Vår integritetspolicy

Denna integritetspolicy förklarar hur och varför Exsitec Holding AB, org.nr. 559116-6532, samt dotterbolaget Exsitec AB, org.nr. 556592-7455, (nedan ”Exsitec”, ”vi”, ”vår” eller ”oss”) behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som besöker våra hemsidor www.exsitec.se och www.exsitec.com (”Hemsidan”) eller våra plattformar i sociala medier, arbetar hos oss eller representerar någon av våra kunder, leverantörer eller andra affärspartners, och för dig som söker jobb hos oss. Olika avsnitt i denna policy kommer därför vara tillämpliga och relevanta för dig, allt beroende på vilken relation du har till oss.

Du når oss via:
Mejl: info@exsitec.se
Telefon: 010 - 333 33 00

Innehåll

Exsitec är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt vad som framgår i denna policy. Om du har några frågor kring hur vi behandlar dina personuppgifter eller dina rättigheter är du alltid välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter hittar du sist i denna integritetspolicy

Vi behandlar dina personuppgifter för olika ändamål beroende på vilken relation du har till oss.

I de flesta fall behandlar vi personuppgifter som du själv valt att tillhandahålla oss, antingen i din yrkesroll som kontaktperson hos någon av våra kunder, leverantörer eller andra partners eller när du kontaktar oss rörande lediga tjänster hos oss. I vissa fall inhämtar vi även personuppgifter från annan än direkt från dig, nämligen om du eller det företag du representerar ska ingå eller har ingått ett avtal med oss. Vi inhämtar även automatiskt vissa uppgifter rörande din användning av vår hemsida och våra övriga digitala kanaler. Vi säljer eller delar dock inte personuppgifter till eller med tredje part, såvida inte sådan delning eller överföring framgår av denna policy.

I följande avsnitt hittar du mer detaljerad information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och varför.

Ändamål: För att underhålla, testa och förbättra vår hemsida

Behandling:

  • Analyser av data vi insamlar för ovan angivet ändamål. Baserat på datan vi behandlar genomför vi analyser på en aggregerad nivå (utan att du identifieras som individ) som stöd för att underhålla, testa och förbättra vår hemsida

Personuppgifter som behandlas:

  • Information om dina besök på vår hemsida genom cookies (t ex information om vilka sidor du besökt, vilka länkar du klickat på, teknisk data om din enhet såsom IP-adress, geografisk lokalisering, browserinställningar)

Laglig grund:

Behandling är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av underhålla, testa och förbättra vår hemsida (intresseavvägning).

Lagringstid: Högst 16 månader.

Ändamål: För att kommunicera med dig när du kontaktar oss via t ex mail, telefon eller våra digitala kanaler

Behandling:

  • Hantering av ditt ärende och besvarande av frågor
  • Förbättring av tjänster och information som vi lämnar via vår hemsida eller andra digitala kanaler

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn och kontaktuppgifter (såsom e-postadresser, telefonnummer och adress)
  • Andra uppgifter och information som du väljer att tillhandahålla oss

Laglig grund:

Behandling är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade av att kommunicera med dig när du kontaktat oss (intresseavvägning).

Lagringstid: Under tiden ditt ärende pågår och högst 28 månader därefter.

Ändamål: För att förebygga och upptäcka missbruk av våra tjänster, t ex säkerhetsangrepp

Behandling:

  • Nödvändig behandling för att skydda vår IT-miljö mot attacker och intrång

Personuppgifter som behandlas:

  • Information om dina besök på vår hemsida genom cookies (t ex information om vilka sidor du besökt, vilka länkar du klickat på, teknisk data om din enhet såsom IP-adress, geografisk lokalisering, browserinställningar)

Laglig grund:

Behandling är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att skydda vår IT-miljö från attacker och intrång (intresseavvägning).

Lagringstid: Högst 28 månader.

Ändamål: För att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter

Behandling: 

  • Nödvändig behandling för att administrera våra skyldigheter i enlighet med exempelvis bokföringslagen

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn på kontaktperson hos leverantör, kund eller partner
  • Kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer etc) till kontaktperson
  • Om leverantör, kund eller partner är en enskild firma; organisationsnummer/personnummer

Laglig grund:

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter. Detta innefattar ofta att vi behåller information om kontaktpersoner hos kunder, leverantörer och partners.

Lagringstid: Så länge som vi är skyldiga enligt lag att behålla underlaget och högst 1 år därefter. 

Ändamål: För att förbereda, administrera och fullgöra avtal med leverantör, kund eller annan partner

Behandling:

  • Nödvändig behandling för att administrera våra rättigheter och skyldigheter enligt ett leverantörs-, kund- eller annat typ av partneravtal
  • Löpande kontakt med vår leverantör, kund eller partner

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn på kontaktperson hos leverantör, kund eller partner
  • Kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer etc) till kontaktperson
  • Om leverantör, kund eller partner är en enskild firma; organisationsnummer/personnummer

Laglig grund:

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse av att fullgöra avtalet med vår leverantör, kund eller partner, eller, om du lämnar uppgifter till oss som enskild näringsidkare, för att det är nödvändigt för att fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder som du begär innan ett avtal ingås.

Behandlingen är också nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att förbereda administrera och fullgöra avtal med leverantör, kund eller annan partner

Lagringstid: Så länge som vi har rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet och en period om högst två (2) år därefter. Det är inte ett krav att dina personuppgifter lämnas till oss. Om vi inte får behandla dina personuppgifter, kommer vi inte kunna ingå avtal och därefter fullgöra vårt avtal (eller endast kunna göra det med vissa dröjsmål) samt administrera avtalsförhållandet med dig eller det bolag som du representerar/är kontaktperson för.

Ändamål: För att administrera eventuella reklamationer, garantier, anspråk och andra liknande krav

Behandling:

  • Nödvändig behandling för att administrera våra rättigheter och skyldigheter enligt ett leverantörs-,  kund- eller partneravtal

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn på kontaktperson hos leverantör, kund eller partner
  • Kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer etc) till kontaktperson
  • Om leverantör, kund eller partner är en enskild firma; organisationsnummer/personnummer

Laglig grund:

Att kunna administrera avtal är nödvändigt för oss för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter och rättigheter. Behandlingen av dina personuppgifter inom ramen för detta är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse av att uppfylla våra rättsliga skyldigheter och för att försvara oss mot ett potentiellt krav.

Lagringstid: Högst fem (5) år efter att garantitider, ansvarstider och liknande enligt respektive avtal löpt ut.

Det är inte ett krav att dina personuppgifter lämnas till oss. Om vi inte får behandla dina personuppgifter, kommer vi inte kunna ingå avtal och därefter fullgöra vårt avtal samt administrera avtalsförhållandet med dig eller det bolag som du representerar/är kontaktperson för.

Ändamål: För marknadsföring och liknande

Behandling:

  • Utskick av information om nyheter, erbjudanden, evenemang och liknande marknadsföringsmaterial via e-post och/eller andra digitala kanaler
  • Personuppgifter som behandlas:
  • Namn och kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer etc) på kontaktperson hos kund, potentiell kund, leverantör, partner eller andra intressenter

Laglig grund:

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse av att marknadsföra våra produkter och tjänster och upprätthålla vår affärsrelation med dig och kommunicera med dig i din yrkesroll (intresseavvägning eller, om du själv valt att prenumerera på vårt nyhetsbrev, ditt samtycke.)

Lagringstid: Om du är kontaktperson hos någon av våra befintliga eller tidigare kunder; under avtalstiden och under en period om högst fem (5) år därefter. Om du är kontaktperson hos någon av våra potentiella kunder; under den tid vår marknadsföringskampanj pågår. Om du har lämnat ditt samtycke; till dess du återkallar ditt samtycke vilket du enkelt kan göra detta i alla våra utskick genom att trycka på länken för ”unsubscribe”/”avsluta prenumeration”. Du har alltid en möjlighet att när som helst avregistrera dig från fortsatta utskick från oss. Om du avregistrerar dig upphör vi omedelbart med vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål.

Ändamål: För att administrera och organisera vår rekrytering samt bevissäkring avseende potentiella tvister rörande rekrytering

Behandling:

  • Överväganden rörande kandidater utifrån olika erfarenheter och meriter och studieresultat
  • Administrering av kallelse och bokning av tid för intervju och test eller liknande
  • Administrering av CV, personliga brev, betyg, tester
  • Administrering av korrespondens med oss via e-post eller telefon
  • Överföring av uppgifter till rekryteringspartners
  • Övrig nödvändig behandling för att administrera och organisera vår löpande och/eller specifik rekrytering

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Eventuell bild
  • Uppgifter om utbildning
  • Uppgifter om yrkeserfarenhet
  • Eventuella andra uppgifter som du kan komma att tillhandahålla oss i ditt CV eller på annat sätt

Laglig grund:

Behandling är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att rekrytera personal samt vårt och ditt berättigade intresse av att kommunicera rörande detsamma (intresseavvägning). Ditt personnummer behandlas då det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen och för att vi ska kunna identifiera dig.

Lagringstid: Till dess att ansökningsförfarandet är avslutat och, avseende personuppgifter i form av namn, kontaktuppgifter och tjänsten du sökt, högst tre (3) år därefter.

Insamlingen av uppgifter är nödvändig för att vi ska kunna administrera din ansökan om anställning och erbjuda dig anställning hos oss. Om personuppgifter inte lämnas kommer vi inte kunna administrera din ansökan om anställning och kommer därmed inte kunna erbjuda dig anställning hos oss.

Ändamål: För att administrera framtida rekryteringar

Behandling:

  • Överväganden rörande kandidater utifrån olika erfarenheter och meriter och studieresultat i vår kandidatdatabas för framtida rekryteringar
  • Administrering av kallelse och bokning av tid för intervju och test eller liknande
  • Administrering av CV, personliga brev, betyg, tester
  • Administrering av korrespondens med oss via e-post eller telefon
  • Överföring av uppgifter till rekryteringspartners
  • Övrig nödvändig behandling för att administrera och organisera vår löpande och/eller specifik rekrytering

Personuppgifter som behandlas:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Eventuell bild
  • Uppgifter om utbildning
  • Uppgifter om yrkeserfarenhet
  • Eventuella andra uppgifter som du kan komma att tillhandahålla oss i ditt CV eller på annat sätt

Laglig grund:

Ditt samtycke. Om du efter ett avslutat ansökningsförfarande inte blir erbjuden en tjänst hos oss kan du begära att vi tar bort dina uppgifter men då kan vi inte heller kontakta dig för eventuella framtida rekryteringar och lediga uppdrag. 

Lagringstid: Högst tre (3) år från det att ansökan lämnas eller till den tidigare tidpunkt då du återkallar ditt samtycke.

Ändamål: För att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra rättigheter inom arbetsrätten

Behandling:

  • Nödvändig behandling för att kunna tillvarata våra rättigheter vid ett eventuellt anspråk enligt tillämplig lagstiftning

Personuppgifter som behandlas:

  • De personuppgifter som du lämnat i samband med ansökningsförfarandet

Laglig grund:

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra rättigheter inom arbetsrätten (rättslig förpliktelse)

Lagringstid: Under ansökningsförfarandet och högst tre (3) år därefter.

Denna insamling av personuppgifter är nödvändig enligt lag. Om uppgifterna inte lämnas kan vår rättsliga skyldighet inte fullgöras och vi kan inte administrera din ansökan om anställning.

För behandlingen av personuppgifter i avstämningsregistret är den centrala värdepappersförvararen, Euroclear Sweden AB, personuppgiftsansvarig. Dock kan uppgifter från registret lämnas över direkt till oss eller från det företag du företräder.

Ändamål: Uppfylla Exsitecs skyldigheter gentemot dig som aktieägare enligt bolagsordningen och aktiebolagslagen.  

Behandling: 

  • Nödvändig för att kunna föra protokoll och sätta röstlängden på bolagsstämma.
  • Nödvändig för att kalla till bolagsstämma, administration av bolagsstämma eller i samband med andra bolagshändelser.
  • Nödvändig för att informera aktieägare om information som rör Exsitec och dess verksamhet.

Personuppgifter som behandlas: 

  • Kontaktuppgifter bestående av namn, adress, telefonnummer och e-postadress
  • Personnummer
  • Organisationsnummer (om det går att koppla till dig som person)
  • Innehav av aktier eller andra finansiella instrument
  • Ev. information om god man, pantsättning och panthavare samt eventuella andra anteckningar i avstämningsregistret

Laglig grund: 

För att fullgöra avtalsenliga förpliktelser gentemot dig enligt bolagsordningen och aktiebolagslagen. (rättsliga förpliktelser)

Behandlingen är nödvändig för Exsitecs berättigade intresse av att fullgöra de avtalsenliga förpliktelser gentemot sina aktieägare. (intresseavvägning)

Lagringstid: Så länge som krävs enligt lag eller den tid som krävs för uppfyllandet av ändamålet med behandlingen.

Ändamål: Uppfylla Exsitecs skyldighet enligt EU:s marknadsmissbruksförordning mm., särskilt att föra en förteckning över närstående till personer i ledande ställning i bolaget, rapportera insynshandel och föra insiderförteckning.

Behandling:

  • Upprättande av förteckning av personer i ledande ställning och dess närstående
  • Informationsgivning till närstående till personer i ledande ställning och nödvändig administration därtill
  • Vid rapportering av närståendes insynshandel till Finansinspektionen och andra relevanta myndigheter
  • Upprättande, uppdaterande och administrering av insiderförteckning samt om nödvändigt vid överföring av information till relevant myndighet

Personuppgifter som behandlas

  • Namn
  • Kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och e-mailadress
  • Personnummer, i tillämpliga fall
  • Vid rapportering av transaktioner behandlas även andra personuppgifter som du lämnade i din rapportering av transaktioner (insynshandel) till oss
  • Vid insiderförteckning behandlas även andra personuppgifter som förekommer i förteckningen (såsom din befattning och företagsuppgifter= eller skriftliga bekräftelsen från dig.
  • Andra uppgifter som du eventuellt lämnar till oss.

Laglig grund: Den skyldighet som Exsitec har enligt EU:s marknadsmissbruksförordning (“MAR”) och andra tillhörande författningar och föreskrifter. (Rättslig förpliktelse)

Lagringstid: Om du är närstående till en person i ledande ställning lagrar vi dina personuppgifter under den tid du är närstående till en person i ledande ställning, och 5 år därefter. Om du anses ha insiderinformation och förekommer på en insiderförteckning hos oss kommer personuppgifterna att bevaras i 5 år efter det datum då förteckningen upprättades eller om den uppdaterats, i 5 år sedan förteckningen uppdaterades.

Exsitec erbjuder möjligheten att anmäla sig för att erhålla s.k. IR-information eller andra pressmeddelanden. 

Ändamål: Uppfylla Exsitecs skyldighet att skicka information till intressenter som anmält sig för att få information.

Behandling: 

  • Nödvändig för att kunna skicka begärd information. 

Personuppgifter som behandlas: 

  • Kontaktuppgifter bestående av namn och e-postadress

Laglig grund:

Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av samtycke från den registrerade. (Samtycke)

Lagringstid: Personuppgifter ska raderas när intressenten meddelat att han eller hon inte längre önskar ta emot information från Exsitec.

Som vi beskrivit här ovanför behandlar vi i vissa fall dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse. Om du har några frågor eller vill veta mer om hur vi gjort dessa intresseavvägningar är du välkommen att kontakta oss.

Dina personuppgifter delas med företag som behandlar personuppgifter för vår räkning, sk personuppgiftsbiträden. Till exempel får våra samarbetspartners och andra leverantörer, såsom IT- och systemleverantörer som tillhandahåller drift, utveckling samt support för våra system och molntjänster tillgång till dina personuppgifter. Vi har tecknat sk personuppgiftsbiträdesavtal med dem vilket bl a innebär att de är skyldiga att behandla informationen säkert, korrekt och med sekretess.

Vissa av våra IT-leverantörer bedriver sin verksamhet utanför EU/EES. Det kan därför medföra att dina personuppgifter överförs utanför EU/EES. När sådan överföring sker vidtar vi särskilda skyddsåtgärder för att säkerställa en adekvat skyddsnivå av dina personuppgifter, vilket t ex kan innebära att vi tecknar avtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen.

Ja, vi använder cookies för att göra det lättare för dig att använda vår hemsida. Du hittar mer information om vår användning av cookies på vår hemsida.

Enligt dataskyddsförordningen har du ett antal rättigheter rörande behandlingen av dina personuppgifter.

  • Rätt till information. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och att begära ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas.
  • Rätt att återkalla samtycke. Om du har lämnat ditt samtycke till viss behandling av dina personuppgifter har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke  till behandlingen med framtida verkan.
  • Rätt till rättelse. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
  • Rätt till radering, begränsning av behandling och göra invändningar. Du har under vissa förutsättningar rätt att få dina personuppgifter borttagna, att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas eller invända mot vår behandling av dina personuppgifter.
  • Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är dock begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.
  • Rätt att lämna klagomål. Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna ett klagomål till Datainspektionen.

Vill du kontakta oss?

Om du vill använda dig av dina rättigheter enligt ovan eller annars vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta oss via e-post till info@exsitec.se.

______________________

Denna integritetspolicy fastställdes av Exsitec Holding AB den 18 augusti 2020