Karlshamn Energi får ett molnbaserat affärssystem och smarta integrationer

Karlshamn Energi är ett kommunalt energibolag som levererar el, vatten, värme och bredband till privat- och företagskunder. Bolagets affärsidé är att skapa enkla, prisvärda och kundnära lösningar med fokus på samarbete, service och hållbar utveckling.

Ekonomi- och administrationsavdelningen på Karlshamn Energi ansvarar för all hantering och administration kring personal, löner, ekonomi, inköp och it. Avdelningen arbetade tidigare i en gammal systemmiljö som inte var uppgraderad sedan 2009 och som innebar en stor mängd manuella rutiner. Hantering gällande tidrapportering och lön, både frånvaro, närvaro och projektredovisning, sköttes nästan helt manuellt och man kände behovet av att digitalisera sina processer. 

Vi hade problem med manuellt dubbelarbete då vår tidigare systemlösning bestod av en rad olika system för olika funktioner, samtidigt som vi upplevde att vi behövde uppgradera systemen till nya versioner. Vi sökte en effektiv och integrerad lösning som kunde bli vår plattform framåt — Marika Martinsson, Chef Ekonomi & Administration på Karlshamn Energi

Intern kommunikation ökar engagemanget

Karlshamn Energi satte upp målet att få en enkel helhetslösning avseende digitalisering med fokus på effektivisering och vidareutveckling av ekonomioch administrationsprocesser. Man tog beslut att ta ett helhetsgrepp över verksamhetens behov och möjlig systemlösning. Man genomförde ett gediget förarbete tillsammans med Exsitec som vald partner, ett arbete som pågick i totalt 6 månader innan man hade valt systemlösning.

— Då vi var väldigt inkörda i våra tidigare processer efter närmare 10 år i systemen innebar en ny lösning en mycket stor ändring för personalen, nämner Marika.

Karlshamn Energi valde att tidigt kommunicera projektet internt för att förbereda sina medarbetare om förändringen och varför den skedde.

Molnbaserad systemflora för en modern hantering

Bolaget valde en cloudstrategi med Visma.net ERP tillsammans med Medius AP Automation och Readsoft Online för fakturahantering och integration till Flex HRM och Mobigo service management. Projektet genomfördes med en öppen tidrapportering och ett aktivt styrgruppsarbete där både Exsitec och Karlshamn Energi gemensamt tog beslut om tillägg och ändringar under projektets gång istället för ett fördefinierat tidsestimat. Som helhet höll man budget men scopet utökades och projektet blev mer påkostat än förväntat.

Vi hade problem med manuellt dubbelarbete då vår tidigare systemlösning bestod av en rad olika system för olika funktioner, samtidigt som vi upplevde att vi behövde uppgradera systemen till nya versioner. Vi sökte en effektiv och integrerad lösning som kunde bli vår plattform framåt. — Marika Martinsson, Chef Ekonomi & Administration på Karlshamn Energi

Mindre tid för uppgradering mer tid för effektivisering

Projektet innebar ett genomgripande förändringsarbete i stora delar av verksamheten där man bland annat ändrade både projektstruktur, sätt att tidrapportera och bytte konton till 4-ställiga. Idag sitter knappt 10 användare i Visma.net och drygt 80 personer möter systemet via den nya fakturahanteringen.

Ett av de uppsatta målen var att ha ett integrerat system som inte kräver aktiva uppgraderingar av Karlshamn Energi samt en plattform för automation som stöttar verksamheten i en effektivare vardag. Vilket efter projektets genomförande har infriats väl.

— En stor förändring att gå från en on-premiselösning till en molnbaserad är uppgraderingarna inte längre är lika förutsägbara, det ta en stund att vänja sig vid att inte ha den kontrollen man hade tidigare, menar Marika Martinsson.

En plattform att fortsätta utvecklas kring

Ett nästa steg i den digitala utvecklingen för Karlshamn Energi är att förbättra sin betallösning med en helintegrerad lösning mot banken. Karlshamn Energi kommer kontinuerligt att fortsätta utveckla de löpande rutinerna för ökad effektivisering och automation exempelvis genom att använda avtalsmodulen i Medius AP Automation så att återkommande leverantörsfakturor matchas mot ett avtal i stället för att hanteras i organisationen.

Karlshamn Energi har sedermera även valt att utveckla sitt arbete kring ekonomisk planering och uppföljning tillsammans med oss på Exsitec, genom verktygen Planacy och Qlik.

— Det är viktigt att hålla ett ständigt fokus på utveckling och att ha en flexibel systemlösning som stödjer i detta, avslutar Marika Martinsson.