Vad är Business Intelligence?

Innehåll: 

-> Vår definition av Business Intelligence

-> Vem har nytta av BI? 

-> Det här kan du använda BI till

-> Data måste trumfa lön/roll när beslut ska fattas

-> Det här är nyttan av Business Intelligence

-> BI är inte rapporter

-> Det är ett svar på alla "om" 

-> Det finns många BI-verktyg - här är våra rekommendationer

-> Alla typer av frågor är inte lika vanliga att få svar på via ett BI-verktyg

-> Så här lyckas ni med BI

-> 5 steg för att lyckas med Business Intelligence

Vår definition av Business Intelligence

Business Intelligence (BI) är en process, en samling metoder och verktyg för att

• Samla in data
• Strukturera den
• Analysera den, och
• Slutligen omvandla den råa datan till insikter ni på företaget kan agera efter, eller fatta beslut på

Business Intelligence kallas även för Beslutsstöd på svenska, men här håller vi oss till den engelska termen - BI. 

Vem har nytta av BI?

Oavsett om du är VD, ekonomichef (CFO), ägare, del av ledningsgruppen eller liknande så kan ett system för business intelligence användas för att skaffa underlag till smarta och datadrivna beslut. Många företag skapar kontinuerligt mängder med information som sparas i affärssystemet, diverse kringsystem och/eller i Excel.

Testa dig själv och er verksamhet:

• Kan du själv komma på alla olika system ditt företag är beroende av och som samtliga sparar information om produkter, kunder, transaktioner, händelser, arbetade timmar etc?
• Är du säker på att du och alla andra på företaget vid varje givet tillfälle har tillgång till rätt och lättillgänglig information för att kunna fatta bättre beslut?

Målet med beslutsstöd är att förvandla all den passiva information som sparas i verksamhetssystem till aktiv data som dagligen används som underlag för att stödja och förbättra hela organisationen. Kom ihåg - oanvänd data bidrar inte med något värde.

Vill du veta mer om business intelligence i praktiken och vilka produkter som är de mest populära?

-> Läs mer här!

Det här kan du använda BI till

Det handlar om allt ifrån:

• enklare uppföljning av intäkter och kostnader, till
• djupare analyser av data för att hitta okända mönster, eller för att bättre förstå och förutse framtida kundbeteenden. 

Ofta har företag massor med data men saknar tiden/förmågan att på daglig basis använda den fullt ut. Det vanliga arbetssättet är att affärssystemet har en del inbyggda rapporter, eller att personer runt om i organisationen gör diverse utdrag till Excel som de sen bearbetar på olika sätt. 

Ett riktigt BI-verktyg kan på övergripande nivå:

• Automatisera dessa utdrag och den efterföljande behandlingen av data. Här kan ni spara massor med tid, pengar & frustration om ni idag manuellt uppdaterar Excel-filer med data (dagligen, veckovis, månatligen).
• Hämta data ur fler system och sätta ihop detta till en enhetlig vy. Rapporter från affärssystemet kan vara bra men dom innehåller ofta enbart data från affärssystemet och inga andra system. 
• Ta bort massa manuella steg som idag görs för att hantera data mellan olika system - och göra så ALLA på företaget ALLTID har den senaste uppdaterade informationen. 

Vi återkommer till olika typer av analyser och begrepp lite längre ner. 

Data måste trumfa lön/roll vid när beslut ska fattas

Det finns ett uttryck som heter “Highest Paid Person’s Opinion” (HiPPO) och detta kan vara en väldigt kostsam fälla ett företag kan hamna i. Om man använder HiPPO som verktyg för att fatta beslut så är det chefens åsikt som ligger till grund för ett beslut - istället för data. 

Att vara en datadriven organisation handlar mycket om att grunda sina beslut i data (fakta) - snarare än att olika åsikter ska stå emot varandra. Genom att använda ett verktyg för BI kan data (intern eller extern) användas som underlag vid ett beslut. 

Det här är nyttan av Business Intelligence

Genom att lyfta fram och använda all den data som sparas skapar ni er förutsättningar för att: 

• hitta styrkor/svagheter, 
• snabbare och bättre beslutsförmåga, 
• förbättra interna processer, 
• öka operationell effektivitet och identifiera flaskhalsar,
• enkelt hitta vart ni kan göra tids- eller andra typer av kostnadsbesparingar.

Mycket med BI handlar som du märker om att slippa hantera data manuellt och göra om samma behandling med jämna mellanrum. Om det finns ett system dit data automatiskt hämtas och rätt information (analyser, grafer, tabeller) visas för mottagaren så frigörs tid inom organisationen som kan användas till förbättringar. 

BI är inte rapporter

Rapporter är statisk information och sådant du vanligtvis tittar på dagligen, veckovis eller månadsvis. Det är information som är formad på precis samma vis varje gång. Vad du tycker är viktigt att titta på skiljer sig från vad din kollega anser är viktigt - och här ligger också nackdelen eller problemet med vanliga rapporter. 

BI-verktyg är till skillnad från rapporter tänkt att ge en bredare och mer dynamisk bild. En bild som är anpassad till personen och situationen. För att få en komplett och riktig bild behöver du kunna borra dig ned i detaljer, flytta runt och justera så perspektivet passar den analys som just du vill göra, just nu. I ett bra BI-verktyg kan göra detta enkelt genom att ändra kolumner i tabeller, förändra ett diagram så att det passar dig eller göra en helt ny vy för att analysera något nytt. Detta ska vara enkelt, gå fort och ska inte kräva att du ska behöva veta från vilket underliggande system data kommer, eller hur den har kopplats ihop med data från andra system. Det viktiga är att du kan anpassa användningen!

Detta är möjligt om det är förberett i systemet med data i stil med “Kundnamn”, “Ordernummer”, “Orderbelopp”, “Artikelnummer” etc etc. Alla dessa ska ständigt vara uppdaterade med senaste datan och gå att kombinera så de kan hjälpa dig att besvara de frågor DU har. 

Det är ett svar på alla "om"

Något en rapport aldrig kan göra som ett kraftfullt Business Intelligence-verktyg kan ge dig direkt på skärmen är svar på alla “Om?”, “Hur kommer det sig att..?”, och “Varför?” som uppkommer vid varje steg i din analys. Ett svar föder ofta en ny fråga och det ställer hela tiden nya krav på analysen och de verktyg som används.

En rapport ger dig en platt översiktsbild men kommer aldrig ge dig hela bilden eller förståelsen. Utan att kunna gå till botten, se detaljer, eller besvara alla dina “varför?”, “vad ligger till grund för detta?” finns det risk att ni fattar fel beslut eller missar möjligheter. 

Det finns många BI-verktyg - här är våra rekommendationer

I Sverige dominerar framförallt två verktyg. Dessa är Power BI från Microsoft och Qlik Sense från bolaget Qlik. För några år sedan var även verktyget Tableau populärt, men det har fallit tillbaka något i popularitet och marknadsandel. 

Det välkända research- & analysföretaget Gartner har en sida, Microsoft PowerBI vs Qlik Sense, där det framgår att kundbetygen från båda dessa lösningar är höga och jämna mellan produkterna.

Gartner presenterar varje år sin Magic Quadrant där det tittar på ALLA BI-verktyg på marknaden och rangordnar dem utifrån hur väl de presterar. 

De som ligger längst upp till höger i bilden nedan klassas som ledare, dvs de levererar de bästa BI-verktygen. 

Som syns i bilden nedanför finns både Microsoft och Qlik i kategorin “Leaders” - under både 2019 och 2020. 

Alla typer av frågor är inte lika vanliga att få svar på via ett BI-verktyg

Absolut vanligast är att använda ett verktyg för att få svar på “Vad hände?” och “Vad händer nu?”.

Detta sätt att använda data på kallas för Deskriptiv analys och syftar till att beskriva den insamlade datan. Exempel på denna typ av analys är:

• “Hur mycket sålde vi för till denna specifika kund?” 
• “Vilka säljer sålde vad?”

Med hjälp av deskriptiva analyser kan du studera (beskriva) din marknad eller dina interna processer för att hitta flaskhalsar eller möjligheter. 

Prediktiv analys syftar till att göra prognoser och med hjälp av data försöka förutspå vad som kommer att hända. 

För att göra prognoser hur något kommer se ut framåt används samma historiska data som samlats in och används vid de deskriptiva analyserna. 

Lite enkelt uttryckt kan man säga att prediktiva analyser är en mer avancerad nivå av BI, och ofta inte där ett företag börjar. 

Nästa steg kallas för preskriptiv analys och syftar till att använda data för att göra prediktiva analyser, och sen föreslå de bästa sätten att ta sig dit. 

Googles självkörande bilar som samlar in data, skapar sig en uppfattning om omvärlden, kan förstå vart bilen är på väg (prediktivt) och själv kan besluta vad den ska göra härnäst för att uppnå bästa resultat - är en typisk preskriptiv analys. 

Av förklarliga skäl är detta oerhört svårt, eller avancerat, och appliceras ganska sällan i inom “ett vanligt företag”. 

Så här lyckas ni med BI

Om ni inte har jobbat med Business Intelligence tidigare kommer här en beskrivning över de olika stegen ni kan ta för att få ett välfungerande verktyg på plats. 

Även om ni redan har ett verktyg inom ert företag kan du använda dessa steg för att säkra eller verifiera så ni får ut maximalt med värde. 

Viktigt att komma ihåg: bara för att ni har köpt in ett verktyg innebär det inte att ni är klara, eller automatiskt kommer skapa massa nytta till kollegor runt om i organisationen. 

Jag har varit med om flera företag som gjort detta misstag och glömt bort de viktiga aspekterna som leder fram till ett lättanvänt verktyg som många kan ha nytta av. Dessa aspekter är bl.a. 

• Man har inte på förhand diskuterat vad som ska uppnås. 
• Det har inte funnits en plan för vart man ska börja, dvs vilka problem ska angripas först (tips: börja med de som ger mest värde, dvs de som idag orsakar mest irritation eller kostar mest pengar).
• Det har inte funnits något ansvarig för satsningen, eller att denna person inte haft tid eller brunnit för att implementera och sprida ett Business Intelligence-verktyg internt. 
• Det har saknats en gemensam syn på hur nyckeltal ska beräknas eller vilken data “som är den rätta eller sanna”. Detta har resulterat i att användarna inte litat på informationen i verktyget.

5 steg för att lyckas med Business Intelligence

Så, för att undvika ett misslyckat projekt, och för att underlätta införandet av BI rekommenderar vi dessa steg: 

Steg 1.

Introducera Business Intelligence och säkerställ samsyn

Börja med att förklara vad Business Intelligence är för dina kollegor och intressenter. Inkludera både användare och beslutsfattare. Ni behöver ha en gemensam syn kring vad det är och att det för det mesta inte handlar om att förutspå framtiden med hjälp av prediktiva eller preskriptiva analyser. 

I detta steg handlar det också mycket om att diskutera vilka problem som ska lösas, och inte minst komma överens om vilka KPIer (mätetal) som ska användas för uppföljning. Glöm inte att säkerställa så alla är överens om hur dessa beräknas. Läs vidare - vad är ett KPI? 

Om ni inte skippar detta steg vet ni vad som ska uppnås och hur ni ska mäta, eller följa upp, så ni senare är på rätt väg. 

- Sätta mål, KPIer och formulera krav

Genom att komma överens om vad ni önskar åstadkomma (på en hög nivå) är att formulera vilka problem som ska hanteras. Genom att göra detta trillar en del viktiga övergripande krav ut - samtidigt som ni skapar er en bild över vad som krävs framöver. Detta kan vara saker som:

• Vilka datakällor behöver vi använda? (Exempelvis: affärssystemet, CRM-systemet, Excel-filer, andra system)
• Vilken data behöver vi från dessa system? (Exempelvis: försäljningsdata, kundinformation, mm)
• Vem ska ha tillgång till informationen? (Exempelvis: VD/LG behöver kunna se allt medan säljare ska bara kunna se sina egna siffror)
• Hur ska informationen slutligen presenteras? (Exempelvis: ska det vara en dashboard som visar våra KPIer, behövs grafer/diagram, tabeller som visas detaljer) Kom ihåg att olika personer eller roller kan behöva informationen på olika sätt. 
• Hur ska ni mäta att ni är på rätt väg? (Exempelvis: finns det olika nivåer för respektive KPI som signalerar tex rött/gult/grönt?)

Genom att diskutera dessa saker har ni satt ramarna och förväntningarna på projektet. Efter detta steg har ni dessutom skaffat er en bra uppfattning om de krav ni behöver ställa på ett Business Intelligence-verktyg. Ni sitter nu i en bra sits att kunna formulera vilka funktioner och förmågor ert verktyg behöver besitta. Skriver ni ner dessa har ni utkastet på en kravspecifikation. 

Steg 2.

Välj ett Business Intelligence-verktyg

Att sätta ihop en kravspecifikation för ett framtida BI-verktyg är ett viktigt steg för att förstå vad ni behöver. 

På marknaden finns många olika system att välja mellan, men alla är inte lika bra eller kompetenta. 

Gartner är en oberoende aktör som årligen granskar och utvärderar de flesta verktygen som finns på marknaden. I Sverige dominerar verktygen från Qlik och Microsoft - och dessa uppfyller alla vanliga användningsområden. Från ett tekniskt perspektiv har dessa system de flesta funktionerna man kan tänka sig - och vill man koppla på väldig avancerade databehandling stöder båda integration till exempelvis R.

Glöm inte bort att även noga utvärdera leverantören och det team som ska hjälpa er att implementera systemet ni önskar gå vidare med. Har ni möjlighet att göra mycket själva i samband med implementationen av verktyget så blir leverantören och deras kompetens mindre viktig, men krävs ett samarbete så lägg mycket energi på att även utvärdera leverantören och deras team. 

Steg 3.

Sätt ihop ett Business Intelligence-team

I steg 1 var fokus på att sprida kunskap om Business Intelligence och skapa samsyn kring behov och önskemål. Det genomfördes med hjälp av olika intressenter runt om i företaget. I detta steg flyttas fokus mer mot implementation och få systemet på plats. 

När behov och kravspec har gett kunskap om vilket system som passar bäst flyttas fokus mot implementation och se att rätt personer är involverade framåt. Förslagsvis sätter ni ihop ett team med personer från olika områden eller funktioner. Anledningen till att skapa ett sådant team är att förenkla kommunikationen och sprida kunskap eller insikter som finns hos respektive område/funktion. Ofta besitter personer från olika områden/funktioner värdefull domänkunskap som hjälper till att ge tillgång till nödvändig data och besitter ofta viktig kunskap om den. 

Exempelvis kan en person med domänkunskap kring marknad förklara om data såsom webbplatsbesökare, bounce rate, konverteringsgrad är relevant att använda - och hur den ska tolkas. 

På liknande sätt kan en säljare ge värdefull inblick om hur interaktionen med kunderna brukar gå till. Liknande är det för någon som jobbar nära produktion eller arbetar på ekonomiavdelningen. 

Utöver domänkunskap är det också bra om teamet inkluderar någon eller några personer vars ansvar det är att implementera BI-verktyget och ta fram de rapporter/vyer/grafer/tabeller etc som behövs. Det är denna eller dessa personer som leder utvecklingen och kan fatta beslut kopplat till tekniska aspekter eller strategiska aspekter. 

Att utse en projektledare för ett implementationsprojekt är aldrig fel - men glöm inte bort att även fundera på hur underhållet på lite längre sikt ska hanteras. 

Vår rekommendation är att utse någon som blir systemansvarig och på sikt kan samla in önskemål från organisationen kopplat till ändringar eller förbättringar som de önskar få genomförda. 

Steg 4.

Implementation - att få systemet på plats

Ofta handlar implementation av ett Business Intelligence-verktyg ganska lite om själva installationen av programvaran. Detta brukar ofta gå ganska snabbt och vara relativt okomplicerat. Det som tar tid i ett projekt är, i ordningen dessa behöver ske, att:

1. Hämta önskad data från de olika datakällorna till verktyget
2. Behandla denna data och strukturera den på ett sådant sätt data från ett system kan kopplas ihop med data från ett annat system. Exempelvis måste försäljningsdata från affärssystemet kopplas ihop med rätt kunddata från CRM-systemet
3. Verifiering av data där uträkningar, belopp mm blir korrekt
4. Skapande av de grafer/tabeller mm som senare används för att analysera och förstå data

Det är inte helt ovanligt att man vill kunna följa upp och analysera många olika saker - från olika områden/funktioner i bolaget. 

Sälj vill följa upp sina siffror och förstå sin försäljningsdata. 

Produktion vill kunna se hur de presterar, vad de ska förbättra, vilka som är de vanligaste anledningarna till problem etc etc

CFO vill följa ekonomisk data - skuren på bolagsnivå, koncernnivå, projektnivå eller liknande. 

Vi rekommenderar att ni väljer ett ställe att börja. Börja smått och arbeta er mot slutmålet. Till en början kanske det räcker med att kunna se ett par nyckeltal och den mest viktiga informationen. När detta finns på plats kanske mottagaren kan börja använda BI-vektyget - medan de som arbetar med utvecklingen kan fortsätta med nästa nyckeltal/graf/tabell. Utvecklingstakten kan vara snabb och ofta behövs dessutom ett “fram och tillbaks” mellan de som utvecklar och de som ska använda lösningen. Det är inte förrän man faktiskt ser informationen, datan eller gör analysen som det blir självklart vilka tabeller som behövs, eller hur graferna ska se ut. Låt processen vara iterativ!

Steg 5.

Utbildning och sprida användningen

Ofta nås bäst resultat när så många som möjligt kan använda systemet och förstår hur det fungerar. Ett bra och praktiskt sätt att ta sig dit är att anordna någon form av utbildning för de personer som kan ha nytta av att jobba i systemet. Dessa personer kanske inte har varit med i processen ända från steg 1 och behöver förstå bakgrunden, dvs syftet, med införandet av ett Business Intelligence-verktyg. 

Ofta dyker praktiska frågor om hur man loggar in i systemet upp som en första tröskel. Därefter är det vanligt att man inte riktigt förstår hur systemet har räknat eller hur man ska tolka en siffra, graf eller tabell. Det kan vara första gången någon blir presenterad en samlad bild, dvs data från flera olika system som plötsligt har slagits ihop och blivit tillgänglig. Genom att hålla utbildningar brukar det vara ganska enkelt att sprida kunskapen och öka förståelsen för syftet med systemet och hur varje individ kan ha nytta av det. 

Det är inte alls ovanligt att Business Intelligence-verktyget blir det verksamhetssystem som används mest (speciellt av CEO, personer i ledningsgruppen, avdelningschefer, projektledare mfl). Det upplevs som ett enkelt sätt att snabbt skapa sig en uppfattning om hur det går och hur företaget mår. De individuella verksamhetssystemen kan vara jättebra att jobba i och att mata in information i - men Business Intelligence-verktyget är ofta det enda verktyget som kan hämta data från alla system, visa hur det går, och göra det möjligt att göra djupare analys.