Molnbaserat projektverktyg blev plattform för Sveriges Maskinringar

Sveriges Maskinringar är en riksorganisation för landets 16 lokala maskinringar. En maskinring är en ekonomisk förening som har som målsättning att öka beläggningsgraden på entreprenörernas maskiner. Genom verksamhetens ca 4500 medlemsföretag erbjuder Sveriges Maskinringar flexibla problemlösningar inom områdena entreprenad, bemanning, jord & skog. Med ett stort urval av entreprenörer med moderna maskiner och kompetens för olika typer av uppdrag hjälper föreningen sina medlemmar till en mer ekonomisk vardag.

Sveriges Maskinringar arbetar med att erbjuda kompetent personal med modern utrustning för olika typer av arbeten ute i landet. De agerar som en plattform där företagare och entreprenörer kan hitta tillgångar som behövs i sina arbetsutföranden beroende på säsong och uppdrag.

Nya tider satte nya krav på systemet

Sveriges Maskinringar arbetade tidigare i en egenutvecklad produkt men den var byggd för PCmiljö. Helt enkelt svår att mobilitetsanpassa så att den skulle passa i telefoner och surfplattor.

Tidigare när våra användare var ute på arbete skrevs tidrapporter och andra notiser ner på papper under dagen och sedan fick medarbetaren snällt logga in på datorn under kvällen för att registrera allt i systemen. Det blev ett ohållbart arbetssätt.

– Annelie Näsström, verksamhetsansvarig på Sveriges Maskinringar.

Verksamheten beslutade ganska tidigt att de själva inte ville hålla i ett utvecklingsarbete utan ville ha en etablerad lösning som inte innebar egna åtaganden i uppdateringar, korrigeringar eller underhåll. De kände sig klara med att leta buggar och hantera felsökningar.

Föreningen listade sina krav och letade efter en mobil lösning som gav medlemmarna möjlighet att från sina egna enheter hitta, utföra och kommunicera om uppdrag. De var också helt säkra på att de inte ville hålla i dyra utvecklingskostnader för installationer och uppdateringar.

Verksamhetens insamlade krav innebar att de letade efter en standardiserad molnbaserad lösning som var anpassad för mobila enheter med möjlighet för att uppdatera antalet användare löpande utefter säsongsvariation. Dessutom beslutades att deras nuvarande affärssystem Visma Business skulle behållas och ett av skallkraven var att det nya systemet skulle integreras med affärssystemet för att minimera administration och felregistreringar.

Sveriges Maskinringar gjorde själva en bred förstudie under 1 års tid där de utvärderade olika förslag och lösningar. Majoriteten av IT-stöden föll på att de inte kunde leverera en standardiserad molnbaserad hantering och samtidigt möjligheten till en integration mot Visma Business.

Verktyget som mötte alla krav

Efter många turer fram och tillbaka hittade Sveriges Maskinringar företagt NEAB och deras tjänst NEXT. NEXT erbjuder allt man behöver för den dagliga administrationen i ett bygg–, serviceeller entreprenadföretag. Systemet erbjuder ett komplett mobilanpassat verktyg för personal i fält för daglig återrapportering av tid, arbetsorder, resor, material och dagbok.

NEXT integrerades med Visma Business

På grund av kraven på integration kopplades Exsitec in som ansvarig leverantör och utvecklare för hela lösningen. Efter ett nära samarbete gick systemet live bara 4 månader efter första kontakten.

Vi är väldigt nöjda med engagemanget från Exsitec, både kvällar och helger krävdes runt implementationen men det var aldrig några problem.

– Annelie Näsström, verksamhetsansvarig på Sveriges Maskinringar.

Licenser för 600 användare har köpts in tillsammans med möjligheten att skala upp och skala ner för ytterligare 700 användare när säsong och efterfrågan varierar.

Visst tar det en stund för användarna att vänja sig vid nya system, vissa var inte alls så nyfikna på touchskärmar i arbetsvardagen medan andra visade tummen upp.

– Annelie Näsström, verksamhetsansvarig på Sveriges Maskinringar.

Det nya systemstödet med NEXT har bidragit till:

• Ett molnbaserat system som kan nyttjas av användarna ute på fält via sina mobiltelefoner
• En kraftfull integration mellan projektverktyget och affärssystemet för minskad administration
• Licensbaserad produkt där antalet användare kan variera stort över säsongerna
• En standardlösning som upgraderas och utvecklas kontinuerligt utan ansvar hos Sveriges Maskinringar
• En single point of contact för support kopplat till både affärssystemet, NEXT och integrationen mellan systemen