Referenscase

Effektiv leverantörs-fakturahantering för Sture med hjälp av MediusFlow

Med hjälp av fakturahanteringssystemet MediusFlow har Sture, helhetsleverantören inom events, effektiviserat sin process för hantering av inkommande fakturor genom smarta integrationer.

Sture är en helhetsleverantör inom varumärkes-miljöer såsom mässor, events, interiör och display. Företaget är en komplett samarbetspartner i allt från konceptutveckling, strategi, design och projektledning till produktion, montage, logistik och hyrservice. Sture har vuxit stadigt de senaste åren och får i sin verksamhet in allt fler leverantörsfakturor.

“Vår verksamhet är projektbaserad vilket ställer stora krav på ekonomisk projektuppföljning. Effektiva och flexibla processer för leverantörsfakturahantering är en förutsättning för detta.” — Lars-Erik Sandberg vd, Sture

Tusentals fakturor årligen sätter krav på systemstöd

Sture hanterar årligen tusentals leverantörsfakturor avseende inköp av material och tjänster. Fakturornas poster måste godkännas och fördelas på olika projekt och kostnadsställen samt godkännas av en mängd olika attestanter. Utöver detta ställer företaget höga krav på detaljerad beskrivning av kostnadsposter i projektredovisningen i affärssystemet Visma Business.

Utmaningen hos Sture låg i att hitta en lösning som kunde effektivisera tidskrävande och manuella processer för ankomstregistrering, attestering, projektredovisning och arkivering. Med målet att hitta en komplett molnlösning för fakturahantering där fakturatolkningen sker på radnivå. Ett krav för lösningen var en obegränsad kostnadsfördelning till olika projekt, kostnadsställen och attestanter.

 

Läs mer: Checklista vid valet av fakturahanteringssystem

"Vi gjorde en upphandling där vi vände oss till flera leverantörer. Exsitec var den enda leverantören som kunde möta våra högt ställda krav. Att vi dessutom hade jobbat med Exsitec tidigare i samband med implementeringen av vårt affärssystem gjorde valet av leverantör ännu lättare." — Lars-Erik Sandberg vd, Sture

Readsoft, Visma Business och MediusFlow i effektiv kombination

Lösningen utgör en kombination av Readsoft, Visma Business och MediusFlow. Readsoft hanterar inläsning och radtolkning av inkommande fakturor där belopp, antal och enhet från raden hämtas in. Fakturan skickas automatiskt ut till rätt attestant i MediusFlow som hanterar efterföljande attesteringsprocess. En integration till affärssystemet Visma Business, med projektbaserad processhantering, gör det möjligt att på konteringsradsnivå kommentera varje bokföring i huvudboken.

 

Utmaning
  • Tusentals inkommande fakturor

  • Mycket manuellt arbete

  • Höga krav på detaljerad beskrivning av kostnadsposter

  • Uppföljning på projektnivå

Lösning
  • Readsoft för inläsning och fullständig kontering på radnivå med möjlighet att ange kommentarer som förs in till Visma Business

  • MediusFlow för attesteringsprocess

  • Integration till affärssystemet Visma Business

Resultat
  • Effektiv leverantörsfaktura-hantering

  • Sparad tid

  • Enkel kostnadsfördelning till projekt

  • Detaljerad kostnadsuppföljning i affärssystemet