta uppmanar våra kunder att tidigt i projektet skriva ner effektmål. När projektet känns motigt kan det vara skönt att falla tilllbaka på dessa för att säkerställa och påminna sig om projektets framfart och riktning. 

Att byta affärssystem är ofta en prövning för organisationen och som konsult försöker vi hjälpa våra kunder utifrån bästa förmåga. Vår drivkraft är att projektet ska bli lyckat och att kunden blir nöjd med sitt nya affärssystem. Att kundens ledning, men också medarbetare, bottnar i varför de köper ett affärssystem är en otroligt viktigt byggsten för ett lyckat byte av affärssystemet. Om ni skulle byta affärssystem i dagsläget, vad skulle ert varför vara då?

Är du i process att byta affärssystem skulle jag tipsa dig om att läsa vår guide "7 steg vid valet av affärssystem".