Nya lagen för e-fakturor - Är du förberedd?

Nya lagen om fakturor - Offentlig sektor som kund

Att göra e-faktura obligatorisk i den offentliga sektorn har diskuterats fram och tillbaka i flera år. Grunden till diskussionen ligger i att effektivisera och spara in på kostnader. Besparing har beräknats bli hela 1,4 miljarder på sju år. Samtidigt spelar parametrar som miljö och att driva digitaliseringen i samhället framåt stor roll. Lagen innebär att PDF-fakturor eller skannade fakturor är inne på sista versen mot offentliga sektorn - e-fakturor är det nya.

Är ditt företag förberett?

Lite över två månader återstår tills lagkravet är en verklighet, är ditt företag redo? Om inte lagen följs finns det risk att behöva betala viten. Exakt vilket belopp det handlar om är inte klart, men tanken är att använda vite som ett hårt instrument redan från första start den 1:a april. Frågor såsom hur avtalen ser ut med de offentliga myndigheterna, hur stora fakturavolymer det handlar om och vilka potentiella lösningar som finns tillgängliga är därför befogade.

Vi på Exsitec vill därmed ge en “heads-up” om att det är hög tid att börja fundera över vad som krävs för att bemöta lagkravet och slippa hamna i en stressad situation med onödiga kostnader.

Att kunna ta emot e-fakturor effektiviserar flödet

Lagkravet gäller som nämnt om man som företag är leverantör till en offentlig myndighet. Men om man är en kund som använder ett elektroniskt fakturahanteringssystem (EFH-system) såsom Medius AP Automation är frågan om det finns kostnadsbesparingar att hämta likt de offentliga myndigheterna beräknas göra. Såklart det finns! Att lagkravet nu träder i kraft och mer eller mindre tvingar över 200 000 företag att kunna skicka e-fakturor ökar också sannolikheten att era leverantörer är några av dessa. Därmed kan det, i samband med lagkravet, vara hög tid att reflektera över effektiviseringen som kan uppnås om man som företag har möjlighet att ta emot e-fakturor likt den offentliga sektorn.

Det finns olika lösningar för att kunna ta emot e-fakturor. En lösning är att e-fakturor skickas till företagets faktura-mail där de sedan överförs färdigtolkade in i en tolkningsprogramvara (såsom Readsoft). Härifrån är det bara att direkt godkänna fakturorna och en överföring till EFH-systemet genomförs. En annan lösning är att ta hjälp av en extern leverantör som tar emot e-fakturorna och överför dessa färdigtolkade direkt in i EFH-systemet. För en sådan lösning behövs en kortare implementationsfas med medföljande kostnad.

Hur sparar man pengar med E-fakturering?

Så var i allt detta kan ert företag spara in på kostnader? Svaret är främst genom att effektivisera leverantörsfakturans resa genom företaget. Jämförelsen måste göras mellan att antingen ha personal som tolkar varje faktura och tidsåtgången som medföljer att till sortera, administrera och attestera (alternativt den kostnad som en extern tolkningspartner tar för varje faktura), mot en e-fakturalösning. Om man som företag har flertalet leverantörer som kan skicka e-fakturor ser vi på Exsitec stora möjligheter att långsiktigt effektivisera leverantörsfakturaflödet och med det uppnå markanta kostnadsbesparingar.