5 tips för att minska kostnaderna inom och genom IT

Med genomtänkta digitaliseringsinitiativ bör kostnaden inte överstiga värdet. Samtidigt finns det anledning att ha koll på, och se över, sina IT-kostnader så att man inte betalar för saker i onödan.

I detta inlägg får du fem tips på hur ni kan minska era kostnader både inom – och genom – IT. 

Digitalisering hjälper företag att öka sina intäkter och sänka sina kostnader genom smartare arbetssätt och bättre digitala verktyg. Detta medför i regel samtidigt högre kostnader för IT, där budgeten för detta har ökat rejält under senare år.

1. Se över er befintliga systemmiljö

Utbudet av digitala tjänster och antalet digitaliseringsinitiativ som genomförs på företag ökar ständigt. I huvudsak är detta positivt, men det medför också en större utmaning i att hålla ihop helheten. Det finns en överhängande risk att systemmiljön börjar bli spretig vilket lätt medför lägre kontroll över kostnaderna.

Se över er befintliga systemmiljö genom att gå igenom följande områden:

• Programvara och licenser
  Se över vilka olika system och tjänster ni har. Vad betalar ni för dessa och hur mycket används de? Sannolikheten är stor att det finns överlapp mellan era system och att ni upptäcker tjänster ni inte visste användes.
• Infrastruktur
  Många bolag befinner sig idag med ena benet on-premise och andra benet i molnet. Generellt ger molnet bättre möjligheter att anpassa kapaciteten utifrån ert behov, men det finns ofta möjligheter att optimera även klassisk serverdrift.
• Integrationer
  Om ni inte redan har dokumentation över hur era system kommunicerar med varandra så är det hög tid. Vart driftas integrationerna och vem har levererat?
• Förvaltning och underhåll
  Se över hur förvaltning och underhåll av lösningarna sker idag. Vad förvaltas aktivt och vad hanteras reaktivt? Vilka kostnader finns relaterat till detta?

2. Skapa en hållbar IT-arkitektur

Att se över systemmiljön är en sak. Men hur skapar man något som håller över tid? En av de viktigaste utmaningarna att lösa är att åstadkomma någon form av centraliserad kontroll, där man kan säkerställa att hjulet inte återuppfinns på olika håll, samtidigt som man inte skapar en stoppkloss och hämmar digitaliseringstakten i företaget.

Arkitektur är något som kräver en initial investering och som sedan betalar av sig över tid. Detta är huvudanledningen till att företag ofta skjuter på eller förbiser detta. Det är aldrig bråttom att investera i en bra IT-arkitektur. Men det är viktigt. Utan en bra arkitektur kommer kostnaderna för digitaliseringen bli större och större över tid.

En bra IT-arkitektur utgår från era mål och behov på företaget och tar hänsyn till exempelvis återanvändbarhet och förvaltningsbarhet. Exempel på vad arkitekturen bör beröra är

• hur integrationer ska byggas
• hur masterdata hanteras
• vad som ska hanteras centralt
• m.m.

3. Automatisera mera

Det finns nästan alltid stora besparingar i att automatisera mera. Om man börjar inventera vad som sker i olika processer hittar man i regel alltid onödiga moment och administration som driver kostnader.

Gå igenom era processer och notera de moment där det läggs onödig tid. Detta görs lämpligast i workshopformat där ni samlar personer från flera olika områden i verksamheten.

En utmaning med automatisering är att det ibland kan vara kostsamt. Nästan alltid beror detta på att IT-arkitekturen inte finns på plats (se punkt 2). Med en bra struktur, där sådant som tagits fram tidigare kan återanvändas, bör det finnas goda möjligheter att automatisera till kostnader som är låga relativt besparingen.

4. Undersök dolda kostnader

Många företag har dolda kostnader relaterade till IT. Det är lätt att stirra sig blind på tydliga kostnader som licenser och projektkostnader och då missa exempelvis:

• Manuella steg som användare behöver göra för att väga upp för brister i system
• Hantering av fel som uppstår i integrationer
• Tid för att sammanställa och bearbeta information
• m.m.

Genom att kartlägga dessa går det ofta enkelt att hitta effektiviseringsmöjligheter inte bara i er IT-miljö utan även i era arbetsprocesser som stöttas av denna. Detta kan både sänka kostnader och fokusera ert arbete på rätt saker.

5. Gör kalkylen på helheten

Att räkna på nya IT-initiativ är ofta en utmaning, inte minst om man vill få med helheten. Total Cost of Ownership (TOC) är ett begrepp som innefattar alla kostnader relaterat till en investering under hela dess livslängd. Poängen är att inte missa kostnader som exempelvis:

• Drift och infrastruktur
• Anpassningar och korrigeringar
• Support och underhåll
• Dolda kostnader (se punkt 4)

Samtidigt tvingar det er att basera era beslut utifrån hur lång livslängden är. Är det en lösning ni ska leva med i 1, 5 eller 10 år? Detta påverkar såklart hur man bör se på investeringen. 

Är det en kort investeringshorisont bör ni minimera er investering och förbereda er på högre kostnader för att använda lösningen, t.ex. manuella steg. Är det en lång investeringshorisont bör ni kunna lägga mer fokus på att åstadkomma en hög grad av automatisering och genom en större investering som enklare betalar av sig över tid.