Automatiserat fakturaflöde

I det här inlägget kommer vi att berätta mer om var och hur man kan nyttja automation specifikt i leverantörsfakturahanteringen - För att göra vardagen enklare, roligare och skapar mer värde genom att automatisera hanteringen av leverantörsfakturor.

I inlägget har vi har delat upp fakturaflödet, och kommer stegvis berätta om hur och varför man kan nyttja automation i de olika stegen, från det att fakturan kommer in tills dess att den är färdighanterad och ska betalas.

Trevlig läsning!

1. Import av fakturor

2. Automatisk distribution

3. Matchning 

4. Uppföljning och kontroll

2. Import av fakturor 

Mottag och import av Fakturor är det första av de steg vi ska ta oss igenom.
  
Vi har kommit långt i Sverige sett till att göra våra fakturor digitala, andelen pdf-fakturor har gått om andelen pappersfakturor sedan länge. Däremot ligger vi efter alla våra grannländer när det kommer till nyttja den mest moderna och den med mest effektiva faktura-typen. Inte helt oväntat för vissa, är det e-faktura vi menar!

E-faktura

När man pratar om E-fakturor innebär det att man skickar eller tar emot fakturor elektroniskt i ett standardformat, man behöver alltså inte skanna pappersfakturan eller läsa av PDF-fakturan. Istället kan standardformat integreras med EFH-system och affärssystem och på så sätt kan fakturan importeras direkt i systemet med all nödvändig information utan handpåläggning.

Fördelarna

• Sparar tid! - En E-faktura består av en fil som innehåller taggar med information.
  Med hjälp av dessa taggar kan ett system enkelt översätta informationen och illustrera den i fakturahanteringssystemet. Detta gör att det första steget i flödet (skanning och tolkning av fakturan) helt försvinner.
• Minimerar misstag - Eftersom E-faktura redan innehåller all information eliminerar det risken till fel vid importen som annars kan uppkamma om man hanterar fakturan manuellt
• Kostnadseffektivt - På en timme har studier visat att man hinner hantera 93 E-fakturor och 9 pappersfakturor. Hur mycket arbetstid lägger ni på samma antal idag? 

PDF-faktura 

Fördelarna med E-faktura är många. Däremot hanterar vi i Sverige fortfarande främst pdf-fakturor ! 

Finns det även smarta lösningar även för mottag av pdf fakturor?

Svaret är ja. Idag är det vanligt förekommande att man använder någon typ av tolkningsprogramvara som hjälper användaren att tolka informationen på fakturan så att man slipper att stansa in informationen.

Denna typ av programvara har funnits länge och som med alla system har det skett en del förändringar sedan de introducerades. Vi ser nu ett trendskifte där tolkningsprogramvaran går från att jobba med mallar som användaren satt upp till att faktiskt bli mer proaktiv och skapa sina egna mallar med hjälp av tekniker som Robot Processing Automation och kognitiv automation i form av AI och machine learning.

Systemet kan alltså själv identifiera fälten på fakturan utan användarens hjälp och dessutom lära sig till nästa gång en liknande faktura inkommer

3. Automatisk distribution

När vi har fått in fakturan är det dags att gå vidare i flödet till distribution och kontering. Den information som finns på fakturan har vi nyttjat när fakturan importeras, och denna information tillåter oss att skicka fakturan direkt till rätt person. 

Med hjälp av EFH-systemet och förutbestämda regler kan man skicka fakturan rätt första gången. Exempelvis med: referensfält, kostnadsställe/adress, leverantörsansvarig med mera, hand i hand med konteringsregler.

Men, om den som sen får fakturan inte alls har koll på hur den ska konteras, hur ser det ut då?

Många gånger brukar de mest återkommande fakturorna konteras likadant. På så sätt kan man ställa in automatiska konteringsmallar på en leverantör eller utnyttja information som står på fakturan för att applicera dessa automatiska mallar.

Även om inte alla fakturor kan konteras automatiskt sparar man ändå väldigt mycket tid på att automatisera de konteringar som går att automatisera. Våra kunder skickar i snitt varannan faktura direkt till attestant och det sparar massor av tid. En vanlig företeelse är också att attestanten har mandat att enbart välja kostnadsställe på fakturan men inte kontera på huvudbokskonto. Då kan vi förstås se till att fakturan hamnar förkonterad hos attestanten och således enbart behöver fylla i kostnadsställen.

4. Matchning

Ett av EFH-systemets största fördelar är den matchningslogik som finns. Det innebär att systemet automatiskt kan matcha en faktura mot ett underlag och om allt stämmer låta fakturan bli klar för betalning direkt. I de fall fakturan avviker finns det ett enkelt avvikelseflöde som gör att fakturan hamnar hos rätt person för avvikelseanalyser. Typexempel på underlag att matcha mot är inköpsordrar och avtal

Har man många fakturor med underlag finns det väldigt mycket tid att spara!

Om vi inte har underlag i from av inköpsorder eller avtal, är det då möjligt att matcha en del fakturor ändå? Det finns ofta moduler i EFH-systemet för att skapa egna underlag att matcha emot. Det gör att även vilda fakturor kan bli touchless.

5. Uppföljning och kontroll

När man lyckats automatisera många av momenten i leverantörsfakturahanteringen finns det ofta tid över till uppföljning och kontroll.

Genom att använda ett system för elektronisk fakturahantering -  får vi också automatiska sammanställningar av data från vår leverantörsfakturahantering. 

Bland annat är det möjligt att följa upp frågor som: 

• Hur lång ledtid har vi?
• Vilka flaskhalsar har vi idag?
• Hur många fakturor går direkt till attestant?
• Hur många fakturor är touchless?

Vi pratar dock ofta om pengar och tid, men det gäller också att inte glömma mjukare värden, som en roligare arbetsvardag, att ni sparar kraft och energi vid månadsbokslut, mer sömlösa bokslut, eller att ni inte tappar fart i ert arbete. 

CHECKLISTA PDF: EKONOMIOMRÅDEN ATT MODERNISERA