Testa dig: 5 steg för att beräkna din ROI av Medius AP Automation

• Är det värt att investera i Medius AP Automation?

• Hur snabbt kan vi räkna hem denna investering?

• Vad kostar Medius AP Automation?

Detta är frågor vi alltid stöter på hos våra kunder och tanken med detta blogginlägg är att ge vägledning hur man kan resonera. 

För att räkna ut ert ROI, om det är värt att investera i Medius AP Automation, eller hur snabbt ni kan räkna hem en investering kan du ta vägledning i nedanstående frågeställningar. 

Använd vårt verktyg till stegen nedan

Vi har tagit fram ett interaktivt test som automatiskt räknar ut hur mycket ni kan spara med hjälp av Medius AP Automation

Du hittar verktyget genom att klicka på knappen nedan.

Steg 1 - Utifrån dagens arbetssätt: beräkna vad er nuvarande hantering av leverantörsfakturor kostar

För att besvara denna fråga finns det två metoder du kan använda. Använd den som du anser är mest lämplig. 

Metod 1: Definiera aktiviteter och tidsuppskatta dem.

Sätt upp en lista över vilka aktiviteter ni gör för att hantera leverantörsfakturor idag, och vad ni behöver göra när något avviker eller är fel. 

När ni har en komplett lista så uppskattar du någon form av genomsnittlig tid det tar att göra respektive aktivitet. 

Slutligen så summerar du alla tider och multiplicerar med det årliga antalet fakturor ni har. 

Utifrån denna siffra som är total tidsåtgång per år får du fram en lönekostnad. 

Metod 2: Utgå ifrån er personal och hur mycket tid de lägger per vecka/månad/år

Om det är svårt att bryta ner hanteringen av leverantörsfakturor till aktiviteter och därefter komma fram till realistiska tidsestimat så är denna metod något enklare. 

Fråga de personer som på ett eller annat sätt jobbar med hanteringen av leverantörsfakturorna hur stor andel av deras vardag som går åt till detta. Det varierar oftast under veckan/månaden men oftast brukar man kunna säga på ett ungefär hur mycket tid som går åt. 

Utifrån alla personers uppskattade tid går det att som ovan se vad denna tid kostar avseende lön. 

Förslag på aktiviteter för att beräkna er tidsåtgång

Tidsåtgången är ni de enda som kan svara på. Utifrån vad våra befintliga kunder har berättat för oss ligger ett genomsnitt för en omkostnadsfaktura på ca 1-3 minuter och en varufaktura på ca 5-15 minuter. 

Oavsett metod så kommer här förslag på aktiviteter som kan vara associerade till hanteringen av leverantörsfakturor

• Ta emot kuvert samt öppna dem. 
• Ankomstregistrering av fakturan. Stämpla konteringsstämpeln och skriv/stämpla fakturanr på fakturan.
• Eventuellt ta en kopia och sätt in kopian i leverantörspärmen.
• Gå runt på kontoret och ge fakturorna till rätt person. 
• Markera att fakturan är mottagen i affärsystemet. 
• Kontera och verifiera att allt stämmer.
• Förflytta fakturan fysiskt till person för attest. 
• Förflytta fakturan tillbaks till ekonomi för bokföring. 
• Sortera fakturorna i nummerordning och sätt in dem i pärmar.
• Om PDF-faktura: öppna mail och bifogade filer. Skriver ni ut fakturorna för att sen kunna ankomstregistrera. 
• Om det är en varufaktura behöver man i regel söka upp inköpsordern i affärssystemet och stämma av pris och kvantitet mellan inköpsorderraderna och fakturaraderna. 
• Kontrollera så att att rätt kvantitet är godsmottaget. Har ni avprickning i affärssystemet eller ligger detta i ett separat system där ni behöver söka fram denna information?
• Hantering av avvikelse mellan faktura och inköpsordern. Om det är en avvikelse på fakturan jämfört med inköpsordern, uppdaterar ni inköpsordern eller gör något annat för att hantera avvikelsen?
• Distribuera omkostnadsfakturor till rätt person (även om ni idag har ett system). 
• Kontera varufakturor och omkostnadsfakturor på rätt konto och med rätt koddelar/dimensioner.
• Jämföra med avtalet om det är en avtalsfaktura. 

Steg 2 - Ta reda på vilken automatiseringsgrad du kan förvänta dig av Medius AP Automation

Medius är transparenta med vilken effekt deras kunder når med Medius AP Automation. 

På Medius egen sida för benchmark kan du se de senaste siffrorna. 

Touchless (i %) är det nyckeltalet Medius använder för att mäta hur många av dina varufakturor som inte kräver något manuellt hantering. Innehållet på dessa fakturor identifieras automatiskt och alla rader jämförs mot inköpsordern. De konteras och bokförs i affärssystemet utan att någon behöver hantera dem.
Notera att man i Medius kan sätta upp diverse regler för att öka tryggheten. Det är ni som bestämmer om vissa fakturor (tex de stora, eller från vissa leverantörer) alltid måste kontrolleras en sista gång innan de bokförs i affärssystemet. 

I genomsnitt har Medius AP Automation-kunder 68 % touchless. Detta 13 % bättre än andra system på marknaden vad gäller att få till touchless. 

Bland de kunder som fått högst touchless/automatisering ärMedius AP Automation hela 23 % bättre än bästa konkurrenten. 

Gällande omkostnadsfakturor så mäter Medius automatisering via nyckeltalet Automatiskt Distribution (i %). 

Detta nyckeltal anger hur många fakturor som direkt går till rätt person för attest. Dessa slipper ni manuellt distribuera. 

För att vidare underlätta hanteringen av omkostnadsfakturor finns det funktioner för att iMedius AP Automation automatisk använda konteringsmallar på fakturor. Med hjälp av dessa kan fakturor vara förkonterade när de går ut på attest. 

Genomsnittskunden iMedius AP Automation 55 % automatisk distribution. Detta är 20 % högre jämfört med andra system. De bästa iMedius AP Automation har högre än 99 % automatisk distribution. De bästa konkurrenterna når kring 65 %. 

Läs mer här: Vilken automatiseringsgrad kan man förvänta sig av Medius AP Automation?

Steg 3 - Ta reda på er årliga besparing

Med svaret på fråga 2 kan du beräkna på ett ungefär hur mycket av den kostnaden du fick fram på fråga 1 som kan besparas. 

Exempel best case:

Har ni 10 000 fakturor varav 5000 är varufakturor, och ni tror att ni kan nå 97 % touchless skulle 4850 fakturor hanteras automatiskt.
Av 5000 omkostnadsfakturor skulle ni slippa distribuera och kontera 4950 av dessa vilket motsvarar 99 % automatisk distribution. 

Slutsats:Medius AP Automation skulle i detta fall kunna nästan helt eliminera all tid ni idag lägger på hantering av leverantörsfakturor. 

Exempel genomsnitt: 

Har ni 10 000 fakturor varav 5000 är varufakturor, och ni tror att ni kan nå 68 % touchless skulle 3400 fakturor hanteras automatiskt.
Av 5000 omkostnadsfakturor skulle ni slippa distribuera och kontera 2750 av dessa vilket motsvarar 55 % automatisk distribution. 

Totalt skulle alltså Medius AP Automation kunna bespara er mycket tid på ca 6150 fakturor. 

Steg 4 - Ta reda på vadMedius AP Automation kostar

Det finns inte ett pris på Medius AP Automation. Kostnaden är uppdelad på en licenskostnad och en projektkostnad för att införa systemet. 

Licenskostnaden är baserad på antalet fakturor ni har och hur många bolag som ska vara uppsatta i Medius AP Automation, samt vilken funktionalitet ni önskar.

Två aspekter att ta med sig är

• Vi har kunder som räknat hem investeringen iMedius AP Automation med en årlig fakturavolym på allt mellan ett par tusen fakturor till över 100 000 fakturor. 
• Licenskostnaden är inte högre än andra system på marknaden

Vi har genomfört över 150 projekt hittills och detta har resulterat i att processen är väldigt effektiv. 

Vi behöver gå igenom en utredningsfas för att vi tillsammans ska redogöra för hur ni vill jobba i Medius AP Automation. 

Därefter sätter Exsitec upp systemet efter dessa önskemål.

Slutligen genomför vi en utbildning varefter ni testar systemet så att det uppfyller era krav och önskemål. 

Vi har stöddokument och checklistor som möjliggör en snabb framdrift och säkerställer att vi inte förbrukar mer tid än nödvändigt. 

Tack vare våra färdiga integrationer mot många affärssystem blir också införandet snabbare och totalkostnaden lägre. Läs mer här om våra olika integrationer. 

Steg 5 - Lista ytterligare fördelar med Medius AP Automation som är svåra att införliva i en ROI-beräkning

1. Allt är digitaliserat och sökbart inne i Medius AP Automation. Inga fakturor kommer försvinna och ni slipper ha ett pappersarkiv med pärmar dit man tvingas gå och bläddra. 
2. Ni får statistik och överblick från vilka leverantörer ni köper vad. Detta kan vara vid stor hjälp om ni önskar ta fram en spendanalys. 
3. Om ni jobbar med kassarabatter så får ni automatisk kontroll så dessa utnyttjas, och kan identifiera varför en faktura tagit längre tid än önskvärt att hantera ifall kassarabatten uteblivit. 
4. Vid en revision kan Medius AP Automation automatisk skapa rapporter ni kan ge till revisorerna. Ni behöver inte leta i pärmar för att kunna besvara frågor. 
5. Efterlevnad av attestreglementet kommer per automatik eftersom fakturorna aldrig hamnar hos fel person. Detta hjälper även till vid en revision. 
6. Används avtalsmodulen iMedius AP Automation kan man få notifieringar när avtal är på väg att löpa ut. 
7. Behöver inte vara på kontoret för att attestera fakturor.Medius AP Automation är en molntjänst vilket gör det möjligt att attestera varifrån som helst, samt även i mobilen. 
8. Får en överblick över alla fakturor i flödet och hos vem de är. Även kvalitetsbrister kommer upptäckas och kan hanteras. 

Glöm inte bort testet!

Med ovanstående kunskap kan du snabbt göra testet och se hur mycket ni kan spara.