Medius AP Automation - Automatisering från fakturamottag till betalning

I Medius AP A (Accounts Payable Automation) går det att automatisera stora delar av processen för leverantörsfakturahantering. Allt från skanning, datafångst och verifiering av informationen på leverantörsfakturan till granskning, matchning, kontering och attestering av kostnaderna.

Våra kunder har gått från 35% automatisering till upp till 95% med hjälp av Exsitec och Medius AP Automation.  

Ja! Medius kan ta emot och hantera alla fakturaformat, allt från papper och pdf till PEPPOL och e-faktura.

Självklart har vi på Exsitec möjlighet att även hjälpa er komma igång med E-faktura, och kan samköra det med en implementation av Medius AP Automation. 

Ja. I Medius kan man hantera både varu- och omkostnadsfakturor. 

Om fakturan baseras på en inköpsorder hanteras den som en så kallad varufaktura och kopplas och matchas automatiskt mot inköpsordern med hjälp av ordernummer på fakturan. Om inget avviker så berättar Medius AP A för affärssystemet att allt är OK och då kan leverantörsfakturan betalas. För att hantera avvikelser sätter man upp regelverk som bestämmer vad som ska hända och vem som ska hantera avvikelsen.

Om fakturan avser ett sällanköp (inköp som sker vid behov som t.ex fika eller kontorsmaterial) eller om fakturan som inte har inte föregåtts av en inköpsorder hanteras den som en omkostnadsfaktura. Fakturan läses in, tolkas och verifieras för att sedan skickas till rätt person för kontering och attestering baserat på information som referenser, leverantör eller annan information som man önskar nyttja. 

I Medius AP Automation kan man bygga dynamiska och flexibla attestflöden baserade på krav och interna policies för kontroll. Med Medius tolkningsmodul, Capture, kan man få AI-baserad datafångst och verifiering som föreslår kontering och distribution till rätt attestant. Några av fördelarna med ett automatiserat attestflöde är:

• Snabbare distribution till en eller flera attestanter samtidigt med automatisk distribution i upp till 90% av fallen.

• Korta ner ledtider med upp till 4 dagar och handläggning i attestering- och godkännandesteget.

• Mer kontroll på fakturaflöden och flaskhalsarna.

Men det viktigaste är rätt faktura till rätt person i rätt tid!

Medius AP Automation är en robust och bred lösning för leverantörsfakturahantering, där motorn för fakturamatchning mot inköpsunderlag, både på rad- och huvudnivå, verkligen sticker ut.

Även tolkningsmodulen, Capture, uppskattas särskilt då man redan i försteget kan bygga grunden för ett helautomatiserat leverantörsfakturaflöde.

Dessutom slipper man hitta och ansluta en extern tjänst för fakturatolkningen, då allt är inbyggt i systemet. 

Medius AP Automation är optimalt för bolag med en fakturavolym på minst 3500 fakturor, eller för de bolag med många fakturarader och fakturor som är komplexa och tar lång tid att hantera.

Även bolag som har höga krav på kontroll och spårbarhet i sitt system passar Medius AP Automation. 

Några exempel på branscher där Exsitec har implementerat Medius AP Automation är partihandel, detaljhandel, transportbolag, tillverkande bolag, offentlig sektor, tjänstesektorn, fastighetsbolag, finansbolag, och inom bygg-, service & entreprenad.

I de allra flesta fall, ja! Vi har lång erfarenhet av att integrera Medius AP Automation mot såväl ekonomisystem som övriga försystem. Vi samarbetar med en rad olika ERP-leverantörer och har färdiga integrationer till bland annat Visma Net, Visma Business, Business NXT, IFS, iScala/Epicor Kinetic, Jeeves, Pyramid och Fortnox. Vi har även erfarenhet av att integrera Medius AP A mot Multicase, Pengvin, FreshX, CIS (Cargo IT), IBS Maximo, Amos och Logitall m.fl.

Känner du dig ändå lite osäker och vill veta om vi kan integrera mot ditt företags verksamhetssystem? Kontakta oss i formuläret nedan så återkopplar vi till dig!

Prisbilden för Medius AP Automation ser olika ut för olika kunder och behov, men gemensamt för alla kunder är att den består av en månadskostnad och en engångskostnad:

• Månadskostnad: Baseras på antal fakturor som skall hanteras i lösningen och inkluderar tolkningsmodulen Capture, integrationslicens till ert affärssystem, alla transaktioner och obegränsat antal användare.

• Engångskostnad: Utgörs av en projektkostnad för systemimplementeringen. Implementationsprojektet inkluderar projektinitiering, projektledning, workshop, grunduppsättning, installation, konfiguration, integration, utbildning, testning och driftsättning. Vi på Exsitec har genomfört implementationer av Medius AP Automation för över 200 kunder. Denna kostnad bygger på estimat baserade på vår omfattande erfarenhet och presenteras i en kundunik offert från oss.

Vi erbjuder även hjälp med förvaltning och support, vilket tecknas i ett separat supportavtal med oss. 

Ett implementationsprojekt kan, beroende på komplexitet och omfattning, ta mellan 2-4 månader från att beställningen är gjord till att man är igång med att hantera sina leverantörsfakturorna i Medius AP Automation. 

Ett normalt implementationsprojekt av Medius AP Automation består av 5 steg: 

1. Workshop för att fastställa anpassningar och installera lösningen.

2. Användarutbildning och genomgång av acceptanstester.

3. Testfas där lösningen verifieras och godkänns för att tas i drift.

4. Go Live för att börja hantera leverantörsfakturorna skarpt i Medius AP Automation.

5. Acceptans och överlämning av Medius till support och förvaltning.