Inför årsbokslutet med Medius AP Automation

Har ni en effektiv ekonomiavdelning?

Fakturor som ska in innan åretsslut är en väsentlig del av arbetet. Nedanför följer en summering av generella tankar som kan uppstå och därmed följer beskrivningar på hur systemet kan hjälpa er inom er organisation; både för dig som ekonom i systemet, men även för attestanterna; hur kan vi underlätta för dem?

Läs mer om Medius AP Automation här

1.

Skicka extra påminnelser till attestanter

Ett viktigt moment under bokslutstider är att attestanterna hanterar sina fakturor i tid. Attestanter behöver säkerställa att utredningsfakturor blir lösta och leverantörer skickar kreditnotor till felaktiga debetfakturor.

De flesta kunder har satt upp att attestanter får mejl när de har fakturor att attestera. I bokslutstider rekommenderar vi även att ni skickar ut manuella påminnelser till samtliga användare som har fakturor som måste slutbokas. Här nedan kommer några generella tips:

Manuella mailutskick

Gå till Avancerad sökning i menyn och välj open invoices. I listan som kommer upp ser du samtliga fakturor och hos vem de ligger. Där kan du markera en eller flera fakturor till vänster via kryssrutorna och trycka på “Skicka epostmeddelande”. Det du skriver kommer då gå ut till samtliga användare som är nuvarande ärendehanterare på fakturorna du väljer.

Klicka på bilden för förstoring. adventstipsbild

bild adventstips 2

Automatiska mailutskick

Det finns väldigt många olika typer av automatiska mailutskick och påminnelser så vi väljer att inte lista samtliga här men bland de mer okända finns att du kan mejla attestanten om en faktura legat fler än X dagar, att du kan skicka vidare en faktura till efterföljande chef automatiskt om den närmar sig förfallodatum. Om du vill arbeta med den sistnämnda kan det vara bra att känna till att vi kan aktivera en paus-funktion som kan användas om du vill hålla på en faktura i väntan på utredning utan att den ska gå vidare till efterföljande chef.

2.

Rapporter

Under rapporter i Medius hittar vi flera matnyttiga rapporter som ligger uppe per default. Via rapportverktyget kan ni som användare skapa olika typer av rapporter baserat på vilken information ni vill få ut eller följa upp kring.

En rapport som alla våra kunder har per default är “Öppna fakturor per hanterare”, där man kan se vilka fakturor som hanteras av respektive användare. Likaså delsummorna som dessa fakturor står för.

Klicka här för förstoring av bilden zoom-226_5fdfa7fc-2cf3-47f1-aa60-1e8866db8bd0

3.

Tillfällig delegering

Under jul och nyår så är det vanligt att användare är iväg på långledighet. Då kan det vara lämplig att sätta upp en tillfällig delegering på användaren. Med tillfällig delegering sätter man upp ytterligare en användare som kan attestera den lediga användarens fakturor. Fakturorna dyker då upp i båda användare A och B's inkorg, där först till kvarn gäller för attestering. 

Attestanterna kan själva göra detta via:

Användarinställningar - Tillfällig delegering.

Klicka här för förstoring av bilden zoom-226_5fdfa7fc-2cf3-47f1-aa60-1e8866db8bd0

4.

Bokför fakturor under rätt månad/år

Att få hjälp med stängning av perioder i Medius AP Automation är rekommenderat. Beroende på vilket affärssystem man använder kan perioder läsas över per automatik. Det betyder att om man stänger leverantörsreskontran i affärssystemet så kommer den informationen läsas över till Medius AP. Ibland vill man dock “mjukstänga” i Medius AP, exempelvis vid ett årsslut. Begreppet antyder på att man meddelar Medius AP att det är stängt för en viss period, även om man inte har stängt den perioden i sitt affärssystem ännu.

Det finns inställningar för periodhantering i Medius AP Automation som då gör att bokföringsdatumet flyttas fram till det första datumet i nästkommande öppna period om fakturan går mot en, utifrån Medius AP perspektiv, stängd period. Det säkrar att inte fler fakturor kommer in och bokförs i fel månad när man sitter för fullt med årsbokslut.

5.

Fakturor i felsteg

För att kunna stänga ett år vid årsbokslutet så vill man gärna ha koll på vilka fakturor som bokats mot affärsssystemet och inte. Under avancerad sökning går det att sätta upp en rapport för uppföljning av fakturor som hamnat i något felsteg alternativt inte lyckats bokats mot affärssystemet. Om ni vill ha hjälp med detta hjälper vi gärna till.

Klicka här för förstoring av bilden zoom-226_5fdfa7fc-2cf3-47f1-aa60-1e8866db8bd0

Läs mer
Har du några frågor? Kontakta mig!

Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig - eller kontakta vår expert direkt!

Anna Carlsson
Anna Carlsson

Affärsutveckling, 076 138 98 59