Vad är elektronisk fakturahantering?

Elektronisk fakturahantering

Elektronisk fakturahantering innefattar vanligtvis import och skanning av faktura, granskning, matchning och kontering samt attest, uppföljning och avslutningsvis kontroll. Syftet med elektronisk fakturahantering är att automatisera hela processen, och minimera eller helt eliminerar behovet av manuellt arbete vid hantering av fakturor.

Läs vårt inlägg om elektronisk fakturahantering i supply chain

Vad är en e-faktura?

En e-faktura, eller egentligen elektronisk faktura, är en digital version av en faktura. Den ska inte förväxlas med utskrivna, scannade, postade eller mailade fakturor som, även om de funnits i digitala format, inte kan räknas som en elektronisk faktura. E-fakturor är både en säker och smidig metod för digital hantering av fakturor, de kan aldrig stansas eller tolkas fel utan innehåller samma information från start till slut. E-fakturor blir allt mer vanliga och den 1 april 2019 blir det lag på att offentlig sektor ska ta emot alla inköpsfakturor med e-faktura enligt en ny europeisk standard.

Måste jag ha e-fakturor för att använda elektronisk fakturahantering?

Elektronisk fakturahantering fungerar med alla typer av fakturor; pappersfakturor, PDF-fakturor eller e-fakturor. Men hanteringen skiljer sig åt, framför allt innebär det stor variation i kvalitét och kontroll men också i möjlighet till 100% automatiseringsgrad.

• Elektronisk fakturahantering med pappersfakturor
  Fakturan scannas, tolkas och sedan matchas mot uppgifter i affärssystemet - här automatiseras bland annat det manuella arbetet med att stansa fakturorna in i affärssystemet.
• Elektronisk fakturahantering med PDF-fakturor
  Fakturan tolkas och matchas - med automatiserad matchning aviserar systemet endast vid avvikelser.
• Elektronisk fakturahantering med e-fakturor
  Fakturan går rakt till den automatiserade matchningen - minst risk för fel och avvikelser när fakturan varken behöver scannas eller tolkas.

Fakturorna går därefter vidare i processen med kontering och attestering, med hjälp av mobil eller dator vart som helst du befinner dig, via automatiserad uppsättning, manuella rutiner eller en kombination baserat på specificerade regelverk. 

E-fakturan är en liten del på vägen mot en högre automatiserad process, tillsammans med verktyg för elektronisk fakturahantering är potentialen stor. En högre automatiseringsgrad gör att ekonomiavdelningen endast behöver hantera eventuella avvikelser och slipper lägga tid på ett arbete som enkelt kan lösas av ett system.

Fördelarna med elektronisk fakturahantering

En automatiserad process för fakturahantering avlastar verksamhetens ekonomiavdelning, och frigör tid som kan ägnas åt mer utmanande, motiverande arbetsuppgifter. Det ger en ökad översikt och kontroll över företags finanser, samt eliminerar eventuella fel och sena betalningar.