Referenscase

Frihet och tid över efter byte till molnet för verktygsspecialisten Toolbox

Med en IT-plattform som inte höll måttet beslutade sig verktygsspecialisten Toolbox för ett systembyte. Tillsammans med leverantören Exsitec implementerades det molnbaserade affärssystemet Visma.net, integrerade med befintlig webbshop och uppnådde större frihet och möjlighet till expansion med färre resurser.

Toolbox är specialister på verktyg för maskinell bearbetning inom trä. De arbetar både som grossister med välkända kvalitetsmärken men skräddarsyr även egna produkter utefter kundens behov. I sortimentet finns allt mellan diamantklingor, kapskivor, sågblad och borrar.

Företagets lager och kontor är baserat i Åtvidaberg och de säljer produkter både via återförsäljare och i sin egna webbshop.

Tidigare IT-stöd höll inte måttet

Toolbox verkar i en lågmarginalbransch vilket resulterar i stora krav på kostnadseffektivitet för att de ska uppnå ett positivt resultat. Att anamma tillförlitliga IT-stöd som kan effektivisera flöden samt hålla koll på företagets marginaler är essentiellt.

Företaget kände att deras affärssystem och IT-plattform inte längre höll måttet.

Det var inte helt optimalt tidigare då vi inte kunde komma åt vårt affärssystem var vi än befann oss.

– Martin Lindqvist, VD på Toolbox.

Ur en kostnadssynpunkt var det dessutom dyrare att ha en lokal server på företaget för att driva affärssystemet i jämförelse med att använda en cloudtjänst.

Vi gjorde en jämförelse mellan olika affärssystem och varken Navision, Specter eller Fortnox kunde leva upp till de behoven vi hade. Vi må vara ett litet bolag idag men vi har stora krav och tillväxtambitioner.

– Martin Lindqvist, VD på Toolbox.

Nytt affärssystem och integrerad webbshop

För att möta de nya kraven hjälpte Exsitec verktygsspecialisten att implementera det molnbaserade affärssystemet Visma.net. För att effektivisera vardagen ytterligare skapades en integration till den exsisterande webbshopen. Alla artiklar i webbshopen är kopplade direkt till databasen i Visma.net vilket snabbar på försäljningsprocessen avsevärt.

Ska vi ha upp en artikel i webbshoppen så är det artikelregistret i Visma.net som genererar informationen. Den kopplingen har Exsitec gjort.

– Martin Lindqvist, VD på Toolbox.

Rapporter som tog 30 minuter tar nu bara 3

Det var viktigt för Toolbox att se tydliga värden med de IT-stöd som de valde att implementera. I det gamla systemet spenderade Toolbox minst 30 minuter varje dag på återrapportering av kundoch leverantörsbetalningar. I Visma.net görs det istället på 2-3 minuter.

Toolbox har tidigare anlitat en redovisningsbyrå för att skapa sina ekonomirapporter. Nu sköts allt automatiskt via Visma.net istället och man behöver inte längre ta extern hjälp.

Vi har skapat olika slags rapporter för att exempelvis se vilka marginaler vi har genom att kontrollera inköpspris mot försäljningspris.

– Martin Lindqvist, VD på Toolbox.

Redo för expansion med befintliga resurser

Företagets lager har också dragit stor nytta av Visma.net. Idag har Toolbox effektiviserat sina flöden genom att schemalägga plocksedlar och fakturor direkt i systemet. De har nu stora möjligheter att utöka sin verksamhet och klarar det utmärkt på de befintliga resurser som finns på lagret.

Effektivare bokföring och redovisning

Jämfört med tidigare menar Toolbox att arbetet kring ekonomifunktionerna är mycket förenklat. Kostnader för delar som försäkringar, telefon, hyra, bilar och bensin går rätt genom systemet utan någon manuell handpåläggning från en redovisningsekonom. Tiden som Toolbox spenderar på bokföring och redovisning är numera endast fem timmar i veckan och man har efter affärssystemsbytet dragit ned på personalen på ekonomiavdelningen.

Exsitec har även möjliggjort att fakturascanning och automatkontering av förbrukningsvaror fungerar. De kommer in i systemet, går direkt för attest till VD:n och därefter direkt till betalning.

Frihet och enkelhet i vardagen

Enkelheten och friheten att kunna arbeta i Visma.net vart du än är ger mycket värde. Du är inte låst till en VPN tunnel.

– Martin Lindqvist, VD på Toolbox.

Idag kan Martin attestera fakturor direkt i mobilen vilket han tycker är klockrent.

Mitt totala betyg är att jag är supernöjd med Exsitec som partner. Många branschkollegor har kanske tvekat på mitt steg jag har tagit men jag är nöjd. En lärdom är att jag skulle ha lagt ner mer tid på en förstudie för det är inte en rak väg att göra ett affärssystemsbyte.

– Martin Lindqvist, VD på Toolbox.