Inför årsbokslutet med Medius AP Automation

1.

Skicka extra påminnelser till attestanter

Ett viktigt moment under bokslutstider är att attestanterna hanterar sina fakturor i tid. Attestanter behöver säkerställa att utredningsfakturor blir lösta och leverantörer skickar kreditnotor till felaktiga debetfakturor.

De flesta kunder har satt upp att attestanter får mejl när de har fakturor att attestera. I bokslutstider rekommenderar vi även att ni skickar ut manuella påminnelser till samtliga användare som har fakturor som måste slutbokas. Här nedan kommer några generella tips:

Manuella mailutskick

Gå till Avancerad sökning i menyn och välj open invoices. I listan som kommer upp ser du samtliga fakturor och hos vem de ligger. Där kan du markera en eller flera fakturor till vänster via kryssrutorna och trycka på “Skicka epostmeddelande”. Det du skriver kommer då gå ut till samtliga användare som är nuvarande ärendehanterare på fakturorna du väljer.

Klicka på bilden för förstoring.

Automatiska mailutskick

Det finns väldigt många olika typer av automatiska mailutskick och påminnelser så vi väljer att inte lista samtliga här men bland de mer okända finns att du kan mejla attestanten om en faktura legat fler än X dagar, att du kan skicka vidare en faktura till efterföljande chef automatiskt om den närmar sig förfallodatum. Om du vill arbeta med den sistnämnda kan det vara bra att känna till att vi kan aktivera en paus-funktion som kan användas om du vill hålla på en faktura i väntan på utredning utan att den ska gå vidare till efterföljande chef.