Funktioner i Medius AP Automation: varför de är viktiga när du jämför alternativ

Innehåll
Klicka på det avsnitt du är intresserad av

• Obegränsat antal användare ingår i priset
• Fördelarna med att Medius AP Automation är en molntjänst
• Capture som ersättare till Readsoft eller extern tolkningstjänst av fakturor
• Medius AP Automation konterar automatiskt upp dina fakturor så att du slipper
• Kontera leverantörsfakturor i Medius AP Automationsnabbare med konteringsmallar
• Kontera återkommande och stora leverantörsfakturor iMedius AP Automation genom att klistra in från Excel
• HurMedius AP Automation hanterar accepterbara avvikelser på leverantörsfakturorna med toleranser
• Automatisk hantering av avtalsfakturor i Medius AP Automation
• Single sign-on i Medius AP Automation med bla AD, Office 365 eller Google
• Fakturaarkiv i Medius AP Automation uppfyller svenska och europeiska krav
• Attestera fakturor i mobilen med Medius AP Automation
• Skapa egna kraftfulla rapporter i Medius AP Automation

Obegränsat antal användare ingår i priset

När du köper Medius AP Automationfinns det ingen begränsning i antalet användare. Licensmodellen är istället baserad på er fakturavolym. 

Detta betyder att ni inte behöver kompromissa med ert attestflöde/-reglemente - eller dra på er större kostnader bara för att få in de attestanter som vanligtvis hanterar väldigt få fakturor. 

Fördelarna med attMedius AP Automation är en molntjänst

Dessa är bland annat följande:

• Ni slipper betala för uppgraderingar. Dessa kommer löpande och med automatik.
• Ni har alltid tillgång till de senaste funktionerna.
• Ni behöver inte själva stå för kostnaden, och ibland oron, för driften av systemet.
• Medius AP Automation är tillgängligt överallt ifrån - inte bara kontoret.
• Drift i molnet anses som säkrare än egen on premise-drift

Capture som ersättare till Readsoft eller extern tolkningstjänst av fakturor

Medius har utvecklat en egen tolkningsmjukvara som finns inne i Medius AP Automation. Denna ersätter i många fall Readsoft eller andra tolkningsmjukvaror och tjänster. 

Capture kan tolka tex PDF-fakturor, XML eller vanliga pappersfakturor och läser automatiskt av fakturadetaljerna, och identifierar vilken typ av fakturadetalj det är (pris, antal, artikelnr mm, referens, leverantör, ordernummer med mera). 

Capture använder Artificiell Intelligens (AI) för att bli smartare och smartare med tiden. Det betyder i praktiken att den blir bättre och bättre på att tolka fakturor - baserat på historisk information och val du har gjort. 

Detta resulterar i att du behöver lägga mindre tid på att tolka fakturor och därigenom kan ytterligare fler fakturor gå igenom systemet touchless.

Genom att Capture är integrerat i Medius AP Automation så minskar ert behov av upplärningstid och det behövs heller inte ytterligare en partner. Tack vare en kontaktväg för allt så blir supporten enklare för er och av högre kvalitet. 

Medius AP Automation konterar automatiskt upp dina fakturor så att du inte behöver

När du tar emot en faktura och den hamnar i Medius AP Automation vill du inte behöva manuellt kontera alla rader. 

Vi strävar efter att fakturorna automatiskt ska hamna hos rätt person och att de redan ska vara konterade - så att attestanten bara behöver granska och godkänna.

Tack vare smart inbyggd funktionalitet i Medius AP Automation kan automatisk kontering sättas upp. Konteringsmallar kan enkelt skapas i systemet och sedan appliceras automatiskt utifrån exempelvis leverantör eller referens. Det betyder att fakturan redan är konterad när den hamnar hos den första användaren. 

Om ni får en märkning på fakturan, i form av exempelvis ett projektnummer, kan det förkonteras så att ni slipper ange det manuellt.  

Kontera leverantörsfakturor i Medius AP Automation snabbare med konteringsmallar

I Medius AP Automation finns det möjlighet att skapa hur många konteringsmallar som helst. En konteringsmall håller logik och information om hur en faktura skall konteras. Denna logik appliceras automatiskt på samtliga rader när du väljer att använda en konteringsmall. 

Detta kan spara dig massor av tid om du har många fakturor, eller om du har fakturor med många rader. 

Kontera återkommande och stora leverantörsfakturor i Medius AP Automation genom att klistra in från Excel

I Medius AP Automation finns en fiffig funktion som gör det möjligt för dig att kontera samtliga rader på en faktura, utifrån information du har i Excel. 

Typexemplet är om du varje månad får en faktura med många rader där varje rad är ett telefonabonnemang. Istället för att manuellt kontera varje rad till rätt person (kostnadsställe) på företaget genom att först titta vilket telefonnummer som står på raden, kan du använda funktionen Klistra in från Excel. 

I Medius AP Automation får hjälp att skapa en Excel-fil som har rätt kolumner. Därefter lägger du in din information i Excel-filen och när du är klar så klistrar du in denna i Medius AP Automation som då automatiskt konterar upp fakturan. 

När du även nästa månad/kvartal får en likadan faktura på mobilabonnemang så klistrar du bara in från Excel-filen på nytt. 

Hur Medius AP Automation hanterar accepterbara avvikelser på leverantörsfakturorna med toleranser

Medius AP Automation kan automatiskt identifiera detaljer på en fakturarad, såsom: enhetspris, styckpris och totalradsbelopp. 

Dessa jämförs sen mot inköpsordern och om priset stämmer och antalet på fakturan motsvarar det ni beställde så kommer fakturan gå igenom Medius AP Automation utan att någon behöver hantera den. 

Att få denna automatiska matchning och kontroll är en oerhört viktig aspekt för att få upp effektiviteten i er hantering av leverantörsfakturor - och frigöra er tid. 

I de fall antal eller pris avviker från inköpsordern är det ofta lämpligt att någon blir notifierad och att denne tittar på och hanterar denna avvikelse. 

Att gå ifrån en process där alla fakturor hanteras av en person, till att ni endast hanterar avvikelser är vårt mål med Medius AP Automation.

I vissa fall kan en avvikelse ändå vara acceptabel. Det kan vara att priset avviker med så lite att det egentligen inte spelar någon roll. 

Det är för dessa små avvikelser man kan sätta upp ett regelverk av toleranser. 

I Medius AP Automation går det att sätta upp att priset får avvika plus/minus X kronor/ören, eller X % från vad priset på inköpsordern. Samma typ av tolerans går att sätta upp för antalet, eller tex hur mycket beloppet på hela fakturan får avvika från det förväntade. 

Många gånger kan summan av alla små avvikelser vara oerhört mycket mindre än värdet av den tid det tar att hantera dessa. 

Hos någon kund, med 30 000 fakturor, var den totala avvikelsen ungefär 300 kr på ett år. Genom att släppa igenom dessa små avvikelser kunde de istället spara ytterligare 40h arbetstid som avvikelsehanteringen tog.

Toleranser går att konfigurera antingen på global nivå men också på varje leverantör. 

Automatisk hantering av avtalsfakturor i Medius AP Automation

Ofta ligger en inköpsorder till grund för en kostnad och en faktura. I vissa fall finns det ett underliggande avtal som resulterar i återkommande fakturor. 

I Medius AP Automation finns det stöd för att kunna matcha dessa fakturor mot det underliggande avtalet och därigenom kan Medius AP Automation avgöra huruvida fakturan är korrekt eller ej. 

Om den inte avviker så går fakturan igenom systemet och ni slipper hantera den manuellt. Skulle den däremot avvika från avtalet så bestämmer ni vem hos er som ska bli notifierad och hen får hantera avvikelsen på lämpligt sätt. 

Varför ska du behöva kontrollera beloppet och kontera när det finns ett avtal som reglerar detta?

Andra vanliga avtalsfakturor är

• Fakturor avseende el
• Hyresfakturor

Single sign-on i Medius AP Automation med bla AD, Office 365 eller Google

För att slippa ytterligare ett användarnamn och lösenord kan du logga in i Medius AP Automation med ditt AD-konto (ofta det du använder på datorn), ditt Office 365-konto eller ditt Google-konto. 

Tack vare denna funktion så loggas du automatiskt in i Medius AP Automation, trots att det är ett molnsystem. 

Fakturaarkiv i Medius AP Automation uppfyller svenska och europeiska krav

I Medius AP Automation finns ett fakturaarkiv som alla hanterade fakturor till slut hamnar i. Arkivet är sökbart vilket gör det enkelt för dig att hitta en tidigare faktura. 

Via den inbyggda och kraftfulla rapportmotorn finns det också möjligt att ta ut rapporter och statistik baserat på gamla faktor som finns i arkivet. 

Givetvis uppfyller arkivet både Svenska regelverk och Europeiska regelverk. 

Attestera fakturor i mobilen med Medius AP Automation

Medius AP Automation har ett modern gränssnitt som anpassar sig till din enhet. Det spelar ingen roll om du för stunden vill jobba på en datorn, en platta eller som bilden nedan visar - en mobiltelefon. 

Tack vare det anpassningsbara gränssnittet kan du attestera fakturor när som helst och från den plats som passar dig. 

Skapa egna kraftfulla rapporter i Medius AP Automation

I Medius AP Automation finns all fakturainformation/-data tillgänglig via ett rapportverktyg. I grundutförandet finns det redan en rad nyttiga vanliga rapporter. 

Det finns även möjlighet att direkt på skärmen ta del av statistik via den sk Dashboarden (se bild nedan).

Det finns många olika widgets du kan använda för att se precis de nyckeltal du är intresserad av. 

Med hjälp av rapportverktyget (bild 2 nedan) finns det möjlighet att hämta ut detaljerad information/data om du vill exportera till Excel och göra vidare analys. 

Rapport-verktyget