Vanliga frågor vid systembyte - del 1

Hur hittar vi det bästa verktyget för oss? Vad är viktigt att tänka på när man vill satsa på digitalisering som ett tillväxtbolag? Vår expertpanel svarar på några av de vanliga frågor som vi får från ekonomiavdelningar i våra nordiska länder. 

Trevlig läsning!

Vad är viktigt att tänka på när ett företag i tillväxt vill digitalisera sig?

Det finns självklart mycket att tänka på, men för ett företag som befinner sig i tillväxt är det viktigt att ha en bra grund när det kommer till system. Tar vi ERP-systemet som exempel så bör detta vara skalbart och flexibelt. Med detta menar vi att ni måste ha möjligheter till att automatisera hela och vissa delar av era processer. Det är även viktigt att ni kan lägga till ny funktionalitet och integrera andra lösningar med ERP-systemet exempelvis e-handel och inköpsoptimering.

När er verksamhet växer ökar komplexiteten och ni kommer att få ett ökat behov för hantering av exempelvis masterdata och rapportering. Se därför till att de lösningar och partner ni investerar i klarar framtidens utmaningar. 

Samtidigt är det viktigt att förstå att teknologin bara är ett verktyg som möjliggör tillväxten. Se därför till att tillämpa lösningarna korrekt och investera därför tid i upplärning kring systemet.

Tänk också alltid på kontinuerlig optimering. Hur ska lösningen förvaltas, vem tar ansvar för att ni tar vara på ny funktionalitet när det kommer, vem ser till att kartlägga möjligheter när nya behov uppstår? Många glömmer att det är en kontinuerlig process, speciellt idag med de molnbaserade lösningar och höjd innovationstakt. 

Viktigt att tänka långsiktigt

Man måste tänka långsiktigt och tidigt sätta en plan och ansvariga för att ta hand om förvaltningen framåt. En av våra större kunder har gjort en fantastisk tillväxtresa men ändå lyckats hålla samma styrka på ekonomiavdelningen. De processar över 100 000 fakturor och har verkligen lyckats med förvaltningen och jobbar ständigt med förbättring. De har även poängterat vikten av att systemet inte är personberoende som verkligen varit en framgångsfaktor.

Hur hittar vi de bästa verktygen för just vår verksamhet? 

Börja med en behovsinventering för att kartlägga vilka processer som behöver effektiviseras och prioritera vad som är viktigast att börja med. Skissa ner vilka processer det rör sig om och intervjua anställda för att bilda er en uppfattning om hur processerna går till idag. Ofta gömmer det sig en hel del repetitiva moment som ett modernt systemstöd kan hjälpa till att automatisera och skapa bättre kontroll. 

Prioritering är något som också är viktigt. Ni måste kartlägga de områden och de behov som är mest kritiska för er verksamhet. Många vi stöter på går in i en utvärdering av nya system med en stor lista på saker som önskas, inklusive utförliga processbeskrivningar. Det är dock ofta en bråkdel av detta som är viktigt att få på plats dag 1. Var därför tydliga med prioriteringen av era behov. Ni kan till exempel sätta upp en lista på era “Must have” , “Need to have” och “Nice to have”.

Baserat på prioriteringen kan ni sedan dela upp projektet i olika faser, ni behöver inte göra allt på en gång. 

Därför kan det också vara viktigt föra en dialog kring prioriteringar med er sammarbetspartner på systemsidan. Ofta kommer ni då fram till en klok prioritering och kan sätta en implementeringsresa som är indelad i olika faser. Då kan ni starta med det som går snabbast och ger högst effekt.

Hur ska man tänka när det kommer till att införa ny funktion inom AI, EDI, Digitala tjänster m.m på ekonomiavdelningen?

Fokus har länge legat på digitalisering och gå från papper till digitala dokument. En modern ekonomiavdelning jobbar idag med e-fakturor för både ingående och utgående fakturor och har lämnat pärmarna till förmån för de digitala arkiven. Men jag skulle säga att fokuset de senaste åren mer om mer handlat om att automatisera vilket är nästa steg på den digitala resan. Det är där termer som “AI” och “Machine Learning” kommer in i bilden.

Vi ser att dessa verktyg för kognitiv automation som bygger på att systemet med hjälp av tidigare data kan komma fram till ett svar på egen hand och dessutom lära sig hur den ska hantera liknande case nästa gång förekommer i allt större utsträckning. Det är dock ett tag kvar innan robotar tar hand om hela flödet.

Exempelvis kan man få bra hjälp med att sätta ihop vilka analyser som är relevanta att göra baserat på vilken data som matas in - och du kan också ta hjälp av AI för att ställa frågor på “vanligt” språk och få svar: t.ex. “Vilken var vår största kund 2019?” och liknande. Det kan sänka tröskeln för vem som kan göra analyser. 

För att summera tycker vi att det är viktigt att tänka långsiktigt här och göra sig “automationsredo” genom att investera i system som kontinuerligt uppdateras och stödjer denna typ av funktionalitet. Kompetenta affärssystem har detta inbyggt idag. 

Vanliga frågor från ekonomiavdelningen - del 2