Medius AP Automation - Automatisering från fakturamottag till betalning

Med Medius AP Automation kan ni automatisera nästan hela flödet för leverantörsfakturor, från mottagning till betalning. Systemet tar emot och tolkar fakturor oavsett format, kontrollerar uppgifterna och matchar dem mot order och inleverans. Därefter konteras de och skickas till rätt attestant.

Både varufakturor (orderbaserade) och omkostnadsfakturor hanteras i samma system. Varufakturor som stämmer mot order och inleverans kan gå hela vägen utan att någon behöver röra dem. Omkostnadsfakturor får förslag på kontering och attestant utifrån tidigare fakturor. Det automatiserade attestflödet gör att fakturor inte blir liggande, att rätt person godkänner rätt kostnad och att varje steg går att spåra i efterhand.

Våra kunder har gått från 35 % automatisering till upp till 95 % med hjälp av Exsitec och Medius AP Automation.

Ja! Medius kan ta emot och hantera alla fakturaformat, allt från papper och pdf till PEPPOL och e-faktura.

Självklart har vi på Exsitec möjlighet att även hjälpa er komma igång med E-faktura, och kan samköra det med en implementation av Medius AP Automation. 

AI finns inbyggt i hela fakturaflödet i Medius AP Automation, med full kontroll och spårbarhet i varje steg. Medius började bygga AI i plattformen redan 2016 och utvecklar den hela tiden vidare med nya funktioner och modeller som tränas på miljarder fakturadatapunkter. AI:n föreslår och flaggar, men det är era regler och attestanter som fattar besluten, och allt loggas. Några exempel på var AI används:

• Datafångst: AI läser av och tolkar fakturor automatiskt, även när layouten varierar.
• SmartFlow: föreslår kontering, moms och attestant för fakturor utan order och lär sig av hur ni har hanterat tidigare fakturor.
• Medius Copilot: låter attestanten ställa frågor om fakturan direkt i flödet.
• Fraud & Risk Detection: flaggar misstänkta fakturor, dubbletter och ändrade bankuppgifter innan något betalas.

Ja. AI gör i själva verket fakturahanteringen säkrare, eftersom den kontrollerar varje faktura på ett sätt som är svårt att hinna med manuellt. Med Medius AP Automation fattar AI:n inga beslut på egen hand: den föreslår och varnar, och det är era uppsatta regler och attestanter som godkänner.

• Skydd mot bedrägerier och fel: Fraud & Risk Detection granskar fakturor och leverantörsuppgifter före betalning. Den flaggar dubbletter, avvikande belopp, ändrade bankuppgifter och falska fakturor.

• Era regler gäller alltid: fakturor som inte stämmer mot order, inleverans eller era toleransnivåer stoppas och skickas till manuell granskning.

• Tydlig ansvarsfördelning: attestregler och behörigheter styr vem som får godkänna vad. Ingen faktura betalas utan att ha gått igenom det flöde ni har bestämt.

• Full spårbarhet: alla steg loggas, både det AI:n gjort och det era medarbetare gjort. Det underlättar revision och uppföljning.

• Säker datahantering: Medius AP Automation är en molntjänst som hanterar data enligt GDPR, och lagrar data inom Europa genom Microsoft Azure. 

I Medius AP Automation kan man bygga dynamiska och flexibla attestflöden baserade på krav och interna policies för kontroll. Med Medius tolkningsmodul, Capture, kan man få AI-baserad datafångst och verifiering som föreslår kontering och distribution till rätt attestant. Några av fördelarna med ett automatiserat attestflöde är:

• Snabbare distribution till en eller flera attestanter samtidigt med automatisk distribution i upp till 90% av fallen.

• Korta ner ledtider med upp till 4 dagar och handläggning i attestering- och godkännandesteget.

• Mer kontroll på fakturaflöden och flaskhalsarna.

Men det viktigaste är rätt faktura till rätt person i rätt tid!

Medius AP Automation är en robust och bred lösning för leverantörsfakturahantering, där motorn för fakturamatchning mot inköpsunderlag, både på rad- och huvudnivå, verkligen sticker ut.

Även tolkningsmodulen, Capture, uppskattas särskilt då man redan i försteget kan bygga grunden för ett helautomatiserat leverantörsfakturaflöde.

Dessutom slipper man hitta och ansluta en extern tjänst för fakturatolkningen, då allt är inbyggt i systemet. 

Medius AP Automation är optimalt för bolag med en fakturavolym på minst 3500 fakturor, eller för de bolag med många fakturarader och fakturor som är komplexa och tar lång tid att hantera.

Även bolag som har höga krav på kontroll och spårbarhet i sitt system passar Medius AP Automation. 

Några exempel på branscher där Exsitec har implementerat Medius AP Automation är partihandel, detaljhandel, transportbolag, tillverkande bolag, offentlig sektor, tjänstesektorn, fastighetsbolag, finansbolag, och inom bygg-, service & entreprenad.

Prisbilden för Medius AP Automation ser olika ut för olika kunder och behov, men gemensamt för alla kunder är att den består av en månadskostnad och en engångskostnad:

• Månadskostnad: Baseras på antal fakturor som skall hanteras i lösningen och inkluderar tolkningsmodulen Capture, integrationslicens till ert affärssystem, alla transaktioner och obegränsat antal användare.

• Engångskostnad: Utgörs av en projektkostnad för systemimplementeringen. Implementationsprojektet inkluderar projektinitiering, projektledning, workshop, grunduppsättning, installation, konfiguration, integration, utbildning, testning och driftsättning. Vi på Exsitec har genomfört implementationer av Medius AP Automation för över 200 kunder. Denna kostnad bygger på estimat baserade på vår omfattande erfarenhet och presenteras i en kundunik offert från oss.

Vi erbjuder även hjälp med förvaltning och support, vilket tecknas i ett separat supportavtal med oss. 

Ett implementationsprojekt kan, beroende på komplexitet och omfattning, ta mellan 2-4 månader från att beställningen är gjord till att man är igång med att hantera sina leverantörsfakturorna i Medius AP Automation. 

Ett normalt implementationsprojekt av Medius AP Automation består av 5 steg: 

1. Workshop för att fastställa anpassningar och installera lösningen.

2. Användarutbildning och genomgång av acceptanstester.

3. Testfas där lösningen verifieras och godkänns för att tas i drift.

4. Go Live för att börja hantera leverantörsfakturorna skarpt i Medius AP Automation.

5. Acceptans och överlämning av Medius till support och förvaltning.