Anders Uddenberg
Anders Uddenberg
kontakta mig

Så gör du: Mät, monitorera och följ kritiska nyckeltal kopplade till leverantörsfakturor

Lär dig hur du optimerar din process för leverantörsfakturor genom att använda relevanta nyckeltal och data-driven benchmark. 

Oavsett om du har fått uppdraget att öka effektiviteten i processen kring leverantörsfakturor, eller bara känner att ni inte når den fulla potentialen kan det vara svårt att hitta ett bra angreppssätt och en början. 

 

Vilka nyckeltal är kritiska för leverantörsfakturaprocessen?

Touchless Ratio - den andel i procent av fakturorna som går rakt igenom processen utan någon mänskling och manuell handpåläggning. Dessa tas emot, hanteras och går automatiskt vidare till affärssystemet för betalning. 

Invoice Lead Time - den tid det tar för en faktura att bli mottagen, processad, hanterad och redo för betalning i affärssystemet. 

Antal fakturor hanterad per FTE - antalet fakturor som hanteras per fulltidsanställd sett över en viss tidsperiod. Detta är oftast månad eller år. 

Andel automatisk distribution - den andel av omkostnadsfakturor som tas emot och automatiskt går till rätt person utan någon manuell handpåläggning. 

 

Av dessa nyckeltal kanske några passar bättre för er att mäta baserat på just era omständigheter och vad ni önskar förbättra. 

 

Hur kan jag benchmarka mina nyckeltal?

  • När du sett till att ni kan mäta effektiviteten av leverantörsfakturaprocessen så bör du följa detta över tid, samt säkerställa att genomföra åtgärder verkligen får den tilltänkta effekten. 
  • Medius tillhandahåller benchmark-siffror som visar hur deras kunder presterar. De visar både vad de bästa presterar samt vad genomsnittet ligger på. Här går det också att se motsvarande siffror för andra system
  • Du kan också prata med den partner som hjälpte er att sätta upp systemet ni använder för hantering av leverantörsfakturor. De kan berätta hur ni ligger till relaterat till andra kunder inom samma bransch eller segment. 

Hur kan jag förbättra mina nyckeltal?

Först och främst behöver dina system stödja ditt mål att nå högre automation. Du behöver rapporter för att följa dina nyckeltal och verktyg för tillhörande analys. För att detta ska bli rätt och riktigt behöver den data som går in i dessa rapporter vara uppdaterad och tillförlitlig. 

Läs mer: Den ekonomiska effekten av att gå från 50% till 80% automatisk hantering av leverantörsfakturor

För att förbättra era resultat är det en god idé att se till helheten. Se till både omkostnadsfakturor och varufakturor men håll även koll på nyckeltal kopplade till hela processen där en faktura är involverad. Det inkluderar även mottagandet av fakturan, hur informationen på fakturan tolkas, samt hur informationen slutligen går in i ert affärssystem. 

Läs mer: Hur MediusFlow hanterar och effektiviserar varje steg i hanteringen av leverantörsfakturor

 

Få högre automation med ett system för leverantörsfakturor

De av våra kunder som har nått högst automation jobbar mycket med sina leverantörer. En god strategi och början är att titta på era stora leverantörer, dvs de som skickas flest fakturor. Identifiera om det finns ett mönster som återkommer och är källan till att fakturor behöver hanteras manuellt. 

Ett bra system för hantering av leverantörsfakturor kan hjälpa er ta fram denna statistik, men kan även visa vilka typer av fel som uppstår längs vägen i processen. Utifrån en samlad bild av samtliga fel går det ofta att finna en lösning. 

Ibland kan denna lösning bestå i att prata med leverantören och be dem ändra utseendet på fakturan eller på något annat sätt förändra informationen som finns. 

I andra fall kan lösningen vara i hur ni jobbar med inköpsordrar, huruvida ni orderbekräftar, eller hur uppdaterade era register är i affärssystemet. 

Med ett kraftfullt system som möjliggör tolkning av många typer av fakturor och fakturadetaljer, tillsammans med en kraftfull integration mellan systemet och ert affärssystem går det oftast att lösa de flesta utmaningar. 

 

Tittar ni på att skaffa ett nytt system för elektronisk fakturahantering? Klicka på knappen nedan för att komma till vår guide: Checklista vid valet av system för elektronisk fakturahantering

Till guiden

 

Kontakta skribenten
Anders Uddenberg
Anders Uddenberg