Referenscase

Automatisk lagerstatus genom nytt smart affärssystem för Ställning.se — på bara 5 veckor

Ställning.se är företaget som säljer byggställningsmaterial på postorder och som nu med en digital och smart orderprocess kan leverera ett större värde till sina kunder. Exsitec har hjälpt verksamheten till en enklare och effektivare arbetsvardag med hjälp av det kraftfulla affärssystemet Visma Business. På bara 5 veckor lyckades Exsitec leverera lösningen.

Ställning.se säljer byggställningsmaterial på postorder och erbjuder kunderna allt mellan mindre ställningar för privat bruk till kompletta ställningspaket för komplexare behov men också stegar, arbetskläder och andra tillbehör. Verksamhetens affärsidé är att sälja lättbyggda och säkra byggställningar till oslagbara priser.

Manuellt arbete och fysiska orderlappar

Tidigare hanterade Ställning.se sina inkommande ordrar manuellt via fysiska utskrifter mellan ordermottagning och lagerhantering. Man arbetade utan ett stöttande lagersystem och sådant som lagernivåer sköttes helt manuellt.

Vi hade inget lagersystem och saldoinformationen var helt beroende av lagerchefens uppfattning av lagernivåerna

– Jens Hassel, ansvarig för ekonomi och administration på Ställning.se

Verksamheten hamnade i ett läge där man behövde ett verksamhetsstöd för sina orderprocesser för att enklare hålla koll på lagervärde samt sina in- och utleveranser. Att löpande hålla koll på lagervärde inklusive marginaler per produkt, per segment och per affär var också en utlösande faktor till att man började undersöka marknadens digitala stöd för sin arbetsvardag. Ställning.se fick också fler och fler affärer från andra länder och ett systemstöd för att kunna hantera dessa utländska affärer med funktion för bland annat momshantering blev ett måste.

Exsitec ansågs engagerade och kompetenta

Ställning.se utvärderade tre olika förslag på lösningar innan man valde att gå vidare med Exsitec som partner i utvecklandet av sitt systemstöd.

– Exsitec gav i högst utsträckning intrycket av engagemang, seriositet och kompetens, menar Jens.

Lösningen innefattar affärssystemet Visma Business med komplett hantering för order, redovisning, lager och bokföring. En integration är byggd mellan verksamhetens webbshop och det nya affärssystemet vilket gör att alla inkommande ordrar hamnar på ett och samma ställe. Affärssystemet skickar sedan vidare ordrarna digitalt direkt till lagret för fortsatt hantering.

– Både manuellt lagda ordrar och ordrar via webben hamnar rakt i affärssystemet som sedan elektroniskt skickar informationen vidare till lagret istället för att hamna i en pappershög, nämner Jens.

Automatiska lagersaldon och komplett digital orderprocess

Ställning.se kan nu direkt vid order ge kunden information om varorna kan levereras omgående eller om kunden behöver invänta en leverans från fabriken.

– Att vi nu kan ge lagerstatus automatiskt via systemen till våra kunder är sannolikt den största effektiviseringen hittills, nämner Jens.

Fortsatt samarbete för smarta analyser

Framåt ser Ställning.se ett fortsatt samarbete med Exsitec och har i planen att bland annat sätta upp analysverktyget Qlik Sense för rapporter och beslutsunderlag. Ställning.se påpekar också att man uppskattat Exsitecs tillvägagångssätt med learning-by-doing där konsulterna lärt medarbetarna på Ställning.se att själva kunna göra ändringar direkt i systemet.

– De konsulter som vi har arbetat med på Exsitec har varit oväntat engagerade i vårt projekt, mer eller mindre tillgängliga dygnet runt, vilket har varit en förutsättning för att projektet skulle kunna drivas igenom enligt den ovanligt korta tidsplanen, avslutar Jens.

Det nya affärssystemet har bidragit till:

  • Minskad administration när kunderna själva kan lägga ordrar direkt mot affärssystemet
  • En mer digital process och minskade fysiska papper
  • Bättre kontroll med kraftfulla integrationer mellan systemen
  • Direkt lagerstatus i webbshoppen