Moelven får smartare fakturahantering skapar struktur och sparar tid

Med 600 anställda producerar Moelvens fabriker cirka 6000 moduler per år. De arbetar alltid med den senaste produktionstekniken, och har nu även uppgraderat till det senaste inom elektronisk fakturahantering.

Stora mängder fakturor skapade mycket manuellt arbete

För varje byggprojekt hanteras stora mängder material och det är mycket som måste falla på plats och koordineras. Därmed tillkommer även mycket administrativa uppgifter kring kostnader, lager och konteringar. Moelven ville hitta ett effektivare sätt att arbeta med sina projekt.

"Vi har börjat att automatisera en del processer som fakturahanteringen och vi har även EDI handel med vår största leverantör. Jag ärmest nöjd med möjligheten att enkelt anpassa systemet efter våra behov." — Jan Denker, IT-ansvarig, Moelven

Moelven har själva valt hur attesteringen ska gå till

När Moelven får ett nytt projekt lägger de upp projektet i affärssystemet Visma Business och väljer en ansvarig. Detta läses över automatiskt till Medius AP Automation som automatiskt skickar inkomna fakturor till rätt attestant.

De kan även automatiskt godkännas vid valda gränsbelopp om det inte skiljer sig från inköpsorder. När attestanten sedan attesterat fakturan vet Medius AP Automation baserat på belopp och kontering om fakturan behöver attesteras av någon mer person eller om den är klar för slutkontroll.

E-fakturor är en del av framgången

Moelven har på allvar påbörjat sin digitaliseringsresa. En del av en tydlig effektivisering är E-fakturor. Ungefär 10 000 av sina 30 000 fakturor hanteras nu som E-faktura. Tillsammans med smidigare attestering har de fått loss en avsevärd mängd tid, till mer värdeskapande aktiviteter.

Resultatet av digitalisering

Att skanna en faktura i en tolkningsprogramvara tar ca 45 sekunder. För att få lite perspektiv på detta kan vi ta snittet för det gamla sättet att ta emot fakturor. På en vecka processar Moelven Byggmodul AB ca 190 E-fakturor, vilket inte längre behöver någon som helst handpåläggning. Det innebär att de sparar 142 minuter i veckan. Det blir ca 10 timmar i månaden, och detta är enbart på E-fakturor. De sparar även annan tid kring administrationen i Visma Business och den övriga faktureringen.

Läs mer