Supportverktyg

Frågor och svar om Medius AP Automation

Den här sidan handlar om systemstödet Medius AP Automation (tidigare MediusFlow).

1

Medius AP Automation?

MediusFlow (numera Medius AP Automation) används för elektronisk fakturahantering; optimerar och automatiserar hela fakturaprocessen från start till slut. Inköp, attestering och betalning hanteras utan problem. Med hjälp av Medius AP Automation kan verksamheter dra ner på, eller helt eliminera, det manuella arbetet i fakturahanteringen. Utöver att digitalisera sin leverantörsfakturaprocess finns det många kunder som till 99% helt har automatiserat hanteringen av sina leverantörsfakturor..

  • Medius AP Automation erbjuder fakturaskanning samt datafångst (tolkning) vilket möjliggör för digitaliseringen och importering av data som krävs för fakturahantering.
  • Fakturor kan automatiskt konteras utifrån ett förutbestämt regelverk baserat på era preferenser. En konteringsmall finns även tillgänglig som stöd.
  • Automatisk distribution av fakturor för attest som kan styras så att de följer er organisationsstruktur och företagspolicy
  • En mobil lösning som ger användare tillgång var som helst, när som helst. Möjligheten att attestera fakturor oavsett vart man befinner sig.
  • Systemet kan matcha återkommande fakturor mot en leverantörs betalningsplan, vilket skapar en smidig automatiserad process
  • Synkroniserad data tack vare att Medius AP Automation kan integreras till ert affärssystem

Med ett enkelt och användarvänligt gränssnitt förenklar det din och dina kollegors vardag. 

 

2

Vad skiljer Medius AP Automation
från andra system?

Många system på marknaden klarar av omkostnadsfakturor, dvs dessa kommer på ett eller annat sätt in digitalt varpå ni konterar och skickar ut på attest till rätt person. 

De flesta dugliga system (dock inte alla) ger dig möjligheten att:

  • söka på fakturanr eller leverantörsnamn för att hitta en faktura
  • använda ett mobilt gränssnitt som gör att du kan attestera fakturor på andra ställen än kontoret
  • automatiskt få över informationen till ditt affärssystem

Medius AP Automation har också dessa grundläggande funktioner. Läs mer nedan om vad vi anser särskiljer Medius AP Automation.

 

Det handlar inte om att ta bort papper utan om att automatisera

Värdet av ett system ligger inte enbart i att digitalisera pappersfakturor utan snarare i hur automatiserad och effektiv din process blir.

Med Medius AP Automation ligger fokuset på att minska de manuella stegen, frigöra tid, ge ökad kvalitet och kontroll, samt kostnadsbesparingar. 

Utöver att fokusera på att ta bort papper och digitalisera är nedanstående de frågor vars svar verkligen ger värde och där Medius AP Automation ofta är överlägset bäst (Benchmark: läs mer om hur Medius AP Automation presterar mot andra system):

  • Hur många av era omkostnadsfakturor går direkt till rätt person utan att ni manuellt behöver distribuera dessa till rätt attestant?
  • Hur många av era omkostnadsfakturor blir automatiskt rätt konterade av systemet innan de går ut på attest?
  • Hur många av era varufakturor kan automatiskt matchas/jämföras mot en eller flera inköpsordrar (verifiera att det är rätt) - och sen, förutsatt att allt är korrekt, gå igenom systemet och in i ert affärssystem utan att någon människa har ägnat en sekund åt leverantörsfakturan?
  • Har ni avtalsfakturor som istället för att verifieras manuellt mot ett avtal kan matchas automatiskt mot det underliggande avtalet? Hur många av dessa går igenom systemet per automatik?
  • Kan delar av era omkostnadsfakturor göras om till varufakturor genom att använda Medius AP Automation inköpsmodul? 
3

Är det värt att skaffa
Medius AP Automation?

Genom att digitalisera er leverantörsfakturaprocess kan ni spara mycket tid och pengar. 

Om ni idag har en helt manuell process där ni ser massa papper eller har många manuella steg kan Medius AP Automation helt ta bort många av dem. 

Läs mer hur Medius AP Automation hanterar och effektiviserar varje steg i er leverantörsfakturaprocess

Om ni redan har ett system idag beror det mycket på vilket effektivitetsökning som kan nås med Medius AP. Medius AP når vid jämförelse högre automatiseringsgrad än andra system på marknaden. 

Det kan också finnas mer mjuka aspekter som ni skulle värdesätta - men som av olika anledningar är svåra att kvantifiera och räkna på. Nedan har vi listat några sådana aspekter.

 

Mjuka aspekter som också skapar värde

  • Allt är digitaliserat och sökbart inne i Medius AP Automation. Inga fakturor kommer försvinna och ni slipper ha ett pappersarkiv med pärmar dit ni tvingas gå och leta efter fakturor.
  • Ni får statistik och överblick från vilka leverantörer ni köper vad. Detta kan vara vid stor hjälp om ni önskar ta fram tex en spendanalys. 
  • Om ni jobbar med kassarabatter så får ni automatisk kontroll så att dessa utnyttjas, och kan identifiera varför en faktura tagit längre tid än önskvärt att hantera om kassarabatten uteblivit. 
  • Vid en revision kan Medius AP Automation automatisk skapa rapporter ni kan ge till revisorerna. Ni behöver inte leta i pärmar för att kunna besvara frågor. 
  • Efterlevnad av attestreglementet kommer per automatik eftersom fakturorna aldrig hamnar hos fel person. Detta hjälper även till vid frågor under en revision.  
  • Används avtalsmodulen i Medius AP Automation kan man få notifieringar när avtal är på väg att löpa ut, samtidigt som fakturor automatiskt kan matchas mot ett avtal. 
  • Ni behöver inte vara på kontoret för att attestera fakturor. Medius AP Automation är en molntjänst vilket gör det möjligt att attestera varifrån som helst - även i mobilen. 
  • Ni får en överblick över alla fakturor i flödet och hos vem de är. Även kvalitetsbrister kommer upptäckas och kan hanteras. 

 

Du kan själv räkna på om det lönar sig att skaffa Medius AP Automation

Vi har tagit fram ett verktyg som du kan använda om du vill räkna på vilken faktiskt tidsbesparing och kostnadsbesparing du kan uppnå med Medius AP Automation. 

Test: Så mycket kan ni spara

4

Vilka fördelar får vi med
Medius AP Automation?

Du får det mest moderna leverantörsfakturasystemet på marknaden. 

Utöver de grundläggande funktioner som de flesta system på marknaden kan leverera får du ett system som bevisligen kan gå längst när det kommer till automatisering och effektivisering av företags leverantörsfakturaprocess.

Du får ett system som gör er process effektivare och enklare samtidigt som jobbet blir roligare. Istället för att titta på och hantera varje faktura behöver du bara hantera avvikelser och kan istället ägna dig åt mer värdeskapande aktiviteter. 

 

Med Medius AP Automation kan du:

  • Spara tid och pengar
  • Få högre kvalitet i den finansiella rapporteringen
  • Få full kontroll över indirekta kostnader, tack vare bättre datakvalitet
  • Skapa möjligheter till direkta besparingar och bättre lönsamhet.

Tack vare rapportmotorn har du tillgång till fakturadata som stödjer:

  • Korrekt rapportering av periodiseringar så att kostnader bokförs på rätt period
  • Kassaflödesanalys för att undvika finansiella överraskningar
  • Analys av rörelsekapital för att möjliggöra investeringar i affärsmöjligheter och innovationer
  • Analys av genomsnittlig kredittid för leverantörsskulder för att identifiera möjligheter till kassarabatter och optimal betaltid
5

Saknas något i Medius AP Automation?

Nej, inte vad vi vet om. 
6

Kan jag koppla Medius AP
Automation mot mitt affärssystem?

Medius AP Automation kan kopplas mot de flesta affärssystemen. Vi har färdiga integrationer mot en rad olika affärssystem. 

Här hittar du en lista över våra integrationer här och tillhörande information.

7

Passar Medius AP Automation
vårt företag?

Vi har kunder inom alla segment och branscher. Det finns företag som har en ganska liten fakturavolym ända upp till 100 000+ eller miljoner fakturor. 

8

Varför välja Exsitec som leverantör?

Engegemang

Vi arbetar långsiktigt och är certifierad partner till Visma och har dessutom blivit utnämnda till årets partner flera år i rad. 

EXSITECS FINANSIELLA RAPPORTER

Erfarenhet

Vi genom varje år en stor mängd Visma.net-projekt. Vår erfarenhet är din trygghet.

 VÅRA TIDIGARE PROJEKT

En support att lita på

Vi har ett dedikerat och erfaret supportteam redo att hjälper er när ni behöver - mot hela vårt erbjudande.

SUPPORT OCH FÖRVALTNING HOS EXSITEC

 
9

Vad kostar Medius AP Automation?

Den löpande kostnaden för Medius AP Automation baseras på hur många leverantörsfakturor ni tar emot varje år. Initialt betalar du för att vi ska sätta upp och konfigurera systemet så att det passar era behov, samt utbildning. 

 

Om du vill veta vad det skulle kosta för er så kontakta oss nedan eller skicka ett mail med er årliga fakturavolym samt vilket affärssystem ni använder till hans.axelsson@exsitec.se

Vi rekommenderar att du läser följande

 

Checklista vid valet av fakturahantering

TILL CHECKLISTAN

Guide PDF - Hela Fakturaflödet - Vad kan automatiseras och hur går det till?

TILL GUIDEN

 

Produktsida Medius AP Automation

TILL SIDAN

https://www.exsitec.se/hubfs/anna-c-rund.webp

Anna Carlsson

Affärsutveckling

Mobil: 076-138 98 59
Epost: anna.carlsson@exsitec.se

Vad undrar du om Medius AP Automation?