Så analyserar ni ert behov av nytt IT-stöd 2022

Ibland kan det vara svårt att se sina behov och framförallt att upptäcka dem tidigt. Genom att göra en behovsanalys får ni svar på vilka insatser ni kan tänkas behöva inom området för systemstöd. En rekommendation är att ni skapar en projektgrupp med representation av de beslutsfattare som kan tänkas behöva vara involverade, till exempel VD, ekonomichef, inköpschef och IT-chef. 

I det här blogginlägget kommer vi att gå igenom fyra steg som vi rekommenderar för att göra en behovsanalys av ekonomiavdelningens IT-system: 

1. Kartlägg tidigare köp av IT-system 
2. Utvärdera era nuvarande IT-system och arbetet med dessa
3. Träffa leverantörer för att höra hur de ser på er situation 
4. Jämför med hur andra gör

1. Kartlägg tidigare köp av systemstöd

Genom att använda matrisen nedan kan ni kartlägga och få en tydlig bild över hur er situation rörande systemstöd kopplade till ekonomiavdelningen ser ut i nuläget. Se till att samla underlag från respektive avtal.

Skapa en helhetsbild av era nuvarande systemstöd kopplat till er ekonomiavdelning och de behov ni har idag. Se till att fylla i alla leverantörer ni köper i systemstöd av idag och de ekonomispecifika aktiviteter som är kopplade till respektive system.

Därefter kan ni kvantifiera aktiviteterna i antingen tid eller pengar. Glöm inte att ta fram vilka insatser ni själva gör med interna resurser och de insatser som ni köper in av andra.

2. Utvärdera era nuvarande systemstöd och arbetet med dessa

För att utvärdera det nuvarande arbetet med systemstöd kan det vara en bra början att ta fram frågor och besvara dessa för att ge en bra bild av nuläget. 

Exempel på frågor: 

• Har vi mål för vår systemmiljö?
• Hur fungerar vår systemmiljö idag, hur är den byggd? 
• Vad har vi för resurser på området, internt och externt? 
• Vilken effekt och resultat vill vi uppnå med vår systemmiljö? 
• Hur prioriterad är frågan för vår ledning/politiken i vår organisation?
  
  

3. Träffa leverantörer för att höra hur de ser på er situation

Ta er tid att träffa olika leverantörer. Genom det får ni en bättre förståelse för vilka de olika aktörerna är och vad deras lösningar kan stödja er ekonomiavdelning med. Även om det kan tyckas vara tidskrävande att träffa flera av de stora aktörerna på marknaden så är det väl investerad tid för er. Ni får bättre kunskap om och inblick i vad som faktiskt erbjuds på marknaden, så att ni kan ställa relevanta krav samt identifiera och värdera mervärdet av olika insatser. Exempel på frågor ni kan ställa till leverantören:

• Vilka/vilka lösningar vill och kan leverantören leverera just till er och varför? 
• Hur arbetar leverantören med att identifiera och beskriva sambanden mellan mellan er systemmiljö och ekonomiavdelningens prestation ? 
• Hur ska leverantören lära känna er och verksamhet? 
• Hur kvalitetssäkrar leverantören sina tjänster? 
• Vilka mervärden kan leverantören tillföra? 
• Vilken effekt på lönsamheten kan leverantörens tjänster ge?

4. Jämför med hur andra gör

En viktig del i att upptäcka behov är att titta på hur andra verksamheter gör. Genom det kan ni få inspiration till hur ni kan effektivisera er verksamhet med bättre systemlösningar. 

Fråga hur andra verksamheter arbetar idag och vad de har för utmaningar. Det kan vara bra att besöka både verksamheter som liknar er egen och som skiljer sig från er verksamhet.

Ett tips är att titta på referenscase från olika leverantörer där ni både kan läsa om andra företag använder systemstöd för ekonomiavdelningen