Semesterårsskifte och Semesterberäkning i Kontek Lön.

Steg 1: Förberedelser och tidpunkt

Innan du påbörjar beräkningen är det viktigt att tidpunkten och förutsättningarna är rätt.

• När ska jag göra semesterberäkningen?
  Normalt görs beräkningen när löneutbetalningen i april är fastställd (om ditt semesterår byter 1 april). Detta för att få med all frånvaro och avvikelser som avser mars.

• Kontrollera semesterlöner/tillägg:
  Om du betalar ut semestertillägg löpande (delutbetalning), kontrollera att utbetalda tillägg motsvarar antalet uttagna dagar. Har någon fått mer tillägg än de tagit ut dagar kommer beräkningen stoppas.

  Åtgärd: Justera i sista lönen före semesterberäkningen. Använd löneart 700 med minustecken för att ta tillbaka felaktigt utbetalda tillägg.

• Nytt system:
  Om du börjat med Kontek Lön mitt i ett intjänandeår måste du lägga in värden från ditt förra system under Företag - Ingående värden - Semester.

• Semesterskuld:
  Behöver du en lista på semesterskuld per sista mars? Skriv ut den innan du gör semesterberäkningen.
  
  

Steg 2: Kontroll av anställda och avtal

Gå igenom inställningarna för att säkerställa att beräkningen blir korrekt för alla personalkategorier.

1. Kontrollera semesteravtal

Gå till Semester > Semesteravtal. Kontrollera att:

• Startdatum för intjänandeåret på rad 1 är korrekt. Det ska stå startdatumet för intjänandeåret som har gått, och inte för det intjänandeåret som börjar. Systemet kommer automatisk uppdatera till det nya intjänandeårets startdatum när semesterberäkningen är gjord.

• Procentsatser och eventuella garantibelopp stämmer enligt gällande kollektivavtal.

2. Hantera undantag och anställningsperioder

Vissa personer ska undantas eller kräver särskild handpåläggning:

• Undantagna: Personer med status "Slutat" eller "Semesteravtal = Inget" kommer inte med i semesterberäkningen.

• Provanställda/Visstidsanställda: Semester beräknas normalt från startdatumet på den senaste öppna anställningsperioden (den utan slutdatum).

Steg 3: Preliminär beräkning och felsökning

Gör alltid en preliminär utskrift innan du genomför den skarpa uppdateringen.

1. Gå till Semester > Semesterberäkning.

2. Ange startdatum för intjänandeåret som gått.

3. Välj Preliminär utskrift - ingen uppdatering.

4. Granska resultatet:

• Välj Lista = En rad per anställd för en överblick av saldon och sysselsättningsgrader.

• Välj Lista = Detaljerad beräkning för att djupgranska en specifik person om något ser fel ut.

Steg 4: Genomför uppdatering (Skarpt läge)

När den preliminära utskriften ser korrekt ut är det dags att uppdatera.

1. Gå till Semester > Semesterberäkning.

2. Ange startdatum för intjänandeåret som gått.

3. Markera semesteravtalet och välj Personalregister uppdateras.

4. Klicka Ok och sedan Uppdatera.

• Lönesystemet tar automatiskt en säkerhetskopia.

• En detaljerad beräkning sparas som PDF i filhanteringen.

Steg 5: Efterarbete

När uppdateringen är klar har de anställda fått nya semesterdagar och semesteravtalen har fått nytt startdatum automatiskt.

1. Justera förskott:
Har anställda med förskottssemester nu tjänat in betalda dagar? Kontrollera om förskottsskulden ska justeras eller strykas.

2. Uppdatera sjukfrånvaro:
För långtidssjuka som nu påbörjar ett nytt intjänandeår (och kanske får nya 180 dagar med ordinarie intjänande), glöm inte att uppdatera fältet för ändrad sysselsättningsgrad i personalregistret med rätt datum och grad.

3. Informera personalen:
Gå till Semester > Semesterbesked. Skriv ut En sida/person och dela ut till de anställda så de vet hur många dagar de har att ta ut.