Supportverktyg

Drivarbaserad planering

Minska komplexiteten och kom närmare vardagen i ert budget- och prognosarbete. Genom att integrera och modellera era planer runt affärsdrivarna sätter ni ljuset på de aktiviteter och mätetal som driver fram resultatet i verksamheten.

Läs vidare så berättar vi mer om vad drivarbaserad planering är och ger även tips på vägen.

Läs mer!
1

Vad är drivarbaserad planering?

Vad är en drivare?

Som controller eller ekonomiansvarig kan du kontoplanen och de viktigaste intäkts-/kostnadskontona utantill. Resten av verksamheten håller sig till betydligt mer verksamhetsnära begrepp.

Tänk på en drivare som de aktiviteter / nyckeltal som din verksamhet väl känner till och som ofta kommer upp i diskussioner under t.ex. vecko- eller månadsmöten. Vilka dessa är skiljer sig åt men kan t.ex. vara antal leads, beläggningsgrad, volym osv.

Som en not kan nämnas att ett annat vanligt använt ord för drivare är affärsdrivare som kanske än bättre tydliggör att de variabler som valts ut påverkar värdeskapandet i företaget. Dessa kan sedan i sin tur delas upp i olika former av drivare som t.ex. intäktsdrivare, kostnadsdrivare eller tillväxtdrivare.

Vad är drivarbaserad planering?

Genom att modellera din plan runt olika antaganden kring dessa drivare så fokuserar du på de faktorer som tydligt påverkar er och driver fram resultatet för det du vill uppnå. En drivare behöver inte vara intern utan kan vara extern som te.x. inköpspris eller valutakurs.

Kontobaserad planering

budget-prognos-planering-traditionell_v4

  • Fokus på konto och slutresultat
  • Output / släpande indikatorer
  • Statiska variabler

Drivarbaserad planering

budget-prognos-planering-drivarbaserad_v2

  • Fokus på händelser och vad som driver slutresultat
  • Input / ledande indikatorer
  • Rörliga variabler

En drivarbaserad planeringsmodell klargör vad som driver vad (kostnader, intäkter, kapital, kundnöjdhet osv) och hur de olika delarna i modellen påverkar varandra. Drivarna bildar en karta över orsak-verkan samband vars relationer uttrycks i matematisk form och kan visas i en visuell form som t.ex. ett flödesdiagram. Ett bra sätt att tydliggöra för alla inblandade hur variablerna hänger ihop och påverkar varandra.

Istället för att lägga fokus på dina finansiella och bakåtblickande nyckeltal så får du stöd att fokusera på de nyckeltal som är indikativa för ert framtida utfall. Jämför begreppen släpande (bakåtblickande) och ledande (indikativa) nyckeltal nedan.

En jämförelse

Ledande nyckeltal

  • Framåtblickande
  • Proaktiva - handfasta aktiviteter att utföra
  • Kan vara svåra att mäta men enkla att använda för att styra ett beteende

Släpande nyckeltal

  • Bakåtblickande
  • Reaktiva - resultatet av de aktiviteter som gjorts
  • Enkla att mäta men svåra att använda för att styra ett beteende
planacy-budget-prognos

Kom igång med drivare

Snabba upp planeringen, öka kvalitén och engagera fler. Med Planacy får du ett kraftfullt stöd för att arbeta med drivarbaserad budget, prognos och planering.

Upptäck Planacy
2

När kan drivare användas?

De kan användas för all typ av planering så länge som du gjort jobbet och identifierat vilka nyckeltal / aktiviteter som driver det du vill mäta. Allt från övergripande och långsiktig planering av intäkter och kostnader till den mer detaljerade årliga budgeten eller i ett rullande prognosarbete. 

Säljbudgetering

Tänk att vi ska budgetera försäljningen nästkommande år. I en kontobaserad modell skulle budgetören fylla i belopp direkt på konto.

I en drivarbaserad modell så skulle försäljningen istället kunna räknas ut genom att budgetören fyller i siffror för t.ex. volym, pris och rabattsats. Dessa begrepp är verksamhetsnära, lättförståeliga och har en detaljeringsgrad som gör det lätt för budgetören att bedöma dess rimlighet. Begreppen följs dessutom antagligen redan upp vilket gör att planering och utfall kan kopplas ihop och brytas ned på lämplig verksamhetsnivå som t.ex. region eller produktkategori.

Personalbudgetering

Personalen är för många företag en av de största kostnadsposterna. Att budgetera och fortlöpande ha överblick på hur personal, löner, bonusar, sjukdom och andra kostnadsdrivare påverkar lönsamheten kan vara en utmaning. Bakomliggande beräkningar är ofta komplexa och mycket data gör det svårt att komma ned på djupet.

Genom att jobba med drivare istället för konton kan du budgetera över flera begrepp (så som lön, semester, sjukdom, generella / individuella lönetillägg, sysselsättningsgrad) som sedan automatiskt driver in värden på rätt kostnadskonton i resultaträkningen.

3

Varför använda drivare?

I många företag är planeringen koncentrerad till några få. Belastningen blir stor på den som hamnar i mitten och ska driva och underhålla processen. Det är jobbigt nog att driva den i mål - att göra det frekventare och med fler inblandade kommer inte på tal.

Med drivarbaserad planering får du stöd för att driva din finansiella och operativa planering enklare, snabbare och med ökat engagemang.

Tre anledningar

Bättre framåtblick

Verksamheten stannar inte för att räkenskapsåret tar slut. Med stöd av drivare kan du administrera processen enklare och få med dig verksamheten i ett rullande prognosarbete.

Ingen har lika bra koll på vad som händer i verksamheten som verksamheten själv. Engagera fler och fånga snabbare upp förändringarna som sker. Ändra marginalen, sälj mer och anställ fler – se hur det slår på resultat.

Med en mer frekvent uppdaterad bild av framtiden kan du reagera och agera snabbare på uppkomna möjligheter och utmaningar.

Ökad kvalité

God kvalité kommer ifrån att veta vad man gör. Gör det enklare för verksamheten att delta och stärk kopplingen till affären och vardagen. Dölj komplexitet och lägg fokus på de välkända begrepp som slutanvändarna med kunskap kan reflektera och göra rimliga bedömningar kring.

En förbättrad kvalité på siffrorna ger dig stöd för att stärka framåtblicken och precisionen i den lagda planen.

Mer samarbete

Med ökat ansvar och engagemang kommer bättre prestationer. Nyckeln är att effektivt kunna engagera fler och gör det enkelt att delta.

Fokuset på drivare tydliggör vart värde skapas och förenklar integreringen av process, data och användare. Med en drivarbaserad planering blir det enklare att engagera fler, samarbeta mer och hålla framåtblicken uppdaterad när input görs med för användaren bekanta och verksamhetsnära begrepp. Se direkt hur verksamhetens syn på framtiden slår mot den finansiella planen och driv en aktiv och kvalitativ dialog framåt.

4

Några råd på vägen

All förändring börjar i toppen
För att få drivarbaserad planering att fungera så är det viktigt att alla i organisationen förstår sin roll och vilka delar i ramverket man ansvarar för och löpande förväntas hålla uppdaterad. Engagemang, samarbete och ett utpräglat ansvarskännande är viktigt för att det ska fungera. Ledningens stöd och tydlighet i frågan spelar (som alltid!) en viktig roll. Om inte de tycker det är viktigt så kommer inte heller verksamheten göra det.

Anpassa efter era förutsättningar
Kom ihåg att verksamheter är olika volatila där ledtiderna för att reagera, ta beslut och ställa om varierar stort. En bra modellering av drivarna hänger på att man har en god förståelse av verksamheten. Hur ser strukturen på kostnader och intäkter ut? Vad är samspelet mellan drivare och modell? Vilken rytm har ni i verksamheten, vad är er förmåga och tidshorisont för att påverka osv.

Skapa tydlighet
Gör definitioner av drivare och modell tydlig och tillgänglig. Den ska helst vara visualiserad så alla förstår hur den hänger ihop, hur delarna påverkar varandra och hur utfallet drivs. Att gömma drivare och modell i Excel-formler förenklar inte engagemanget och förståelsen för hur den enskildes input påverkar totalen.

Välj drivare:

  • som påverkar det finansiella utfallet, är mätbara, variabla och går att agera på
  • med tillgång på bra historiskt data – det ska finnas tillgängligt snabbt, hålla bra kvalité samt rätt detaljeringsgrad

Titta förbi verksamhetsåret
Sluta arbeta med fasta prognostillfällen och kom igång med rullande prognoser. Genom att fortlöpande blicka in i framtiden och förbi den fasta årsplaneringen kommer ni närmare marknadens förändringar och låter chefer och ledning mer proaktivt jobba med framtiden.