Tre tecken på att du behöver en modern budgetlösning

Excel är både lättanvänt och kraftfullt vilket gör verktyget vanligt i många företags budgetarbete. Lite tillspetsat kan man säga att det både är lösningen som gör att jobbet blir gjort men också anledningen till varför det tillslut inte fungerar. Förklaringen är enkel - Excel är ett produktivitetsverktyg och inte en budgetlösning.

Med Excel blir det en manuell process med många steg som tar tid - både i mantimmar och i kalendertid. En stor del av insatsen handlar om att se till att arbetet blir gjort vilket gör att mindre tid blir över för analys, strategiskt tänkande och att hinna vara ett bollplank för verksamheten.

Utmaningarna brukar visa sig genom att budgetansvariga får lägga alltmer tid på att hålla själva motorn i arbetet igång dvs uppdatera, skicka, granska och konsolidera Excel-ark. Mycket av arbetet är manuellt vilket gör att timmarna rinner iväg och fel (som är svåra att hitta!) lätt smyger sig in. Något som i slutändan påverkar kvalitén och tilltron till siffrorna.

För dig som har en växande verksamhet och verkar i en snabbrörlig bransch brukar problemen dyka upp snabbare. Datamodellen och processen behöver här uppdateras och breddas oftare vilket med tiden gör den än mer komplex, personberoende och svår att underhålla.

Excel är bra på mycket men klarar inte av att bistå med allt som krävs för att vara motor i en effektiv, sammanhängande och förvaltningsbar budgetprocess. Resultatet blir istället att öar av planering uppstår vilket fragmenterar arbetet och gör det svårare att få ihop data, process och organisation till en fungerande enhet.

Budgeten är statisk till sin natur och passar därför dig bra som har en stabil verksamhet där omsättningen ligger still, försäljningen är förutsägbar och storleken på kostnadsposterna välbekanta. För dig kan budgeten fortsatt vara det primära planeringsinstrumentet.

Ett tydlig tecken på när budgeten inte längre är ett bra styrverktyg är när man över tid ser att planer och utfall snabbt avviker från varandra. Ett rullande prognosarbete kan då vara ett bra kompletterande verktyg som hjälper en reflektera över budgetsiffrorna, se förbi verksamhetsårets slut och som ger stöd att snabbare agera på de möjligheter och utmaningar man ser.

Som ett viktigt byggblock i den kontinuerliga planeringen så ger den rullande prognosen en löpande framåtblick där utfalls- och prognossiffror ständigt rullar framåt med den takt som passar just ens egna verksamhet. En bra process fokuserar på de viktigaste affärsdrivarna/KPI:erna, har korta omloppstider och hjälper resultatansvariga och ekonomifunktion få inblick i hur verksamheten taktar mot planen. Med detta underlag som grund kan bättre beslut tas inom vitt skilda områden som t.ex. prissättning, utbud och investeringar.

Glöm inte att ju mer volatila förutsättningarna är desto snabbare behöver du kunna skapa, granska och justera den rullande prognosen. Se till att ha ett IT-stöd som jobbar med dig och inte emot dig och lägg fokus på information som beslutsfattare faktiskt kan agera på.

Vi ser att digitaliseringen av våra kunders arbete med budget, prognos och planering ger resultat. De sparar tid genom att tidsödande manuellt arbete kan automatiseras. Insynen och kontrollen över processen ökar centralt samtidigt som fler i verksamheten kan bli en del av den. Processen går från att vara statisk och isolerad till att bli mer sammanhängande och kontinuerlig. Anpassade och lättanvända inmatningsmallar ger stöd för alla användare att enkelt mata in siffror kring verksamhetsnära begrepp och nyckeltal de har kunskap om. Resultatet är en verksamhet som snabbare kan känna av förändringar mot planen och få stöd för att ta rätt initiativ för framtiden.

För dig som har tillväxtambitioner och lever i en snabbrörlig värld finns det klara fördelar med att driva planeringen som en kontinuerlig process så att signaler om förändringar mot planen tidigt kan fångas upp. Oavsett val av arbetsmodell (top-down och/eller bottom-up) så ska budgetprocessen engagera och stödja deltagarna, klara av att producera ett resultat på rimlig tid samt få mål och planer att hänga ihop. Vartefter planen rullar över i genomförande så ska utfallet löpande kunna följas upp och prognoser kunna läggas så att nya beslut kan tas som hjälper er komma närmare målen i den lagda planen.

Vår rekommendation för att komma vidare i tankearbetet är att granska hur er planeringsprocess ser ut idag, vilka utmaningar ni har, olika intressenters viktigaste krav och matchandet av dessa mot de lösningar ni vill utvärdera.

Hör gärna av dig - vi är vana att vara bollplank i frågor som dessa och har mycket kunskap att dela med oss av.