Vad är ett affärssystem?

Ett affärssystem kan fylla många olika funktioner, och därmed även ta väldigt olika form beroende på dess implementation. Av denna anledning finns det även ett syfte att anpassa affärssystemet specifikt för företagstyp; tjänsteföretag eller handelsföretag.

Funderar du på att byta affärssystem? Klicka här

Affärssystem kallas ibland för ERP, som står för Enterprise Resource Planning, och innebär ett systemstöd för alla grundläggande processer som krävs för att driva ett företag. ERP handlar om integrerade IT-system för att ta hand om ett företags informationshantering. 

Det finns olika affärssystem och de affärsprocesser som vanligtvis inkluderas i ett ERP är ekonomi, HR, supply chain, lager, försäljning, tillverkning och personal. Varje applikation fokuserar på sitt område och varje företag anpassar sitt ERP utefter sin verksamhet och sina behov.

Varför ha ett Erp?

Centralt för samtliga affärssystem är användandet av en gemensam databas för att stödja flertalet processer som används av flera delar av verksamheten. Exempelvis så kan ekonomi- och säljavdelningen ta del av samma information för deras specifika ändamål. Till viss del erbjuder även affärssystem synkroniserad rapportering samt automatisering. Istället för att använda olika databaser och kalkylark som annars manuellt hade behövts integreras så möjliggör ett affärssystem för att sådan information ska kunna hämtas direkt från ett system. Vidare finns även möjligheten inom ett affärssystem att koppla till en portal, eller dashboard som tydligt kan förmedla ut ett företags KPI:er.

Ett affärssystem för med sig ett antal fördelar för ett företag som inför det. En stor vinning är att affärssystem tillgodoser behovet av snabb information. Vidare stödjer det även affärsprocesserna såsom informationssystem, varningssystem och rapportering. Effekterna blir att företag kan spara värdefulla tid, samt öka effektiviteten i beslutsfattandet.

Hur anpassas ett affärssystem för tjänsteföretag?

Till skillnad från företag som producerar produkter så är tjänsteföretag ofta projektbaserade. Affärssystem för tjänsteföretag är därför designade för att kunna hantera komplexa projekt och samt för skillnader i tjänster. För att öka effektiviteten inom tjänsteföretag finns det värde i att fokusera på system för att maximera resursutnyttjandet, projektledning samt tid- och kostnadshantering.

Hur anpassas ett affärssystem för handelsföretag?

Det är viktigt att välja ett affärssystem utefter behov, och inte försöka anpassa verksamheten för att passa ett visst system. I och med dagens globaliserade värld är det många företag som både köper och säljer sina produkter utanför Sveriges gränser. Dessutom har e-handel växt enormt de senaste åren, och kräver att företag anpassar sin verksamhet i enlighet med detta. Införandet av ett affärssystem underlättar för leverans- och logistikverksamhet inom ett handelsföretag. Det kan användas för att överse hela försörjningskedjan samt hantera informationsutbytet mellan kunder, leverantörer samt partner.

Affärssystem som transaktionsmotor

I ett modernt affärssystem finns möjligheten att utnyttja den affärslogik som finns även från andra system via s.k. API:er. Affärssystem är fantastiska på att hantera affärsdata och transaktioner för en verksamhet, men är komplexa system som kräver utbildning. Genom att integrera ett affärssystem till övriga system kan affärssystemet användas som en transaktionsmotor och ge andra system kan och användare tillgång till information och bidra med viktig affärsdata. Det kan exempelvis vara anpassade kund- och leverantörsportaler eller mobila applikationer som ger medarbetaren rätt information på rätt plats.

Visma.net är en transaktionsmotor som öppnar otroliga möjligheter. Det finns många system där ute som har specificerat sig på att vara spetskompetenta inom sina områden och det finns system som inriktar sig på bransch eller viss funktionalitet. Med Visma.net få du flera system att samarbeta för att öka systemstödets totala prestation.

Detta är något vi ofta kan se ger en otrolig hävstång hos våra kunder. Det finns möjlighet att ha verksamhetsanpassade lösningar för sina respektive områden, där samtliga system samarbetar med affärssystemet. På så sätt gynnas alla parter, då exempelvis en ekonomiavdelning får tidrapportering i realtid, fakturor och konteringar automatiskt, samtidigt som inköpsavdelningen kan få uppdaterade lagersaldon.

Strategier kring ERP

Det finns olika strategier kring affärssystem. Antingen väljer man ett system som klarar det mest av verksamhetens behov, eller så implementerar man flera system som är expert inom ett område och som kompletterar varandra. Viktigt är då att se till att systemen är integrerade med varandra, så att system inte behöver skrivas in på flera ställen. 

En annan del företaget måste ta hänsyn till är om ni vill ha ett molnbaserat system eller om ni vill ha ett lokalt installerat.

Affärssystem i molnet 

Affärssystemet kan användas som en moln (cloud) produkt, både som offentligt eller publikt moln. Att ha affärssystemet i molnet innebär att mjukvaran körs på er leverantörs molnplattform. Läs mer om det molnbaserade affärssystemet Visma.net.

Lokalt affärssystem

brukar också kallas för on-premise system, vilket innebär att ni har egna servrar där mjukvaran installeras. Därmed har du ansvar för både hårdvara och mjukvara, samt underhållet för dessa. Läs mer om affärssystemet Visma Business.

Värdet av ett affärssystem

Det primära värdet i ett affärssystem är att det effektiviserar och förenklar genom att bryta ner hinder mellan affärsenheter. Mer specifikt uppnås följande punkter vid implementeringen av ett affärssystem.

• Presenterar data i realtid och globalt om så önskas. Det möjliggör för företag att proaktivt adressera problem samt driva på förbättringsåtgärder.
• Ser till att de finansiella delarna stämmer överens med regelverk och reducerar risken
• Automatiserar kärnverksamheten
• Förbättrar kundservicen
• Tidsbesparing då er personal endast behöver skriva in informationen på ett ställe. 

ERP och tillväxt

Om ni som företag har tillväxtplaner de närmsta åren, är det också viktigt att ta i beaktning kring hur era behov kommer att förändras. Era system måste vara kompatibla med var ni befinner er i dag, men även kommande år. Det är därför smart att ha ett system som utvecklas i samma takt som ni som företag. 

Om vi backar bara 15 år tillbaka i tiden, var det vanligt att det fanns system på företagen som stöttade verksamhets nödvändiga processer såsom ekonomi, personal med mera. Det var vanligt att dessa system fungerade var för sig och inte kommunicerade med varandra. 

I dagsläget har tekniken utvecklats och i moderna system ser man till att systemen för de olika processerna är integrerade med varandra. Att systemen är integrerade med varandra innebär en rad fördelar, men framförallt en tidsbesparing och informationsspridning.

Vill du veta vad ett molnbaserat affärssystem är, så kan du läsa mer om det här.