Framtidssäker medlemshantering

Ta nästa steg mot en modern medlemshantering

Boka Workshop

1. Hur många medlemmar har ni?







2. Var hanterar ni era medlemmar?






3. Vilket område sköter er medlemshantering?






4. Har ni ett system för ärendehantering gentemot era medlemmar?



5. Hur gör ni era digitala medlemsutskick idag?





Resultat

Ni har koll på läget!

Baserat på de svaren ni lämnat har ni kommit långt i er digitaliseringsresa för er medlemshantering! Lämna din mailadress om du vill veta mer om ert resultat.

Ladda ner vår guide: Framtidssäker medlemshantering

mockup medlemshantering-1

Resultat

Kanske går det att bli lite bättre...

Baserat på de svaren ni har lämnat har ni kommit en bra bit med er medlemshantering, men ni har en bit kvar. Det är nu det roliga börjar, här finns massor av möjligheter att få ännu bättre processer, minska det manuella arbetet och minska på administrationen. Lämna din mailadress om du vill veta mer om ert resultat.

Ladda ner vår guide: Framtidssäker medlemshantering

mockup medlemshantering-1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Tips på vidare läsning

Resultat

Här finns möjligheter till förbättring!

Svaren ni har lämnat visar att det finns flera förbättringspunkter för att nå en större grad av digitalisering, slippa manuellt arbete och underlätta administrationen. Lämna din mailadress om du vill veta mer om ert resultat och hur ni kan förbättra er medlemshantering.

Ladda ner vår guide: Framtidssäker medlemshantering

mockup medlemshantering-1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tips på vidare läsning

 

 

Vill du veta mer?

 

 

Många organisationer har på senare tid insett att för att hänga med i den utveckling som sker idag måste de investera i IT-stöd som gynnar organisationen på lång sikt. 

För medlemsorganisationer är kärnan i verksamheten den enskilde medlemmen och att inte investera i att denne ska få så bra upplevelse som möjligt kan snabbt visa sig ge positiva konsekvenser för organisationen. Att ha en effektiv medlemshantering gynnar både organisationen och den enskilde medlemmen.

På denna sida kan du hitta allt du kan tänkas behöva för att effektivisera er medlemshantering. 

Läs mer om system för medlemshantering

Vill du ladda ner en guide istället? 

I guiden har vi samlat det material som finns på denna sida. Läs den som ett dokument i lugnt och ro och dela den till dina kollegor. Du hittar guiden genom knappen nedan. 

Till guiden

1.

Vad är CRM och hur kan det hjälpa er?

CRM står för “Customer Relationship Management” och innefattar precis som det låter, omhändertagandet av kunder. Detta administreras på många företag i antingen excel eller i affärssystemets kundreskontra, men det finns många fördelar med att ha ett separat CRM-system.

Ett CRM-system fokuserat ofta på kunder men det är precis lika användarvänligt för organisationer som är skapade kring en medlemsverksamhet. 


Läs mer om CRM-system

Förenklad medlemshantering i CRM-systemet

 

Ett CRM system behöver nödvändigtvis inte bara användas av säljare och säljande företag. Alla verksamheter som hanterar kunder, leads, medlemmar, ja alla sorters personer med tillhörande uppgifter kan och bör hantera detta i ett dedikerat CRM-system. Såklart fungerar excel, men vad händer när någon råkar trycka på delete, eller ersätt alla? Vi har alla varit där och tvingats göra om ett helt ark, eller jämfört två stycken för att se vilken data som ändrats. Nog finns det funktioner för versionshantering, men ingen bör genomlida att jobba i excel så länge det finns system som gör det bättre.

På exsitec har vi flertalet kunder som arbetar med medlemsregister enbart och hanterar dessa i CRM-systemet Sugar. De är alla av olika slag och den gemensamma nämnaren är att de vill ha information om personer och verksamheter lagrad på ett enkelt sätt som förbättrar deras vardag.

Tack vare möjligheter till anpassning kan Sugar anpassas till de flesta verksamheter så att det blir centrum för informationen om alla inblandade parter. 

Vad betyder detta mer konkret?

Vid ett nytt projekt utgår vi alltid från er verksamhet och de som skall använda systemet. Nödvändigtvis är det inte chefernas åsikt som väger mest här, inte så länge de har rapporter och översikter som räcker åt dem. Faktum är att de största anpassningarna görs direkt åt användarna för att de skall få så lite manuell hantering som möjligt.

Nedan följer exempel på anpassningar vi har gjort åt verksamheter som hanterar medlemmar och medlemsregister:

  • Anpassningar för att hantera medlemsavgifter med koppling mot affärssystem som sköter faktureringen. Här behöver inte de som har kontakten med medlemmarna arbeta i flera system, utan Sugar är konfigurerat för att känna av när medlemmen registrerades och vilken avgift denne skall betala. När fakturan skall skickas så meddelas detta automatiskt till affärssystemet.
  • Anpassningar för att logga medlemmarnas aktivitet. Kanske deltar medlemmarna på olika events ni hanterar? Vi skapar då separata moduler som hanterar evenemangen och registrering kan ske från anmälningsformulär direkt in i CRM-systemet. Nu finns genast informationen om de olika evenemangen och dess deltagare på samma ställe.
  • Hantering och filtrering av medlemsregistret: genom att gruppera in medlemmarna i kategorier och underkategorier ger detta goda möjligheter att enkelt hitta i registret och uppmärksamma alla.

Men vilka funktioner i CRM-systemet gör att det fungerar bättre där?

Det finns flera funktioner och möjligheter i CRM-systemet för att underlätta hanteringen av uppgifter, i detta om medlemmar och dess aktivitet. Detta såsom:

  • Spegling av er verksamhets processflöde, men automatiskt. Kanske gör någon medlemsaktivitet eller uppgift att status skall ändras, eller mail skickas iväg, och en kollega skall bli meddelad. Istället för att uppdatera flera fält och lägga ner tid på detta kan vi anpassa Sugar till att känna av något som triggar ett flöde av aktiviteter och allt sker automatiskt
  • Påminnelser när en uppgift skall utföras, av dig eller någon annan. Checklistor kan finnas överallt, funktionaliteten är densamma för de flesta. Men om uppgiften är kopplad till nödvändig information behöver man inte “klicka runt” lika mycket, samtidigt som informationen bara blir bättre av att ha kopplat vem som gjort vad med en medlem.
  • Rapporter, statistik och dashboards: genom att anpassa hur data skall presenteras och var ser vi till att den nödvändiga informationen förblir värdefull och synlig när den behövs.
  • Kopplingar till andra system eller källor: ibland finns det faktorer som gör att information finns på flera ställen. Många CRM-system har ett öppet API och kan kopplas till att ta emot och skicka information på de flesta tänkbara sätt. På det sättet kan informationen hållas uppdaterad utan att du behöver tänka på det.

Hanterar ni också medlemmar, men tänker att det finns nog ingen bra lösning i att göra detta bättre än excel? Eller har ni ett CRM-system redan, men tvingas anpassa arbetssättet för att det skall fungera bra? Läs mer genom att trycka på knappen nedan.

Modernt CRM med sugar


2.

Produkter för effektiv medlemshantering

3.

Slipp bygga egna lösningar för medlemshanteringen

 

Tillhör du den grupp som ansvarar för att hantera alla IT-frågor inom er organisation? Då är denna del för dig.

Exsitec arbetar för att digitalisera företag och organisationer och vi vet att medlemsorganisationer har mycket kvar att göra när det kommer till digitalisering.

Vår erfarenhet från när vi pratat med medlemsorganisationer säger att många av medlemsorganisationerna har en eller några personer som är ansvariga för allt som är kopplat till IT. För dessa roller ingår ofta ett ansvar för förvaltning av IT-systemen, utveckling och automatisering. Ibland ingår det även i driften av IT-systemen att bygga egna moduler och lösningar när problem i er IT-miljö uppstår. Funkar lösningarna? Ja de funkar för tillfället! Kommer de fungera på lång sikt? Troligtvis inte. Allt kokar ner till den kanske viktigaste frågan av alla: Vad händer när de personer som byggt lösningarna slutar i organisationen? 

Ett första steg mot en lösning på frågeställningen ovan är att vidga era vyer och undersöka den djungel av systemstöd som finns där ute. Många medlemsorganisationer arbetar idag i enkla verktyg som fyller de nödvändiga funktionerna men som samtidigt inte arbetar för att effektivisera hela verksamheten.

 

Förvaltningsbarhet

Förvaltningen av ert systemstöd är viktig både för att upprätthålla och utveckla systems funktionalitet, och därmed även nyttan med systemet för företaget. Det är dessutom viktigt för användarna att ha en person och ett forum som hanterar de frågor som uppstår. Med ett modernt CRM-system blir förvaltningen enkel och ni behöver inte lägga ner hundratals timmar på att utveckla eller uppdatera funktionalitet.

Drift av IT-lösningar

Idag finns det CRM-system som hostas i avancerade cloudplattformar. Med CRM-systemet i molnet är det enkelt att skala upp eller ner funktionalitet efter behov. Anpassa användare och funktioner i systemet och betala bara för det som används. Minimal IT-drift med kontinuerlig uppdatering i molnet ger fri tillgång till de senaste funktionerna och möjligheterna, utan krångliga uppgraderingar. På det sättet kan ni i systemet lägga tid på att utveckla användarvänligheten och dess funktioner istället för den teknologi som ligger bakom.

Automatisering

Med rätt CRM-verktyg kan ni spara tid genom att automatisera era processer och flöden. Utskick, kampanjer, anmälningar och mycket mer. Du kan öka din externa och interna kommunikation med CRM-verktyget. Skippa det manuella arbetet och låt tekniken hjälpa dig framåt.

4.

Sköter ni medlemshantering i affärssystemet? Detta går ni miste om

När vi pratar med företag och medlemsorganisationer märker vi att det är många som fortfarande hanterar kund och medlemsinformation i affärssystemet. För många är anledningen att det alltid gjorts på det sättet och det fyller de funktioner som är nödvändiga. I det här inlägget vill vi öppna era ögon för varför det kanske inte är en så bra idé att sköta kund- eller medlemsinformation i affärssystemet, och framförallt vad ni går miste om genom att inte använda ett system specifikt skapat för kund och medlemshantering. 

Vad ska göras i affärssystemet? 

På den mest grundläggande nivån används ett affärssystem för att integrera diverse funktioner till ett fulländat system, i syfte att strömlinjeforma processer och information genom hela företaget. Affärssystem är fantastiska på att hantera affärsdata och transaktioner för en verksamhet och i ett modernt affärssystem finns möjligheten att utnyttja den affärslogik som finns även från andra system via s.k. API:er. Affärssystem är fantastiska på att hantera affärsdata och transaktioner för en verksamhet, men är komplexa och ibland inte de mest användarvänliga för alla typer av aktiviteter. När det kommer till kund- och medlemshantering finns det självklart möjligheter för detta i affärssystemen men vi ser en stor fördel i att använda anpassade system för just detta.

 

System för kund- och medlemshantering

CRM-system har blivit allt vanligare på senare år och har på senare tid utvecklats för att kunna användas på en mängd olika sätt, dessutom finns det idag CRM med öppna API:n vilket möjliggör integrationsmöjligheter mot de flesta systemstöden på marknaden.

CRM står för Customer Relationship Management och innebär i grunden hantering av information gällande kunder- och medlemmar.

Möjligheter med CRM ni går miste om 

Detaljrik medlemsinformation

I ett CRM-system kan ni på ett enkelt sätt få en överblick över samtlig information om en medlem. Exempel på detta kan vara typ av medlemskap, vilka event medlemmen deltagit på, kontaktuppgifter, avtal och historik om medlemmens ärenden. 

Kommunikation & marknadsföring

Att kommunicera med sina medlemmar är viktigt. Som medlemsorganisation vill man nå ut med sitt budskap och engagera så många medlemmar som möjligt. Med rätt verktyg kan man koppla nyhetsbrev till medlemsregistret och på så sätt kommunicera och engagera sina medlemmar på ett enkelt sätt utifrån sin organisations behov.  Lär känna dina medlemmar och blivande medlemmar bättre med SugarCRM som plattform. Bättre ökad medlemsfokus med mer konverteringar och engagemang genom riktade, personliga kampanjer. Ni kan kommunicera genom alla era kanaler samtidigt. 

Listor 

Skapa upp olika listor över era medlemmar beroende på de variabler ni vill. Listorna är lättåtkomliga och går att använda för specifika utskick till en viss grupp medlemmar. Glöm vanliga emaillistor i din email-applikation. 

Rapport och analys 

Skapa enkelt egna dashboards och rapporter som ger möjlighet till djupare analyser av organisationens affärsinformation och medlemmens ageranden. Anpassade och redo att delas med rätt kollegor direkt via plattformen.

Automatisering

Spara tid genom att automatisera dina processer och flöden. Utskick, kampanjer, anmälningar och mycket mer. Du kan öka din externa och interna kommunikation med SugarCRM som plattform. Skippa det manuella arbetet och låt tekniken hjälpa dig framåt.

5.

CRM-system för ideella organisation 

Oavsett om du är en ideell organisation som kämpar för andra människor, ett fackförbund eller ett idrottsförbund så är de utmaningar ni stöter på lika stora eller i många fall större än de utmaningar som vanliga företag stöter på. Till skillnad från företagen är dock era resurser hårt begränsade. Att lyckas uppnå samma produktivitet med begränsade resurser för föreningar mot en lösning: Teknologi. 

Forskning från ‘The Center For Effective Philanthropy’, har visat att  “77 procent av ledare för ideella organisationer menar att behöver hjälp med teknink för att öka organisationens effektivitet.

Utmaningarna med att nå ut till givare, hantera donationer, hantera medlemskap, hantera ärenden och tjänster och bygga djupa samhällsrelationer finns överallt i alla välgörenhetsorganisationer. Bland dessa organisationer med många sådana utmaningar vill fler och fler ideella organisationer anta CRM-lösningar som kan anpassas till deras unika behov.

I den här guiden kommer vi att diskutera hur SugarCRM kan tänkas vara en utmärkt lösning för ideella organisationer genom att erbjuda dem en 360-graders bild av organisationens processer och förse dem med en enhetlig plattform för att hantera allt från online-insamling till donatorhändelsehantering och från volontärhantering till effektiv marknadsföring och resultatspårning.

Varför SugarCRM, frågar du dig?

En av de viktigaste styrkorna med Sugar är dess anpassningsförmåga som en CRM-plattform och det är därför som företag inom flera branscchvertikaler utökar Sugar för att möta deras unika affärskrav. Först kommer vi att undersöka vad SugarCRM kan göra för din ideella organisation och sedan se hur vissa ideella organisationer har använt Sugar till deras fördel.

Så låt oss se vad SugarCRM kan göra för dig. Du bör notera att detta inte alls är en uttömmande lista över alla funktioner / aktiviteter som ideella organisationer kan hantera med Sugar. I själva verket skrapar vi bara på ytan när det gäller SugarCRM-anpassningsfunktioner.

Hantera hela donationscykeln

Att lova donationer är en sak; att göra slutbetalningar är en annan. Ideella organisationer förstår hur svårt hanteringen av donationscykeln kan bli. Av detta skäl behövs ett effektivt system som ger dina chefer möjlighet att följa upp varje utlovad donation medan de använder de automatiska aviseringarna och de automatiska arbetsflödena för att undvika manuell datainmatning.

Dessutom finns det inget enda sätt att samla in donationer. Ibland samlar du helt enkelt in kontantdonationer, ibland säljer du produkter (t-shirts etc.), och andra gånger får din organisation bidrag från stora organisationer. Att hantera alla dessa olika källor kan vara en besvärlig process utan ett system som ger dig en fullständig bild av varje donation och tillhörande information. Det är här SugarCRM spelar sin roll och ger dig fullständig kontroll över din donationshanteringscykel.

Marknadsföringskampanjer för fundraising

Det finns flera segment som dina insamlingskampanjer är inriktade på. Detta gäller både volontärer och potentiella givare. Att nå ut till alla segment kräver effektivt segmenterade marknadsföringskampanjer. Att göra detta manuellt eller använda ineffektiv programvara gör det nästan omöjligt att köra effektiva marknadsförings- och insamlingskampanjer. Dessutom slösar ni mycket tid genom att använda två lösningar samtidigt.

Sugar löser problemet genom att integrera med bra marknadsföringsautomationsplattformar och webb- till CRM-kontakter. Du kan spåra resultaten för varje kampanj du kör från antingen Sugar eller den integrerade marknadsföringsautomationsplattformen. SugarCRM-integration med praktiskt taget alla program från tredje part gör allt detta möjligt.

Med Sugar kan du dessutom ha en enda databas över alla dina medel inklusive peer-to-peer-insamling och online-insamling. Detta ger dig bättre inblick i vad som fungerar för dig och vad som inte fungerar och därmed kan du alltid förbättra dina marknadsföringskampanjer.

Ärende- och servicehantering

Otaliga timmar slösas bort av ideella organisationer på ineffektiva manuella system när det gäller ärendehantering. På samma sätt, om du driver ett callcenter för att tillhandahålla information om dina program, tjänster och evenemang, förbrukas mycket tid när du inte har snabb tillgång till den information som krävs direkt.

Sugar hjälper till med denna aspekt genom att göra det extremt enkelt att hämta information, vilket sparar tid på varje samtal. Att ha Sugar gör det möjligt att tillhandahålla dessa tjänster var som helst och när som helst. Detta sänker servicekostnaderna avsevärt och hjälper till att leverera den bästa upplevelsen till både befintliga och potentiella kunder.

Rekrytering och ledning av volontärer

Ideella team har vanligtvis inte särskilt specificerade jobbroller. En enskild chef kan undersöka eventhantering såväl som volontärhantering. Att arbeta i två eller flera jobbroller är svårt utan ett system som automatiserar de uppgifter du behöver göra upprepade gånger. Med Sugar kan du ha fullständigt kommando över varje jobbroll du letar efter och låta dig fullgöra ditt ansvar med bara några få klick.

Till exempel blir volontärhantering så lätt som det kan bli. Du kan lägga upp volontärmöjligheter, rekrytera skickliga volontärer, mäta deras prestationer och behålla dem alla från din CRM. Från en enda skärm låter en HR-modul dig hantera allt i Sugar inklusive rekrytering, schemalägga intervjuer, tilldela uppgifter, utse team och visa realtidsrapporter i realtid.

Händelsehantering

Insamlings- och medvetenhetshändelser är en viktig del av alla välgörenhetsorganisationer. Att ha en effektiv CRM som Sugar gör att du kan lägga upp nya händelser, hantera evenemangskalender, spåra RSVP och tilldela teammedlemmar att tillgodose VIPs med stor lätthet.

För effektiv händelsehantering behöver ditt team tillgång till all information på språng. Detta möjliggörs med en mobil CRM-app som säkerställer att du alltid har rätt information till hands.

 

Ett enda fönster för din ideella organisation

För att lyckas med din CRM-strategi måste du få din CRM att fungera för dig. Detta är bara möjligt om det ger dig fullständig kontroll över varje aspekt av din ideella organisation. En CRM bör ge dig ett enda fönster där du i princip kan hantera allt. Det är här SugarCRM-integrationer spelar in.

Vanligtvis använder alla framgångsrika ideella organisationer en eller flera av dessa molnbaserade appar / verktyg:

  • Redovisningsappar som QuickBooks eller Xero
  • Marketing Automation-verktyg som Hubspot, Act-On eller Marketo
  • E-postverktyg som MailChimp
  • Betalningsportar som PayPal eller Stripe
  • Undersökningsappar som Survey Monkey
  • Sociala medier för bättre engagemang med din gemenskap
  • Online-insamlingssidor

Det blir en besvärlig process när du måste hantera två eller flera av dessa verktyg individuellt för olika ändamål. Ett bra CRM som Sugar integrerar alla dina verktyg i en enda plattform så att du inte behöver växla mellan windows utan istället ha ett enhetligt system för att göra dig mer produktiv och ha fullständig kontroll över alla dina affärsfunktioner.

 

Anpassad byggd rapportering

80/20-principen säger att ungefär 80% av de framgångsrika resultaten kommer från 20% av ansträngningarna. Din ideella organisation är inte annorlunda. Men för att kunna ta reda på vilka 20-procentsinsatser som ger önskat resultat behöver du detaljerad insikt.

Med standardrapporter och specialbyggda rapporter kan du enkelt visualisera insikter som vilka program som har störst inverkan eller vilka typer av evenemang som ger störst insamling eller vilken strategi som får mest dragkraft från givare. Med Sugar kan du visualisera dina lagrade data från en mängd olika källor och låsa upp handlingsbara insikter.

 

Det är här Sugar gör skillnad!

En av de viktigaste styrkorna för Sugar är i vilken utsträckning det kan anpassas. Med Sugar arbetar du inte med CRM. Istället arbetar systemet för dig. Varje CRM som gör att du spenderar mer tid på att undersöka sina egna svårigheter och mindre tid på att fokusera på behoven hos din ideella organisation kan inte vara rätt lösning. Tvärtom bör en lösning väljas som hjälper dig att bygga och vårda livslånga relationer.

quotesign

Vårt nya affärssystem hjälper oss framför allt att hålla koll på alla detaljer och minimera risken att det blir fel. Ett digitalt arbetssätt gör också att vi enklare kan hjälpa varandra utan att vara på samma kontor då vi direkt i systemet kan se vad som är och inte är beställt och gjort.

Catharina Stang, affärsutvecklare på Fonus Fonus
Se case

6.

10 anledningar till varför du bör ha ett CRM-system

Ett CRM-system hjälper att skapa en strategi för relationsmarknadsföring. Marknadsföring och försäljning kan optimeras med hjälp av ett CRM system, och därmed kan även lönsamheten inom ett företag förbättras. Införandet av ett CRM-system fokuserar på säljprocessen och centraliserar samt automatiserar arbetet för att på så sätt skapa tydliga och effektiva rutiner.

Ett CRM-system kan med fördel integreras med befintligt affärssystem, och i förlängningen då även mot övriga verksamhetssystem. På så vis kan ett företags olika processer effektiviseras samt information kan synliggöras för alla involverade parter.

I den här guiden kommer vi att gå igenom tio anledningar till varför du bör ha ett CRM-system

Till guiden

Blogginlägg inom området CRM