Så ska du tänka när du köper ett nytt affärssystem

Att byta affärssystem är en av de mest krävande processerna ett företag går igenom, för oss på Exsitec är det något vi gör dagligen. Vi vill tipsa dig om vad som är viktigt att tänka på när man köper ett nytt affärssystem, vanliga fallgropar och var börjar man egentligen? Läs vidare för att få konkreta förslag på hur man undviker att köpa fel affärssystem.

Vad innebär egentligen “fel” affärssystem?

Fel affärssystem möter inte era behov fullt ut.

Det är viktigt att hitta ett system som kan växa i den takt verksamheten vill växa. Väljer man ett affärssystem som inte möter behoven fullt ut blir det ofta ett drivankare som verksamheten får släpa på i allt man gör. Det är ofta vanligt att företag etablerar ett affärssystem som inte möter behoven fullt ut vilket resulterar i att man ändå plockar ut olika delar av verksamhetsstödet som hamnar utanför systemet i tex dropbox mappar och excelfiler. De här delarna vill man egentligen ha i sitt affärssystem, och därför är det viktigt att hitta ett systemstöd som möter era behov väl.  

Fel affärssystem målar in er i ett hörn

Det är viktigt att affärssystemet också ska vara tillräckligt flexibelt för att möta de behov er verksamhet har om 5 år.

Exempel; er verksamhet vill expandera försäljningen till den europeiska marknaden efter 5 år, men ert affärssystem stödjer inte hanteringen av flera valutor. Det här resulterar i att affärssystemet begränsar er utveckling och målar in er i ett hörn.

Fel affärssystem tvingar alla till kompromisser

Som användare av ett systemstöd ska man inte behöva kompromissa allt för mycket. Många affärssystem kanske har en medioker budgethantering eller en medioker CRM-hantering. Väljer man att jobba med ett modulärt ekosystem av systemstöd kan man få bästa möjliga stöd för respektive avdelning. Vi på Exsitec anser att du som användare kan förvänta dig att du ska ha ett system som passar dig och dina behov på bästa möjliga sätt.

Hur undviker man att välja fel affärssystem?

Börja med att fråga runt i din verksamhet. Vad behöver säljarna i ett CRM-system, vad behöver ekonomipersonalen för att hantera leverantörsfakturor, hur ska våra in-och utleveranser från vårt lager fungera osv. När du har fått en klar bild av vad respektive avdelning behöver plockar man sedan de komponenter av systemstöd som matchar de behov som finns hos medarbetarna.

Vi rekommenderar att man jobbar med ett ekosystem av olika moduler, istället för att ha ett stort system som mediokra lösningar för allt, för att på så sätt få det bästa möjliga systemstöd för varje avdelning.

Vi på Exsitec är säkra på att modulära ekosystem av olika moduler är framtiden för IT. Framtida affärssystem ska ha goda möjligheter till integration, för att systemet ska kunna prata bra med varandra, och på så sätt få ett ekosystem som ger bästa möjliga systemstöd för respektive avdelning i sin verksamhet. Det sämsta man kan göra är att investera i ett system som inte kan integreras med andra system.

Vart börjar man om man vill byta affärssystem?

1. Ta reda på hur det är att byta affärssystem, eller ta hjälp.

Ta gärna kontakt med oss på Exsitec så kan vi hjälpa dig med den här resan. På vår hemsidan finns även olika guider där man kan få mer information kring resan mot ett nytt affärssystem.

Checklista inför valet av nytt affärssystem

13 frågor du bör ställa dig innan du byter affärssystem

7 steg vid valet av affärssystem

2. Rannsaka er verksamhet och vad ta reda på vad som är viktigt för er.

Att byta affärssystem är en förändringsresa mot det bättre och vad vill ni uppnå? Skriv upp några mål ni har med bytet av affärssystemet.

3. Sammanfatta era behov och formulera en kravspecifikation.

Läs mer här om hur du formulerar en kravspecifikation.

4. Ta kontakt med några få robusta aktörer.

När ni letar leverantörer är det viktigt att kolla bland annat omsättning, lönsamhet, antal kunder. Välj inte en för liten leverantör som till exempel riskerar att gå under på grund av en pandemi. När man köper ett nytt affärssystem så inleds en långsiktig relation mellan kund och leverantör, varför det är viktigt att hitta en leverantör som känns bra.

5. Välj en leverantör som förstår er verksamhet och era behov.

Det här är väldigt viktigt! Det finns många olika system på marknaden som är relativt snarlika, därför är valet av leverantör viktigt för att man ska ha en fungerande och långsiktig relation. En bra dialog mellan kund och leverantör ger goda förutsättningar för ett bra samarbete och ett bra projekt.

6. Vår rekommendation

Vår starkaste rekommendation är ett systemstöd i form av ett ekosystem av olika moduler, för att på så sätt kunna koppla samman exempelvis det bästa möjliga stödet för lagerpersonalen, ekonomipersonalen och säljarna. Fördelen med att jobba med ett modulärt ekosystem är att man aldrig kommer behöva byta ut sitt affärssystem. Skulle det vara så att det visar sig längre fram att marknaden kräver något nytt av er verksamhet, då kan man byta ut den modulen som berörs och man behöver inte byta ut hela systemstödet.

Vanliga misstag

• Underskattar komplexiteten i att byta systemstöd
  

  Ni som kund behöver lägga minst lika mycket tid som vi på Exsitec gör vid en implementation av ett affärssystem. Därför är det viktigt att företagsledning avsätter tid för systembytet och det är också viktigt att se över så medarbetarna har en rimligt arbetsbelastning under den här perioden. Det är en krävande process för era medarbetare att byta system, men när man efter cirka 6 månader kollar tillbaka så kommer ni undra hur ni någonsin kunde arbeta på ert gamla sätt.
  
  

• Börjar för stort, våga börja tillräckligt litet

  Ett vanligt misstag är att man börjar för stort. Sätt en ambitionsnivå för projektet och håll er till planen. Börja med exempelvis version 0.7 och prioritera aktiviteter. Vi kommer inte hantera allt på en gång, för att ni snabbare ska kunna komma igång och börja arbeta i systemet. När man inte håller sig till planen finns en risk att funktionalitet hela tiden adderas till version 0.7 vilket gör att ni inte kommer igång och 0.7 blir till version 1.7.
  
  

• Kund och leverantör inte är ett team

  Vi på Exsitec vill att relationen mellan kund och leverantör ska vara ett team. Vi från exsitec är experter på systemstödet men ni är experter på er verksamhet. När vi kan få dessa två komponenter att fungera ihop och kan vi utbilda er och få er att förstå systemet precis lika bra som vi, och då får vi väldigt bra utväxling av projektet. Ni blir också mindre konsultberoende ju mer ni kan av ert system.
  
  

• Anpassar en standardintegration

  När ni väljer ett affärssystem, låt affärssystemet göra det den gör bäst på. Låt system X göra det X är bäst på och låt system Y göra det Y är bäst på. Välj sedan en integration som är tillräckligt flexibel så att integrationen kan ta hand om affärslogik och anpassningar. När vi låter integrationen hantera affärslogiken, så kan vi arbeta i respektive system på det sättet som det är tänk. Det är därför vi på Exsitec förespråkar ett modulärt systemstöd. Börjar man anpassa standardintegrationer så finns det en stor risk att det blir längre ledtider, vilket är viktigt att ha i åtanke.

Vad är viktigt att tänka på vid köp av nytt affärssystem? Det är en stor och krävande process att byta affärssystem. Därför är det viktigt att man väljer rätt affärssystem och rätt leverantör.

Finns det ett “rätt” affärssystem?

Oftast inte. Många system på marknaden är snarlika, vilket gör valet av leverantör avgörande. Kombinationen av “ett tillräckligt bra affärssystem” och rätt leverantör är det som leder till ett lyckat resultat.

Hur hittar jag rätt leverantör?

• Rätt leverantör förstår er verksamhet och ställer relevanta frågor för att förstå er verksamhet. Rätt leverantör bör också ställa utmanande frågor för att undvika att du som kund blir hemmablind.

• Det är viktigt att en leverantör vågar erkänna sina svagheter och vågar arbeta transparent. Det finns ingen leverantör som har svar på alla frågor. Om man pratar med en leverantör som har svar på alla din frågor, bör du dra öronen åt dig. Försök få till en transparent dialog med leverantören.

• En leverantör bör inte ha som mål att vara billigast. Hitta en leverantör som har fokus att leverera högst värde i förhållande till kostnaden. När ni jämför olika offerter från olika leverantörer måste man se över vilken leverantör som kommer leverera högst värde. 

• Välj en leverantör som är långsiktigt. Hitta en leverantör som har förutsättningar att växa tillsammans med er. Om man väljer en leverantörer som kan endast en produkt, då blir det troligtvis inte lika naturligt att ni kommer jobba tillsammans under längre tid.  Incitamenten för den leverantören kanske inte blir samma som för en leverantör med en bredare produktportfölj som kommer arbeta under en lång period tillsammans med dig. 

Blir ett affärssystemsprojekt alltid större än vad leverantören estimerar?

Många har en tro om att ett affärssystemsprojekt alltid blir större än vad som är estimerat från början. Det behöver inte nödvändigtvis var ett misslyckande att estimatet blir större än estimerat. Han man gjort ett bra förarbete, och projektet ändå blir större så innebär det att man har identifierat nya värden för kunden som man tillsammans beslutar att addera till projektet. Grunden till att man ska hålla sig inom estimatet är alltså ett bra förarbete.

5 tips för ett lyckat projekt

1. Granska om säljarna har gjort en glädjekalkyl

Det här kan vara svårt att avgöra, men be leverantören att förklara hur deras estimerings-process går till. På så sätt kan man minimera risken att säljarna har gjort en glädjekalkyl. Leverantören borde ha en väl etablerat process för estimeringen av projektet. Tips är att identifiera om det är säljorganisationen som har tagit fram estimatet eller om de har valt att inkludera leveransorganisationen. Det är ju leveransorganisationen som faktiskt ska implementera projektet, varför det är de som också då bör vara inkluderade i estimeringen.

2. Undersök projektmodellen

Leverantören bör förklara hur deras projektmodell ser ut. Tydlig och strukturerad projektstyrning är avgörande för ett lyckat projekt. Ett projekt bör till exempel ha en styrgrupp, om en leverantör inte kräver en styrgrupp bör man reagera och dra öronen åt sig.

3. Ha insyn i projektet

Saknar ni insyn i hur projektet går och har ni ni inte en löpande dialog i hur projektet går, pausa och dra i handbromsen! Det är viktigt att ni vet hur projektet ligger till och vad som händer under projektets gång.

4. Aktiva val att utöka projektet

Ny funktionalitet eller ändrat scope i projektet ska hanteras genom tydlig ÄTA-hantering. Det är viktigt att det är ni som kund som tar beslutet om att addera funktionalitet och utöka estimatet i projektet. 

5. Håller rätt tempo i projektet

Leverantörer bör kunna presentera en projektplan inkl. förväntad tid från både leverantör och er som kund. Det här är en viktigt förutsättning för att man tydligt ska se att man håller rätt tempo i projektet.