Vanliga frågor om automatisering

Att starta processen för att digitaliseringen kan ibland kännas svårt och ibland omöjligt. Många känner sig också vilsna, vad ska automatiseras först och vilka misstag ska man akta sig för? I det här inlägget har vi sammanställt och svarat på några av de vanligaste frågorna om automatisering som vi kan få från företag.

Trevlig läsning!

• Vilka automatiseringar och digitalisering är det som sparar mest tid för ekonomiavdelningen?
• Vilka är de vanligaste fallgroparna kring automation och digitalisering? 
• Hur blir konteringen korrekt och konsekvent?
• Vad bör prioriteras vid en övergång till automatisering för att undvika merjobb eller onödigt tröga övergångar?
• Finns det några enkla tips för att kunna automatisera de lägst hängande frukterna?
• Hur kan man mäta hur automatiserad man är?
• När börjar man tjäna på automation och digitalisering?

Vilka automatiseringar och digitalisering är det som sparar mest tid för ekonomiavdelningen?

Automatisering av processer med hög grad av handpåläggning

Allt handlar om vilka volymer ni har och vilken grad av handpåläggning ni har. Det är detta som tar tid i verksamheten och alltså där det går att spara mycket tid.

Har ni till exempel stora flöden av leverantörsfakturor så är det rimligtvis där en högre grad av automatiserade processer kommer ge snabbast effekt i form av tidsbesparing i er arbetsvardag.

Läs mer om automatisering av leverantörsfakturor

Automatisering av moment som sällan görs

Det är också viktigt att inte glömma bort de moment som vi inte gör lika ofta, som vi gör månads- eller kvartalsvis men som ändå är komplexa. 

Uppgifter som man inte gör så ofta kan ibland kräva mycket tid. Kanske behöver man kolla i en manual eller varje gång vara tvungen att försöka minnas tillbaka hur vi gjorde sist. Detta skapar en större risk att fel görs och att dessa behöver rättas. Här kan automatiserade processer bespara oss mycket onödig kraft som läggs på dessa uppgifter.

Integration av system

Även automatiseringar och integrationer som gör att olika system pratar med mitt exempelvis affärssystemet gör att ni slipper dubbelregistrering av information. Säg till exempel att ni ska registrera en ny kund i ert CRM och CRM-systemet inte har möjlighet att prata med ert affärssystem, detta betyder att ni måste lägga upp kunder på två ställen, och det tar onödig tid.

Läs mer om intergrationer

Vilka är de vanligaste fallgroparna kring automation och digitalisering?

Beslutsfattande utan förankring

En vanlig fallgrop är då beslutet om digitalisering, automatisering och byte av system kommer från ledningen utan att vara förankrat i organisationen. De som arbetar på ekonomiavdelningen är de som måste ändra sina arbetssätt och därför arbeta i ett nytt system.

Därför måste de vara inkluderade i beslutet och förstå nyttan av förändringen. Det är också viktigt att tänka på att projektet kommer att ta tid i anspråk för ekonomiavdelningen, se därför till att den tiden finns och också tillsätt en projektledare.

Inga uppsatta mål

En annan fallgrop är att det inte finns mål uppsatta för digitaliseringsresan. Kanske finns det övergripande mål men det är viktigt att det finns konkreta mål även för ex ekonomiavdelning. Exempelvis att x procent av alla kundfakturor ska skickas som e-faktura.

Köp av system är ingen garanti

Det är också viktigt att tänka på att det inte räcker att köpa in ett nytt system och genomföra ett implementationsprojekt. Det är först när man är igång som man kan börja arbeta med automatisering. Det är viktigt att fortsätta att arbeta med förbättringar och att det finns en fortsatt vilja att automatisera. Det är därför viktigt att arbeta tillsammans med förändringsledningen.

Hur blir konteringen korrekt och konsekvent?

Kontering blir korrekt genom att man via konteringsregler ser till så att konteringen helt enkelt inte kan bli fel. Det är också en förutsättning för att nå ett effektivt och automatiserat flöde. Man måste kunna lita på att de regler som finns i systemet är korrekt uppsatta.

För att få konteringen konsekvent handlar det mycket om att minimera manuell kontering och sätta upp tydliga mallar för att automatisera i så stor utsträckning som möjligt.

Samt använda konteringsinformation från underlag i form av inköpsorder eller avtal.

Låt systemet sköta konteringen och fokusera istället på de fakturor som behöver mer uppmärksamhet, det är där tiden behöver läggas ned och där det skapar värde. Inte genom att hantera de fakturor som är återkommande!

Vad bör prioriteras vid en övergång till automatisering för att undvika merjobb eller onödigt tröga övergångar?

Vad menas egentligen med övergång? En övergång kan vara att byta system för att möjliggöra för automation, eller så är det att utveckla de system och processer man redan har.

Se över svårigheter och möjligheter

Börja med att se över vilka svårigheter och vilka möjligheter vi har till att automatisera. Och… ta hjälp!

På Exsitec gör vi dagligen genomlysningar hos befintliga eller potentiella kunder där vi tittar på hur systemkartan ser ut och vilka svårigheter och möjligheter som finns för automatisering/effektivisering.

Sätt låga krav

Sätt en relativt låg ambition första 2-3 månaderna.

Låt oss säga att en del i att få högre grad av automatiserade flöden är att byta ett eller flera system. Ambitionen första månaden borde då vara vara ATT vi ska kunna jobba och utföra våra kärnuppgifter utan att störa organisationen i hög grad. Tänk 80/20. 80 % löser vi under projektet. 20 % av avvikelserna eller de mindre flödena struntar vi i.

Sätt mål

Sätt mål redan från start, en vision eller ett strategiskt mål bestäms ofta högre upp i organisationen. Visionen behöver sedan förankras i delmål. Efter delmålen är uppsatta blir detta "att göra"-listor.

Var noggranna

Bestämmer man sig för att satsa på så gör det ordentligt. Vart står vi nu, vad är vårt syfte med detta arbete, vem/vilka är ägare av projektet, utse en projektledare. 

Börja i tid

Anekdot - Filiph - gäller att börja i tid, varit med om implementationsprojekt med tajt deadline för att befintligt system helt enkelt slutar att fungera. Vilket inte är optimalt!

Finns det några enkla tips för att kunna automatisera de lägst hängande frukterna?

Import av leverantörsfakturor

Har ni en manuell process för detta går det enkelt att automatisera en stor del med hjälp av E-fakturor och skanningsprogramvaror.

Attestflödet 

Se till så att fakturan distribueras automatiskt med föreslagen kontering till rätt attestant direkt utan manuell hantering

Ordermatchning

Låt systemet hålla koll på fakturor som stämmer mot inköp och fokusera istället på att hantera avvikelser.

Bankintegrationer

Med hjälp av dessa kan man låta betalningen göras automatiskt. Detsamma gäller kundfakturorna där kan vi ju automatisera och låta de skickas automatiskt.

Bankintegrationer - låt betalningarna göras automatiskt
Kundfakturor - skicka automatiskt

Oftast når man inte ett fullskaligt automatiserat flöde på en förmiddag utan det krävs en del trimning för att hitta rätt. Det kan dels röra sig om parametersättning i systemet men också att se över rutiner internt inom organisationen. Dialog med leverantörer etc.

Hur kan man mäta hur automatiserad man är?

I ett modernt system har du ständigt koll på automatiseringsgraden och enkelt följa upp hur effektiv processen är.

I till exempel ett leverantörsfakturaflöde brukar man mäta:

• Vilka ledtider man har från import till klar för betalning
• Hur många fakturor som skickas direkt till attestant
• Hur många fakturor som matchar fullt mot underlag

Våra kunder har en genomsnittlig ledtid på 5-6 dagar och skickar i snitt 55% av sina fakturor direkt till attestant. Med ordermatchning ligger snittet på ca 70%

Detta möjliggör till exempel för att ta del av kassarabatter och få bättre likviditetsprognoser.

För att kunna mäta processers automationsgrad måste vi ha något att mäta mot. Det finns inget automationsmätetal och vad skulle vara syftet med det då affärsverksamheter ser olika ut och drivs av olika syften.

Automation mäts i tid som människor inte behöver lägga ned.

Punkter som vi brukar mäta innan, under och efter ett implementationsprojekt:

Ta punkter från måluppföjningsdoket.

När börjar man tjäna på automation och digitalisering?

När vi pratar automatisering är det viktigt att lyfta blicken och fundera över var företaget kommer att befinna sig om 5 år. Är man ett mindre bolag så kanske det är hanterbart att jobba utan automation, även om processerna tar tid, men frågan är ju om det kommer vara effektivt framåt när man växer. 

Det vi kan säga på rak arm är att man kommer tjäna tid på automation och digitalisering direkt från start och sen räknar vi hem det på sikt.

Det är också viktigt att lyfta mjuka värden också. Många ekonomer har
arbetstunga perioder vid till exempel bokslut och då kan ju automation och digitalisering eventuellt göra dessa perioderna mindre arbetstunga eftersom man kan automatisera bort repetitiva och manuella moment/uppgifter.

Testa hur mycket ni kan minska era kostnader genom att automatisera fakturahanteringen

CHECKLISTA PDF: EKONOMIOMRÅDEN ATT MODERNISERA