Så följer du upp rätt nyckeltal i ditt beslutsstödsverktyg

Det är inte länge sedan vi klev in i ett nytt år och med det brukar vi tendera att se över vår verksamhet. Kanske har ni uppdaterat er verksamhetsplan eller gjort omorganiseringar, satt upp en ny budget eller nya mål för år 2021. I början på ett nytt år finns det ofta ett stort driv och fokus på förändring som leder till bättre utfall och resultat. Det är inte alltid man kommer ihåg att se över sin uppföljning i samband med dessa förändringar. Vi vill därför påminna er om vikten att inventera även era nyckeltal, så att ni med säkerhet följer upp de nya mål och förväntningar som satts.

Ett nyckeltal är ett typ av mått som hjälper en verksamhet att förstå hur de utvecklas relativt sina uppsatta syften och mål. På engelska heter nyckeltal Key Performance Indicator (KPI). Det är med andra ord en indikation på hur organisationen presterar. 

Arbetet med nyckeltal kan delas in i 4 block:

• Varför arbeta med nyckeltal?

• Att välja nyckeltal

• Att implementera nyckeltal

• Att lyckas med nyckeltal

Varför Arbeta med nyckeltal?

Nyckeltal är en viktig del av ekonomistyrningen i ett företag. Man kan se på det som pyramiden på bilden nedan.

Överst har vi företagets vision.

Den konkretiseras sedan ner i en strategi.

Hur strategin ska uppfyllas fastställs därefter genom ett antal väl valda mål. Målen har i sin tur ett antal framgångsfaktorer knutna till sig, dvs vad man behöver göra och uppfylla för att nå målen. 

Till sist har finns nyckeltalen. De finns där för att visa att företaget är på rätt väg. 

De fungerar som mätare för verksamheten. Något som kan följas varje dag.

Syftet med pyramiden är att visualisera att det ska finnas en röd tråd genom alla nivåerna. Visionen ska rinna ner genom övriga steg som ett vattenfall. Har man valt bra nyckeltal kommer effekterna även i precis motsatt riktning. Uppfyllda nyckeltal innebär uppfyllda framgångsfaktorer och mål, som i sin tur innebär en uppfylld strategi och slutligen en uppfylld vision.

Det är viktigt att ha med sig denna förståelse för att kunna se nyckeltalen i sin helhet och inte bara som ett isolerat mätetal att följa upp. Det är viktigt att se nyckeltalen som ett hjälpmedel, som guidar mottagaren på rätt väg. Man har kanske månadsmöten och sätter ihop veckorapporter. Ofta i vardagen så är det väldigt lätt att fastna i det dagliga arbetet. Man kanske bara behöver fokusera på att få ihop dagen och då tänker man inte på vart företaget är på väg. Det är lätt att glömma bort helheten. Nyckeltalen hjälper då till att ta tempen på den dagliga verksamheten och ser till att man är på rätt spår.

En sak som är viktig att påtala är att det krävs tålamod för att se effekterna av ett nyckeltalsarbete. Viktigt är att inte ändra arbetssättet för ofta. Trots tålamodsdelen så ska nyckeltalsarbetet samtidigt vara något som är levande. Ett omtag om nyckeltalen är inget man gör en gång och sedan behåller föralltid. 

Man har typiskt en kickoff i början av året, kanske någon på hösten, och här kanske man pratar vision och strategi. Man har en verksamhetsplanering årligen. Vilka nyckeltal man följer och hur måste såklart ändras i linje med dessa.

Nyckeltal kan definieras på olika sätt. Ett nyckeltal kan vara ett absolut tal, t.ex. antal anställda, försäljning eller antal tillverkade produkter. Problematiken med ett absolut tal är att det kan vara svårt att jämföra över olika perioder. Exempelvis om man under första halvåret hade 1 maskin och sedan investerade i ytterligare en. Att då titta på totalt antal tillverkade produkter kan bli missvisande. 

För att hantera detta använder man ofta en kvot eller ett procentuellt tal, vilket gör att det går att jämföra utfallet på ett bättre sätt över olika perioder. Man pratar då om “Intresse”/”jämförelsebas”. Exempel på detta är omsättning per anställd och debiteringsgrad (debiterbara timmar / antal timmar). Samma jämförelsebas kan användas till flera nyckeltal.

Nyckeltalen i sig varierar väldigt mycket beroende på organisation och mottagare.

Några exempel är följande:

Ekonomi:

• Marginal
• Omsättning
• Omkostnader (direkt indirekt)
• Resultat
• Direkta kostnader / omsättning
• Indirekta kostnader / omsättning
• Reskontra
• Fakturering
• Likviditet

Personal:

• Antal anställda (FTE)
• Sjukstatistik
• Övertid/Komptid
• Åldersanalys
• Demografi
• Personalomsättning
• Lön
• LAS

Verksamheten:

• Debiteringsgrad
• Kundnöjdhet
• Lageromsättningshastighet
• Lagernivåer (lagervärde)
• Åldersanalys 
• Kvalitet
• Nyttjandegrad
• Effektivitet
• Leveransprecision

Sammanfattningsvis, alla organisationer har såklart olika behov av nyckeltal och vi kan inte berätta för er här exakt vilka ni bör följa. Vi på Exsitec finns alltid här som ett bollplank i ert arbete. Det vi vill skicka med er nu är några viktiga punkter som ni kan ta hjälp av i ert nyckeltalsarbete.

Att välja nyckeltal

1. Vision-Strategi-Nyckeltal

Det ska finnas en röd tråd från vision ner till nyckeltal. Tänk på ekonomistryningspyramiden som knyter samman de olika nivåerna och att nyckeltalen förstärker varandra och bidrar till en uppfylld vision.

2. Fokus

Fokus, ett nyckeltal gör det tydligt vad som verksamheten ska fokusera på nu och framåt. Genomförs något större projekt? Någon specifik kampanj, omtag organisatoriskt eller förändringar i världen. Det kan vara så att ni nyligen genomfört en förändring som behöver följas upp nu, men inte senare. Eller någonting som har haltat som behöver belysas extra för att se till att det kommer tillbaka på banan?

3. Strategiska vs operativa nyckeltal

I en stor organisation är det viktigt att tydliggöra vad som är viktigt – och att allt är inte viktigt för alla. Ett exempel är följande: Ett strategiskt mål skulle till exempel kunna vara att företaget ska ha en viss lönsamhet. Då mäts t.ex. rörelseresultatet och följs upp i ledningsgruppen.

De operativa målen ska vara kopplade till det strategiska och hjälpa till att bygga upp lönsamheten. Ett nyckeltal kopplat mot det operativa målet kan vara försäljning per månad. I det fallet är säljchefen är mottagare. 

Ett annat nyckeltal kan vara kostnaden för en avdelning. Då är avdelningschefen mottagaren. Dessa två nyckeltal bygger upp företagets lönsamhet och de följs upp i den aktuella delen av organisationen. 

Att exempelvis mäta rörelseresultat på en enskild säljare hjälper inte personen i hens dagliga arbete. Personen kan inte påverka alla komponenter kopplade till nyckeltalet utan kan främst påverka sin försäljning.

Det är viktigt att nyckeltalen på olika nivå korrelerar. Att de lyfter de varandra och hänger ihop.

4. Mottagaranpassa nyckeltalen

Kunder som har gjort beslutsstödsprojekt med oss på Exsitec vet att vi ofta påpekar vikten av att mottagaranpassa en applikation. Vem ska titta på datan och hur vill mottagaren få saker presenterade för sig? Detsamma gäller nyckeltal.

Involvera gärna mottagargruppen, det är trots allt de som ska titta på nyckeltalen och kunna agera på dem. Se över vad som funkar idag och hur behovet ser ut. 

Fundera också gärna på vad som motiverar mottagaren. Kanske är det av intresse att ställa olika avdelningar, affärsområden eller säljare mot varandra för att pusha lite för bättre prestationer och högre engagemang.

5. Relevanta och agerbara nyckeltal

Ni ska se till att nyckeltalen ni sätter upp är relevanta och går att agera på, baserat på utfallet. Mottagaren ska kunna påverka utfallet på nyckeltalet. Ett nyckeltal gör sig bäst om man kan gräva i datat som bygger upp det och analysera orsaker till effekterna. Detta är viktigt för att enkelt se hur utfallet kan  påverkas.

6. Tänk på olika verksamhetsperspektiv

Olika verksamhetsperspektiv kräver olika typer av nyckeltal. Arbetar ni främst efter processer, prestationer, effekter eller värdegrund? Fundera på om ni t.ex. sätter upp mål efter modellen “SMART” eller “VEGAN”.
SMART = Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidssatt.
VEGAN =  Visionsstyrt, evigt, Grova drag, Allmänt, Nyttjarens acceptans

7. Våga välj ut några väl valda nyckeltal - välj de som ger mest effekt och välj bort andra

Välj de nyckeltal som ger mest effekt och välj bort andra som snarare skapar brus. Alla inom organisationen behöver heller inte se allt. Olika avdelningar har olika behov och behöver därmed också ha tillit till att de andra sköter sitt och bara ha koll på sitt och sina nyckeltal. Finns det en röd tråd i nyckeltalsarbetet kommer olika avdelningars nyckeltal ändå återspeglas i den gemensamma visionen.

8. Skapa en enkel förklaring till hur nyckeltalet är uppbyggt

Tänk på att ett oförståeligt nyckeltal inte kommer göra någon som helst nytta. Se till att måttet enkelt går att förstå - och förklara. För att mottagaren ska kunna ta det till sig behöver det kommuniceras på ett enkelt och tydligt sätt.

9. Timea när nyckeltalen implementeras och frekvensen de uppdateras med

Vissa nyckeltal är irrelevanta fram tills fakturering gjorts, eller tills bokslutet är avklarat - andra är avgörande för att just kunna genomföra bokslutet. Nyckeltal ska vara levande och aktuella. Se därför till att de ses över så ofta som era mål förändras, troligen minst en gång per år. Rätt timing och frekvens kan vara avgörande för den information nyckeltalet förmedlar.

10. Vi vill även lyfta är att det som mäts, det görs!

Finns ingen ambition att mäta eller följa upp hur verksamheten presterar inom olika områden kommer det bli svårt att agera verksamhetsutvecklande. Genom att belysa några få viktiga nyckeltal har ni genast öka era chanser att agera på det som mäts.

Att implementera nyckeltal?

När man har funderat på vision och strategi, och valt och valt bort, och kommit fram till vilka nyckeltal man ska följa så är det dags att implementera dem.

1. Definiera nyckeltalen

Första steget är att definiera nyckeltalen. Det är viktigt att se till att alla inom organisationen har en och samma definition av ett mätetal. I ett beslutsstöds-verktyg definieras ofta ett mått en gång och kan sedan återanvändas på många ställen  i applikationen. Det här minimerar riskerna för fel och underlättar arbetet att uppdatera och omdefiniera ett mått, när man t.ex. gjort sin nyckeltalsinventering.

2. Se över data

Steg två är att se över sin data. Det gäller att säkra upp att informationen finns och att datan håller tillräcklig kvalitet. Utan validerad data kan man inte ställa upp nyckeltal som återspeglar verkligheten. Vad det gäller just dessa två första punkter, så underlättar beslutsstöd otroligt mycket eftersom det ger EN sanning. Man vill inte återkommande ägna mötestid till att dividera kring datakvalitet eller vem som egentligen har rätt definition av en beräkning. Definiera och validera tidigt, och implementera uppföljningen i erat beslutsstödsverktyg, så har ni mycket att vinna.

3. Utforma utseendet

Steg tre är att utforma utseendet på sina nyckeltal. När man definierat nyckeltalen och har rätt data på plats finns det vissa designmässiga aspekter att ta hänsyn till vid presentationen av nyckeltalen. Dessa är:

• placering i applikationen
• relation mellan olika nyckeltal
• signalfärger i nyckeltalen
• antal nyckeltal per sida

Inom beslutsstöd arbetar vi ofta efter DAR principen. DAR är en förkortning av Dashboard, Analysis och Reporting. Nyckeltal har en stor synlighet på dashboarden som oftast är första sidan som användaren kommer till. Man ska snabbt se vilken del av verksamheten som behöver fokus just här och nu. Vi på Exsitec har stor erfarenhet av hur man på bästa sätt visualiserar nyckeltal och kan hjälpa er med detta.

4. Sprid information

Steg fyra handlar om spridning av information inom er organisation är en annan viktig faktor till att lyckas med nyckeltal. I ett beslutsstödsverktyg kan ni enkelt sätta upp hur ofta data ska laddas, vilka som ska se vilka appar och därmed vilka personer som ska kunna agera på era nyckeltal. 

Hur ofta och på vilket sätt ni sprider era viktigaste nyckeltal är en avgörande faktor för hur engagerad hela organisationen är i ert resultat. Visst kanske nyckeltalen bara behöver presenteras av en chef eller controller någon gång i månaden, men med möjligheten att personligen läsa av ett nyckeltal dagligen kommer engagemanget, och framförallt möjligheten till agerande, att öka. 

Det finns verktyg som automatisk gör utskick av rapporter och nyckeltal, ett exempel är Qlik NPrinting. Det förenklar självklart också arbetet med spridning av information inom verksamheten.

5. Utveckla och implementera

Steg fem är utveckling och implementation av nyckeltalen. Det är viktigt att kommunicera och involvera berörda personer i detta arbetet! Prova och ta in feedback, stäm av med användare - ger delaktighet. Iterera flera gånger om behov finns innan det slutgiltiga nyckeltalet finns på plats. 

Efter implementationen så kan ännu fler punkter dyker upp. De kan komma återkoppling från nya användare eller en förändrad verklighet för företaget. Tänk därför på att göra korrigeringar utifrån feedback även efter att projektet är avslutat. Glöm inte bort att nyckeltalen ska vara levande och att korrigering kan ske över tid.

Att lyckas med nyckeltal?

Här kommer en sammanfattning av det vi vill att ni tar med er.

• Koppla till strategi och mål - För att styra er verksamhet i rätt riktning, koppla era nyckeltal till er strategi och era mål.
• Välj rätt, relevant och bra - Lättare sagt än gjort, men tänk igenom syfte, mottagare och tajming.
• Möjliggör agerande - Fundera på möjligheterna att agera på nyckeltalen.
• Ha en plan för hur ni ska agera vid såväl positivt som negativt utfall.
• Engagera - Få med alla på tåget, se till att flera i organisationen känner att de är en del av en helhet. 
• Tillgängliggör och mottagaranpassa - rätt nyckeltal för rätt person i organisationen.
• Aktiv implementering - Engagera, involvera!  Ni vill skapa ett ägandeskap/ansvar/känna att man är en del av en helhet som arbetar mot samma mål.
• Revidera, aktualisera - en levande uppföljning, inte ett engångsjobb.
• Ha tålamod - beteendeförändringar tar mycket längre tid än systemförändringar. Det handlar om att få med alla på tåget! Tyvärr är det vanligt att man inte inväntar effekten och ändrar handlingsplan så det nya arbetssättet aldrig hinner sätta sig.

Tveka inte att höra av dig till oss på Exsitec om du vill diskutera nyckeltal för just din verksamhet. Vi har erfarenhet av nyckeltalsarbete från en rad branscher och verksamheter och hjälper er mer än gärna att hitta en uppföljning som passar just er.

Skribenter:

Hanna Johansson 
Konsult inom beslutsstöd

Marcus Johansson
Konsult inom beslutstöd