Ibland kan det vara nödvändigt att visa ett värde som inte finns som standard i Visma Business. För att lösa detta kan du lägga till en egen beräknad kolumn. Denna kolumn fungerar som en extra kolumn i den aktuella tabellen och lagras inte i databasen; istället existerar den temporärt i minnet. Beräknade kolumner uppdateras automatiskt när värden i de ingående kolumnerna ändras och beräkningarna görs radvis.
Fördelen med en egen beräknad kolumn kan vara att du snabbt kan få översikt över ett resultat. Ett annat användningsområde kan vara att skapa egna kolumner till rapporter.
För att skapa en beräknad kolumn går man in under Administration –> Övr inställningar -> Beräknade kolumner om ni har standardmenyerna i Visma Business.
Har ni inte standardmenyer så hittar ni tabellen i utforskaren under Tabeller -> Gemensamt -> Vyer och sedan hittar ni tabellen Beräknad kolumn till höger.
Vad man kan visa med en beräknad kolumn begränsas lite av systemet, en annan begränsning är att en beräknad kolumn inte går att sortera på eller göra urval på.
Du definierar själv en formel som bygger på värden i andra kolumner i tabellen och får ett resultat i din nya kolumn. Formlerna kan vara enkla som att addera ihop två värden till mycket komplexa genom att till exempel använda logiska uttryck.
Hur skapar man då en egen beräknad kolumn?
Börja med att ställa dig på den tomma nedersta raden och tryck på ’+’-tecknet på tangentbordet för att skapa en ny beräknad kolumn. Nu får du nästa lediga nr i Beräk.kol,nr och markören flyttar till nästa fält.
Här är en genomgång över fälten:
- Tabellnr
Dubbelklicka för att välja vilken tabell som beräkningen ska beräkningen ska användas i. Det går att sortera om ordningen till alfabetisk mha av radioknapparna längt ner till höger i fönstret, för att lättare hitta. - Namn
Här anger du ett namn på din beräknade kolumn. God sed är att man skriver en ’*’ först i namnet för att på ett enkelt sätt markera att det är en beräknad kolumn. - Formel
I formeln går att använda värden från fält, konstanter, fundamentala räknesätt (+. -, *, / och %), jämförelse (=, >, <, >=, <= och <>), logik (!, && och ||), villkor (? och :) och parenteser. Lättast är att titta i hjälpen till Visma Business, där finns även några exempel. Ställ dig i fältet Formel och tryck SHIFT + F1. - Format
I vilket format som resultatet ska visas i. Det finns tre olika att välja mellan.
- Tal (flyttal)
- Datum
- Klockslag
Här är några exempel på användningsområden:
- Totalpris
Beräkna totalpriset för en orderrad genom att multiplicera antal på raden med försäljningspriset. - Visa marginalen
Beräkna er marginal för en orderrad genom att subtrahera kostnaden från försäljningspriset. - Kategorisera
Kategorisera kunder eller produkter baserat på deras historik.
Några exempel.
Om du vill beräkna totalpriset för en orderrad kommer formeln att bli:
@Kolumn (Pris) * @Kolumn (Antal)
Beräkna antal dagar som gått sedan orderdatum:
@Datum () - @Kolumn (Orderdatum)
(Datum() använder vi för att definiera dagens datum.)
För att skriva effektiva och korrekta formler så finns det några regler som man ska följa:
- Använd parenteser för att styra beräkningsordningen
- Var noga med att kontrollera att du refererar till rätt kolumn
- Testa dina formler och kontrollera att resultatet stämmer och är det som du förväntar dig