Gå från 55% till 80% automatisk hantering av leverantörsfakturor

Många företag har problem med sina leverantörsfakturor, det är för mycket manuell administrering och det finns stor risk för misstag i manuell handpåläggning. För en tid sedan gjorde vi en ansats tillsammans med en kund att höja deras touchless-grad från 55 % till 80 %.

Vad är Touchless?

Touchless (i %) är den andel av varufakturorna som går rakt igenom systemet utan manuell verifiering eller handpåläggning. Fakturaraderna identifieras automatiskt och matchas mot raderna på inköpsordern. Medius AP Automation verifierar så att det är rätt artiklar på fakturan, att antalet stämmer och att priset är samma som står på inköpsordern.

Ekonomiskt Diagnosverktyg

Vi har ett egenutvecklat diagnosverktyg (utvecklat i Qlik Sense) för att identifiera vad vi kan förbättra hos en kund som får en positiv påverkan på touchless-graden. I verktyget går det också att se precis hur många fakturor som skulle gått igenom systemet om åtgärdet fanns på plats. Vi får även se en ny touchless-grad som beräknas på dessa eventuella förbättringar. Efter några timmar på plats hos kunden hade vi en identifierat ett antal åtgärder och hade en plan som framöver ger dem en touchless-grad om 80 %. Kunden ville veta huruvida den ekonomiska effekten av en ökning av touchless-graden med 25 % överskred insatsen som krävdes. Med hjälp av diagnosverktyget kunde vi simulera detta, med kundens egen data!

Kunden berättade för oss att
- Om en faktura inte går touchless genom Medius AP Automation så tar det ca 5 minuter att hantera den.
- Innan Medius AP Automation fanns på plats tog det istället ca 10 minuter att hantera motsvarande faktura.
- De har cirka 2000 fakturor per månad.
- De räknar med en kostnad om 450 kr per timme (lönekostnad).

Som ni ser i mitten längst ner på bilden så skulle 25 % ökad touchless-grad spara tid motsvarande 400 000 över tre år.  Sen kunden införde Medius AP Automation (ett par år sedan) tillsammans med förbättringen vi gör kommer kunden ha sparat över 1,5 MSEK.

Läs mer: 8 oväntade fördelar med att använda Medius AP Automation