Effektiva och smarta inköp

Ta nästa steg mot ett mer optimerat lager och smartare inköp.

Att ha en inköpsstrategi baserad på uppskattningar och magkänsla ger oftast inte särskilt goda resultat. Något bättre blir det att med mer eller mindre jämna mellanrum beräkna prognoser, säkerhetslager, beställningspunkter och orderkvantiteter och mata in i affärssystemet.

Dessa manuella processer är å andra sidan väldigt tidskrävande, och så fort någonting annat kommer upp riskerar man att nedprioritera just de här bitarna, och snöbollen med dåligt optimerade lager kommer i rullning.

På denna sida kan du hitta allt du kan tänkas behöva för att effektivisera ert inköpsarbete och er lagerstyrning.

Läs mer om system för lagerstyrning

1.

Vad är lagerstyrning?

Ett lagerstyrningssystem används för att fatta bättre beslut och prioritera investeringar gällande en leveranskedja – en viktig del är optimering av inköp. Ett lagerstyrningssystem används för analys, simulering samt optimering för att säkerställa att rätt produkter finns tillgängliga vid rätt tillfälle och på rätt plats för lägsta möjliga kostnad. Det handlar om att balansera alla delar av en leveranskedja för att optimera hela processen.

Läs mer om lagerstyrning


2.

Produkter för inköp och lagerstyrning

3.

Att välja rätt IT-stöd för inköpsoptimeringen

Det finns en rad olika lösningar som kan användas för att styra ett lager. Olika system fyller olika funktioner, och lämpar sig olika väl på företag. Det kan därför vara svårt att navigera, och särskilt svårt kan det vara att ta ett beslut kring vilket system som ska implementeras.

I denna del går vi igenom de två vanligaste IT-stöden för inköpsoptimering. Dess respektive användningsområde och funktionalitet förklaras, allt i syfte att reda ut vilken system som bäst lämpar sig för era behov. 

Till guiden

 

Ett affärssystem (ERP system på engelska) är användbart för ett företag i mer än ur ett lagerhanterings synpunkt. Affärssystemet utgör ofta grunden i ett företags många olika IT-system, där olika system kan integreras mot affärssystemet. Det används för att hantera områden som bokföring, kund- och leverantörsreskontra, order- och lagerhantering, resursplanering, inköp, produktionsplanering, personal- samt kundadministration och tidredovisning.

Ett affärssystem används för att stötta flera delar av verksamheten och för att sammanföra olika avdelningar. Genom ett affärssystem kan exempelvis en lagerplanerare och säljare ta del av samma information på ett enkelt sätt. Användandet av ett affärssystem stöttar verksamheten på flera sätt. Det bidrar till en ökad produktivitet, måluppfyllna samt kvalitet. Genom att göra informationsspridningen mellan enheter smidigare bryter den ner hinder mellan affärsenheter, vilket både effektiviserar och förenklar för medarbetare.

Användandet av ett affärssystem innebär en automatisering av hela kärnverksamheten. Dessutom ger det en tydlig översikt över de finansiella aspekterna, försäkrar att de stämmer överens med regelverk samt minimerar risken för eventuella fel.

Läs mer om affärssystem

 
Affärssystem för lagret

Lagervärdet samt en eventuell höjning eller minskning av värdet noteras i affärssystemet. Det går att se hur inköp samt kundorder påverkar lagersaldot. På så vis går det att följa var produkter finns, samt veta vilka produkter som bör inhandlas. Ett affärssystem har möjlighet att hålla reda på lagret till en viss nivå. Dock är det värt att notera att ett affärssystems primära uppgift är att se över de ekonomiska transaktionerna i en verksamhet. I ett företag där lagret är en betydande beståndsdel inom verksamheten kan det därför behövas mer avancerat IT- stöd för lager; lämpligtvis ett WMS- och/eller lagerstyrningssystem.

Ett lagerstyrningssystem säkerställer att rätt antal produkter finns, vid rätt. tidpunkt och på rätt plats. Ett lagerstyrningssystem används för att optimera, analyser och simulera lagret. Med hjälp av systemet kan beslut krin leveranskedjan tas som grunda sig i data, snarare än en känsla.

Läs mer om lagerstyrning

I ett lagerstyrningssystem finns det hjälpmedel som prognostisering- samt påfyllnadsmoduler. Genom att använda system för prognostisering balanseras den önskade servicenivån mot den förväntade efterfrågan av diverse produkter. En påfyllnadsmodul används för att definiera vilken nivå av säkerhetslager som behövs för en hel distributionskedja, så att man försäkrar att samtliga varor finns tillgängliga vid önskad tidpunkt. De båda systemet styrs av matematiska algoritmer som förser användaren med beräkningar av kvantiteter.

Vad är fördelarna med att ha ett optimerat lager?

Införandet av ett lagerstyrningssystem är ett nästintill säkert kort för att öka lönsamheten inom ett företag som har lager eller produktflöde som det primära verksamhetsområdet. Ett antal fördelar som ett optimerat lager medför är följande:

  • Lägre lagerhållningskostnad som leder till snabbare avkastning på investerat kapital
  • Nå önskad servicenivå på bara 1 påfyllnadscykel
  • Ökad servicenivå innebär färre situationer med bristande lager vilket i sin tur leder till ökad
    försäljning
  • Reducerar bundet kapital inom lager, samt ökning av kassaflöde
  • Besparing av tid och pengar genom automatiserat inköp och påfyllnadsprocess

Med hjälp av ett lagerstyrningssystem kan ni fatta bättre grundade beslut och göra klokare investeringar för er leveranskedja. Systemet används för analys, simulering samt optimering av lager, allt för att försäkra sig om att rätt produkter finns, på rätt plats, och vid rätt tidpunkt. Det är ett system som gör det bättre, snabbare och med färre fel än vad en människa kan. Det finns ingen anledning att vänta med att automatisera processen för lagerstyrning.

4.

Varför automatisera?

Ett väl optimerat lager innebär att man når sina mål för servicegrad och samtidigt håller lagernivåerna på ett minimum. Man stärker sina kundrelationer och sitt varumärke, och sparar samtidigt pengar på lägre lagernivåer.

Men för att ta lagret till nya, optimala nivåer krävs det ett system som automatiserar processen och ser till att du alltid baserar beräkningarna på uppdaterad data.

Ett automatiserat system kan hålla reda på tusentals artiklar, alla med olika efterfrågetyper, och se till att prognoserna uppdateras i takt med att produkten går igenom livscykeln och antar nya efterfrågemönster. Formelfel i Excel och andra mänskliga faktorer elimineras och du kommer få mer exakta beräkningar av vilka produkter som ska lagerläggas, storleken på säkerhetslager och beställningspunkter.

Leverantörssidan är en annan parameter att ta med i beräkningen. Det är förstås väsentligt att hålla reda på alla leverantörers olika ledtider, men även vilka dagar dom kan skeppa varor eller vilka helgdagar fabriker är stängda. Har du en, två eller tre leverantörer kan detta vara krångligt nog, har du 10, 20 eller 30 leverantörer blir det nästan omöjligt. Ett automatiserat system sköter allt det här åt dig och ser till att ta leverantörerna med i beräkningar av säkerhetslager och beställningspunkter.

Inköpsrollen

Inköpsrollen är en roll i förändring. Från att till stor del ha handlat om att manuellt lägga ordrar krävs det i dag mer analyser och strategiska beslut av inköpare. Med ett automatiserat inköpssystem slipper du lägga tid på att manuellt gå igenom inköpsordrar och kan i stället ägna dig åt att utveckla leverantörsavtal, affärsrelationer, strategi och innovation.

5.

Guide: 9 tecken på automatiseringsbehov

Är du fortfarande osäker om det är dags för just din verksamhet att ta steget mot automatiserad lageroptimering och inköp?
Här kommer nio indikationer på att ni kan vinna på automatisering.

  • Beräknas efterfrågeprognoserna regelbundet?
  • Följs produktens livscykel över tiden?
  • Identifieras efterfrågemönster och anpassas
    prognosmetoden efter dessa?
  • När genomfördes senast en uppdatering av lager-och
    inköpsparametrarna?
  • Hur välutvecklade och anpassade är beräkningsmodellerna?
En förutsättning för ett väl optimerat lager är att regelbundet, helst varje vecka eller oftare, uppdatera efterfrågeprognoserna. Varje produkt har en livscykel och i takt med att den introduceras på marknaden, tar fart, blir snabbrörligt till oregelbunden, stagnerar, dör och blir obsolet behöver naturligtvis efterfrågeprognoserna justeras. Beräkningsmodeller för säkerhetslager, inköpspunkter och lagerlagda artiklar kan vara mer eller mindre avancerade och det är viktigt att ni har rätt modeller anpassade för er verksamhet.

  • Går inte marknadsföringen och försäljningen som planerat? Missat trenden?
  • Har ni lager som har byggts upp inför en säsongstopp?
  • Handlar inköparna i parti för att få volymrabatter?
  • Har ni problem med att följa upp ledtider mot leverantörer för att mäta leveranssäkerheten så att ni inte binder onödigt höga lagernivåer?
  • Hur ser transparensen ut i ert flöde? Jobbar ni aktivt mot att minska det inaktiva lagret med t.ex. kampanjer?

En låg omsättningshastighet på lagret kan tyda på överlager och kanske en mängd obsoleta artiklar som ligger och skrotar i något hörn.

Lageromsättningshastigheten är en viktig KPI och för att få ner den behöver man se till att prognostisering, framför allt inför kampanjer eller säsonger, är så korrekt som möjligt.

Ett överlager kan ta tid att bli av med det, men ett första steg är att synliggöra situationen för att sedan lägga upp en plan för hur man ska få ner lagernivåerna och därmed öka omsättningshastigheten.

  • Beräknar och analyserar ni prognosprecisionen regelbundet?
  • Ledtidsanpassar ni standardavvikelsen?
  • Har ni koll på vilken prognosnoggrannhet som är rimligt att kräva?

Ungefärliga prognoser kan fungera hjälpligt om man har ett väldigt litet produktutbud och precisa, regelbundna leveranser.

Men har man en stor mängd olika artiklar med olika efterfrågemönster från ett antal olika leverantörer bör man använda lite mer avancerade beräkningar där man inkluderar faktorer som ledtid från leverantörerna.

  • Beräknar och analyserar ni prognosprecisionen regelbundet?
  • Ledtidsanpassar ni standardavvikelsen?
  • Har ni koll på vilken prognosnoggrannhet som är rimligt att kräva?

Ungefärliga prognoser kan fungera hjälpligt om man har ett väldigt litet produktutbud och precisa, regelbundna leveranser. Men har man en stor mängd olika artiklar med olika efterfrågemönster från ett antal olika leverantörer bör man använda lite mer avancerade beräkningar där man inkluderar faktorer som ledtid från leverantörerna.

  • Kräver kunderna kortare ledtider än vad som kan levereras?
  • Är lagersortimentet segmenterat korrekt?
  • Har ni tydliga beställningsrutiner? Följs dom?
  • Är alla parametrar i IT-systemet uppdaterade?
  • Är era lagersaldon pålitliga?

Kundupplevelse är ett ord på allas läppar, men många företag känner att dom konstant ligger steget efter och får jobba lite för hårt för att kunna leverera den upplevelse som marknaden kräver. Och i takt med att kraven blir högre riskerar man att halka ännu mer efter och ska man ligga i framkant behövs ett väl integrerat automatiseringssystem som håller alla ledtider, lagersaldon och andra parametrar uppdaterade.

  • Används Poissonfördelning som sannolikhetsfördelning för efterfrågan?
  • Har ni identifierat alla säsongsmönster?
  • Beräknas orderkvantitet och tidpunkt för beställningen korrekt?
  • Är prognosprecisionen tillräckligt hög?
  • Beräknas säkerhetslagret korrekt?
Efterfrågeprognostisering är ett kapitel i sig och allt ifrån säsongsvariationer till kampanjer påverkar efterfrågan. Säkerhetslagret finns till för att kompensera för plötsliga variationer och behöver dimensioneras med stor noggrannhet. Allt för att kunderna ska få en så smidig köpupplevelse som möjligt.

  • Har ni koll på kostnaderna som uppstår genom att artiklar inte kan levereras till kund från lager i den utsträckning som motsvarar aktuella kundönskemål?
  • Vet ni hur mycket försäljning som går förlorad p.g.a. låg lagertillgänglighet?
  • Kan ni leva upp till era mål för servicegrad?

Det är fantastiskt att ha populära varor med hög efterfrågan, men slut på lagret kan få större konsekvenser än bara en missad försäljning. I dagens digitala värld finns konkurrenterna bara en klick bort och har du inte varan i lager finns den det troligen hos någon annan.

  • Krävs manuella arbetsinsatser för att klassificera sortimentet?
  • Avsätts det tid för omklassificeringar?
  • Görs beräkningar av styrparametrar manuellt?
  • Hinner planerare och inköpare underhålla alla artiklarna i affärssystemet?
  • Finns tid för inköparna att arbeta strategiskt med leverantörer?
  • Hinner inköpare utvärdera alternativa leverantörer och förhandla fram så gynnsamma villkor som möjligt?

Inköpsrollen är i förändring och framgångsrika företag ägnar allt mer tid åt strategiska inköp och innovation än att manuellt gå igenom orderrader.

Både den globala konkurrensen och de digitala möjligheterna driver den utvecklingen och kunderna förväntar sig alltmer av sina leverantörer.

Lägger ni alltför mycket tid på att klassificera artiklar och lägga ordrar eller hinner ni jobba strategiskt med era leverantörer och bädda för innovation?

  • Har ni system och processer för att bestämma säkerhetslager, beställningspunkter och partistorlek som inte bygger på erfarenhet och sortimentskunnande hos inköpare och lagerplanerare?
  • Används beräkningsmetoder snarare än uppskattningsmetoder?
  • Tillämpas en företagsgemensam policy och strategi för lagerstyrningen?
  • Har ni bra systemstöd för detta?

Många små-medelstora företag med lager har en person som har koll på både lager och leverantörer, och som med sin långa erfarenhet och Excel sitter på den heliga gralen av information. Vad gör ni den dagen hen går vidare till ett annat företag, blir sjuk eller byter tjänst? Bygg bort individberoendet och öka transparensen för en mer professionellt skött verksamhet.

6.

Kundcase inom inköp och lageroptimering

Många företag har utmaningar med inköpsarbete och lageroptimering. Nedan berättar vi om en av våra kunder, Proffsmagasinet, och hur de effektiviserat sin versamhet. 

Effektivare inköp och optimerat lager hos Proffsmagasinet

Proffsmagasinet är Sveriges ledande e-handel inom byggrelaterade produkter. De säljer och levererar proffsverktyg, laserinstrument, skydd och mätinstrument av kända varumärken och till bra priser. En av bolagets starkaste konkurrensfördelar är att den absoluta majoriteten av varorna lagerförs på eget lager och kan skickas redan samma dag som de beställs. Proffsmagasinet utmanar den fysiska bygghandeln genom sin fokus på service i alla sina försäljningskanaler. Med mål om att överträffa kundernas förväntningar krävs det ett välfungerande system för inköp och lagerhantering.

Med Exsitecs hjälp har Proffsmagasinet inte bara förbättrat sin lagerhållning utan även optimerat sitt lager. Både lageromsättning och servicegrad har påverkats positivt med hjälp av det implementerade IT-stödet Eazystock. Integrerat med det befintliga affärssystemet stöttar nu det nya verksamhetssystemet Proffsmagasinet i sin tillväxt.

 

Se hela caset genom att klicka på länken

Läs  mer om caset här

 

 

7.

Lager, logistik och inköp innehåller flera processer

Oavsett hur ert lager är uppsatt är det en omfattande uppgift att hantera stora mängder varor och många artikelnummer. I takt med att verksamheten växer blir det svårt att inte överbelasta inköps- och lagerpersonalen. 

Processerna inom området är komplexa och många.

Testa hur långt ni har kommit med att effektivisera delar av era lagerhållnings- och inköpsprocesser.

1. Kan du bryta ner lagret i tre primära kategorier - friskt lager, överlager och obsolet lager?



2. Vilken servicenivå uppnår ni?










3. Hur ofta uppdateras efterfrågeprognoser i ert affärssystem?




4. Hur beräknas säkerhetslagernivåerna inom företaget?





5. Räknas säkerhetsnivåerna om regelbundet för att säkerställa att de är aktuella?




6. Hur beräknas orderkvantiteter?




Vill du veta mer?

quotesign

Lageromsättning och servicegrad har definitivt påverkats positivt. Nu kan vi ha samma fokus på både små och stora artiklar vilket innebär att alla artiklar som efterfrågas finns.

Peer Dahlgren, inköpschef på Proffsmagasinet Proffsmagasinet
Se case

 

Supply Chain Management i praktiken

En supply chain representerar de steg det tar att få produkten eller tjänsten från sitt ursprungliga tillstånd till kunden. Det är ett kedja bestående av företag och dess leverantörer med målet att producera och distribuera en specifik produkt till den slutliga köparen. Detta nätverk innehåller olika aktiviteter, personer, enheter, information och resurser.

Målet med en supply chain är att företagen ska minska sina kostnader och förbli konkurrenskraftiga i affärslandskapet.

I denna grundläggande guide går vi igenom Supply Chain i praktiken på många olika områden.

Till guiden

Kontakta mig om inköpsotimering

Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig - eller kontakta vår expert direkt!

Per Klingberg
Per Klingberg

Affärsutveckling, 073 521 39 15