Så bidrar ekonomiavdelningen till företagets tillväxt

I veckans inlägg på Ekonombloggen berättar vår expert Tove Rustas Wiegurd hur ekonomiavdelningen kan arbeta för att skapa bra förutsättningar för företagets tillväxt. Vi har kokat ner det i 5 nycklar som ni kan ta med er i ert arbete.

Trevlig läsning!

5 nycklar:

Har ni en tillväxtstategi? Ett tillväxtmål? Hur kan den moderna ekonomiavdelningen hjälpa till att nå det målet? Eller leva upp till den strategin?

Till att börja med definieras tillväxt såklart olika för företag eller organisationer. Ni kanske verkar inom offentlig verksamhet, eller privat. Kanske till och med är börsnoterade. Kanske växer ni organiskt eller genom förvärv? Förvärven kan i sig vara av olika karaktär: en fusion, inkrom, dotterbolag etc. 

Våra förutsättningar kan helt enkelt se väldigt olika ut.

Det vi dock kan vara överens om att tillväxt innebär MER av någonting, och ofta då MER av någonting bra. Mer bra saker, helt enkelt. En förbättring.

Hitta er egen definition av tillväxt

Det kan vara mer vinst, ökad försäljning, högre lönsamhet, högre marginal, att växa geografiskt med fler kontor eller butiker eller liknande, eller att växa i antal anställda eller nya erbjudanden. Antal kunder, eller kanske andelen nöjda kunder, ökad kvalitet eller något annat. 

Det viktiga är att fundera över detta och ställa sig frågorna: 

  • Hur växer vi? 
  • Hur påverkar det oss?

Vem ska då stå för den här tillväxten?

Det är såklart en teaminsats, och som vanligt har ekonomiavdelningen en central roll, även för tillväxten.

 

1

Proaktivitet

Hur växer vi?

Hur växer vi och hur det påverkar oss? Vad kan den tillväxten få för konsekvenser för er på ekonomiavdelningen? Hur kan det komma att påverka era nuvarande processer?

Det här är någonting ni behöver förutse. 

Som nämnt ovan är ju tillväxt  “mer av någonting bra”, men det leder ofta till “mer av annat” också. 

Ökade volymer. Fler transaktioner. Fler fakturor. Kanske fler löner att hantera. Fler produktkategorier. Fler divisioner eller enheter. Fler konteringsdimensioner möjligtvis? Fler bolag? 

Vad händer om ni har 3 ggr så många produkter om 2 år? Är vi redo att fusionera in ett bolag? Håller våra processer för dubbelt så många anställda? Kan vi hantera 5ggr så många fakturor med det systemstöd vi har idag? Hur analyserar vi de här nya affärsområdena?

 

Dimensionera rätt

Tillvaron blir i regel mer komplex och “mer bra saker” leder inte sällan till “mer administration”, något inte fullt så kul kanske. Effekten kan lätt bli, som många av er möjligtvis känner igen, att ekonomiavdelningen ständigt ligger efter och släcker bränder i takt med tillväxten.

MEN! Om du på ekonomiavdelningen försöker förutse tillväxtens konsekvenser kan du tänka och arbeta proaktivt, och förenkla tillväxten kanske framförallt för er, men för resten av organisationen också. 

Dimensionera er processer och systemstöd rätt, för kommande tillväxt. Var inte för sent ute.

 

Våga tänka stort

För att lyfta Exsitec som ett gott exempel. För 6 år sedan när jag började på Exsitec var vi inte ens 100 anställda, idag är vi ca 500 och ni ser ju vad omsättningen vuxit med det på bilden.

Så våga tänk stort, något vår egen ekonomiavdelningen säger.

För några år sedan pratade vi på Exsitec om att vara 500 anställda, och det kändes väldigt avlägset. Tack vare det kunde vi dimensionera processerna rätt, för att hålla i många år under stark tillväxt. En process kan man inte göra om särskilt ofta, den behöver hålla flera år framåt. På samma sätt byter vi inte system särskilt ofta

Idag är vi just 500 anställda på Exsitec. Nu planerar vi istället för, och ställer in oss på, 2000 anställda!

Omsättning-exsitec

 

2

Flexibelt mindset

Den andra nyckeln är möjligtvis den svåraste. Det här handlar om inställningen hos er som utgör ekonomiavdelningen, om hur viktigt det är för ekonomiavdelningen att ha ett flexibelt mindset.

För att arbeta och trivas i en tillväxtmiljö krävs faktiskt ett flexibelt mindset.

Ständig förändring

Du behöver vara beredd på att Ständigt tänka om och tänka nytt

Tycka att det är kul och utmanande! Kanske är det så att vi ekonomer överlag behöver ha ett annat mindset idag än för 10, 15 år sen, oavsett om ni bolaget är ett tillväxtbolag eller ej, ett mindset som vi inte är vana vid.

För att generalisera så lockar ekonomrollen, traditionellt sett, oss som uppskattar ordning och reda, och regler, och att “satta process sitter”

Den kan jag själv räcka upp handen på!

Här är det dock viktigt att vara flexibel och det som gällde förra året eller månaden kanske inte funkar längre. Eller det vi behövde göra för ett år sedan kanske är redundant nu, och ska pensioneras. Det måste få vara OK. Så behöver tillvaron få vara.

Var inte bromsklossen

Ett växande företag är i ständig förändring. Ekonomichef eller CFO behöver vara inblandade i och informerade om företagets tillväxtarbete och vara den drivande kraften på ekonomiavdelningen.

Ni som ekonomer har ju en så pass central roll i företaget att ni (tyvärr) har förmågan att bromsa företagets tillväxt. “Ja, vi skulle ju kunna göra så, men det innebär det här och det här…” Det är lätt att fastna i dåliga processer och mycket administration. Vi upplever då istället “utebliven tillväxt”

Men vem är det som har rätt att sätta spelplanen egentligen: ekonomiavdelningen eller verksamheten? 

Rådet här är att inte bli en bromskloss för företagets tillväxt!

Våga ifrågasätta

Till ett flexibelt mindset hör också att ifrågasätta, att försöka anta ett utifrånperspektiv. Varför gör vi det här? Gör vi det på bästa sätt? Är vi fast i gamla hjulspår?

Våga plocka bort! Annars kommer listan med rutiner och processer att byggas på och göra ondare och ondare med tillväxten. Ju större ni blir, desto mindre handpåläggning vill ni ju göra. Automatisera det som går, och ha bra processer.

Rätt förutsättningar

Självklart behövs också rätt förutsättningar för er att agera på detta sätt.

Om företaget växer, och lever på tillväxt, kommer det att kosta massor om ekonomiavdelningen inte hinner med.

På Exsitec har vi t.ex. som mål att ekonomiavdelningen alltid ska växa x antal % av vår totala tillväxt. Det är ett sätt att tänka. Kanske är det värt att hyra in hjälp med löpande admin,för att ge er tiden att tänka om och förändra, göra nytt.

Att ta in en person till på ekonomiavdelningen kan dock vara ett lite stort kliv. Antagligen växer ni inte i exakta kliv om en heltidstjänst. Innan det finns tillräckligt att fylla tjänsten med kan ni teama ihop er, släppa prestigen lite och hjälpas åt med de mer generella arbetsuppgifterna. 

Den som har tid över hugger i.

3

Underlätta

Den 3e nyckeln handlar om hur ekonomiavdelningen kan underlätta för resten av verksamheten, och på så sätt hjälpa till med företagets tillväxt.

Att frigöra tid och kraft för det arbete som tillväxten kräver - utanför ekonomiavdelningen!

Man kan säga att det finns två sidor hos en ekonomiavdelning:

Support 

Man kan säga att det finns två sidor hos en ekonomiavdelning.

Den ena sida handlar om kontroll, att vara lite som en polis. Se till att lagar och rutiner följs, att hålla ordning och reda.

Support

Den andra sidan handlar istället om att stödja och supporta resten av verksamheten. Lagkrav och viss rapportering kommer såklart alltid att vara prio 1, men här behöver det finnas en balans mellan kontroll och support och det vi kontrollerar behöver vi också kunna supportera.

I supportdelen ingår att underlätta för verksamheten, så att de i sin tur kan fokusera på tillväxtarbetet, istället för på administrativt arbete.

Rätt verktyg

Support kan till exempel innebära att tillhandahålla rätt verktyg för verksamheten och skulle kunna vara: 

  • Ett enkelt och effektivt affärssystem
  • Att underlätta fakturahanteringen med hjälp av automatisering
  • Underlätta både rapportering och analys med hjälp av ett beslutstöd
  • Effektivisera budget och prognosarbete med ett och samma system

Självklart finns det också systemstöd för en massa annat, som ligger utanför ert ekonomiområde, som till exempel. Lagerstöd, E-handel, CRM, osv som alla syftar till att just underlätta och frigöra tid och kraft

Automatisera

Många arbetsmoment, framförallt administrativa, går ju att automatisera nuförtiden. Behöver eller ska alla lägga tid på att kontera sina fakuror?

Eller klipp och klistra ihop data från olika källor innan man kan göra sin analys? Eller knåpa med den där gigantiska excelfilen för budget eller prognos?

 

Tänk digitaliseringspyramiden

Var befinnerr ni i den, på vilken nivå? Finns förbättringspotential?

Var kan vi frigöra tid till tillväxt??

4

Kontrollfunktion

Jag tog tidigare upp att man kan se två roller hos ekonomiavdelningen där den ena är stöd/support och den andra är en roll med kontroll som håller ordning, följer lagkrav, räknar, ifrågasätter, kontrollerar, går in på nitty gritty, noterar trender. Den här kontrollfunktionen är till hjälp för företagets tillväxt.

Helhetsbild och koll på detaljerna

Er ekonomiavdelning har helhetsbilden av företaget, men har också en koll på detaljerna. Det kan vara en controller eller en ekonom som har förmågan att notera sådana dessa trender eller tendenser.

Här har ni möjlighet att hjälpa till att identifiera flaskhalsarna som bromsar tillväxt, eller hitta potential för ny tillväxt.

Svara på Hur?

Ekonomiavdelningen har världens möjlighet att, svart på vitt, kunna ge svar på alla HUR. “Hur ska vi växa?”, “Hur påverkar det här…?”).

Ni ser i siffrorna vad som driver resultatet, lönsamheten, kostnaderna. Ni sitter inte sällan med tillgång till flera system, och data från olika delar av verksamheten. 

Kanske är det ekonomiavdelningen eller en controlleravdelning som äger ert BI-system med all data i. Kanske är excel ert bestlutsstöd och ni sitter och klipper och klistrar. Om ni sitter i excel med detta är det i så fall är det hög tid att fundera på att skaffa beslutsstöd.

5

Förstå verksamheten

Den sista nyckeln är lite av en förutsättning för de andra nycklarna.  Ekonomiavdelningen behöver veta hur verksamheten fungerar och hur affären fungerar. Vad som driver tillväxten, hur man jobbar, vilka parametrar som påverkar, hur allt hänger ihop. Varför har vi just den ekonomistyrning vi har, eller de nyckeltalen? Detta kräver såklart ansträngning och intresse.

Undvik isolering

Ekonomiavdelningen får inte bli en isolerad ö som levererar rapporter eller kanske en budget utan verklighetsförankring eller acceptans i verksamheten.

Självklart ska det finnas en motsvarande förväntan på resten av verksamheten, ett intresse för företagets eller organisationens ekonomi och nyckeltal. Uppmana till ett kunskapsutbyte och ett teamwork! Var lite bjussiga med er kompetens!

Sy upp en för stor kostym

Det väcker frågeställningen hur den moderna ekonomiavdelningen egentligen bör vara dimensionerad. Ska ekonomiavdelningen vara slimmad, med skräddarsydd storlek för dagsläget, men en storlek som vi snabbt växer ur i och med tillväxten?

Eller ska ekonomiavdelningen ha lite utrymme för att bättre kunna arbeta med, och bidra till, företagets tillväxt?

Det här är en balansgång. Här är förslaget att kanske sy kanske sy upp en för stor ekonomiavdelningskostym, men se till att växa i den ganska snabbt.

Man måste våga satsa på ekonomiavdelningen! Min erfarenhet är att det oftare är alltför slimmat än motsatsen, något som kan få negativa konsekvenser för företagets tillväxt.

Dimensionera inte för tidigt

Dimensionera inte för ett storbolag för tidigt, och bygg inte in er i storbolagslösningar för tidigt. Istället kan ni välja att pussla ihop flera lite mindre system med spetskompetens för olika områden, som gör det som de är ämnade för allra bäst.

Detta gör att ni sedan kan välja att byta ut delar av pusslet allt eftersom behoven ökar med tillväxten, istället för att riskera att vara kvar i det stora systemet som inte uppfyller era behov längre.

Man måste våga satsa på ekonomiavdelningen! Min erfarenhet är att det oftare är alltför slimmat än motsatsen, något som kan få negativa konsekvenser för företagets tillväxt.

Slutligen

För att citera våran egen CFO Anna:

"Kom ihåg att njuta av resan”

Njut av tillväxtresan! Ha kul på vägen! Känn en stolthet över vad ni byggt och fortsätter bygga, att ni växer

Få svar på dina frågor

https://www.exsitec.se/hubfs/Tove%20Rustas%20Wiegurd_002.jpg
Tove Rustas Wiegurd

Konsult Beslutsstöd

Kontakta mig