Svenska institutet ökar relationsbyggandet med Sugar Sell och Sugar Market

Om Svenska Institutet

Study in Sweden är ett av Svenska Institutets verksamhetsområden som ansvarar för marknadsföring av Sverige som studiedestination. Verksamhetsområdet riktar sig till internationella personer i hela världen som vill studera en Bachelor eller ett Master-program utomlands. Ett annat verksamhetsområde hos Svenska Institutet är alumnrelationer där syftet är att skapa långsiktiga relationer med tidigare stipendiater och deltagare i SI:s ledarskapsprogram.

"Det fanns ingen möjlighet att filtrera data eller jobba med det på ett strukturerat sätt."

Jan-Frederic Buss | Projektledare - Svenska Institutet. 

Sökte ett system som levde upp till kraven

Det viktigaste för Svenska Institutet var att lösningen uppfyllde deras krav, vilket SugarCRM gjorde. SI var även ute efter ett bra samarbete och en partner som kunde hjälpa till att ta fram en lösning som var skalbar.

"Som statlig myndighet följer vi LOU och Exsitec/Crayon hade det bästa anbudet. SugarCRM uppfyllde våra krav och vi fick en bra intryck av er under hela processen."

Jan-Frederic Buss | Projektledare - Svenska Institutet. 

Sälj- och marknadslösning

Lösningen för Svenska Institutet ingår produkterna Sugar Sell och Sugar Market. Med dessa har de möjligheten att spara personuppgifter i ett system och kan lätt filtrera fram personer baserat på exempelvis olika segment eller hur de interagerat med SI. Eftersom kundresan finns med i systemet kan de länka leads till sina marknadsföringsinsatser, vilket ger SI möjligheter som de inte tidigare haft.

Exsitec utvecklade en portal i Sugar, som har möjliggjort att SI nu kan dela data säkert med externa parter, vilket eliminerar behovet av att skicka Excel-filer via e-post - som den tidigare proceduren var. Detta har haft en avgörande påverkan på SI:s arbetssätt genom att minska manuella fel och underlätta samarbetet med partners, såsom svenska ambassader. Dessutom har det förbättrat regelefterlevnaden kring dataskydd och bidragit till en smidigare och mer säker informationshantering. 

“Nu har vi en översikt av alla kontakter och leads och kan jobba mer strategiskt och databaserat.”

Jan-Frederic Buss | Projektledare - Svenska Institutet. 

Ser stora skillnader i arbetet

Svenska Institutet upplever att det har genom projektet lagts en bra grund som kommer göra stor skillnad i framtiden. Den största skillnaden de upplever är möjligheten att ha alla kontakter i ett system. Att inte behöva jobba med flera olika system och funktioner underlättar deras arbete och “...är även mycket mer säkert från ett integritetsperspektiv” säger projektledaren Jan-Frederic Buss - Svenska Institutet. 

Sedan implementationen har SI sett en genomsnittlig öppningsfrekvens på sina marknadsföringsutskick på 40-50% och en ökning i volymen på sina leads med 31,8%, vilket tydligt visar på systemets effektivitet. Dessa resultat har uppnåtts genom att använda avancerade funktioner i Sugar Market, såsom automatiserad segmentering och dynamisk innehållsoptimering, som säkerställer att rätt budskap når rätt målgrupp vid rätt tidpunkt.

Mycket nöjda över samarbetet med Exsitec

Möjligheten att anpassa systemet till behov och samarbetet med Exsitec är Svenska Institutet mycket nöjda över. Eftersom SI är en statlig myndighet med ett icke-säljfokus så var kraven lite annorlunda än vanligt.

“Vi känner verkligen att vi fått den hjälp och stöd vi behövt under resans gång både med att skräddarsy, implementera och förvalta systemet. Exsitec har verkligen hjälpt oss att anpassa det utifrån våra behov.“

Jan-Frederic Buss | Projektledare - Svenska Institutet. 

Framtidsplaner

Just nu körs systemet som en pilot med två av verksamheterna på Svenska Institutet. I framtiden ser de att lösningen kommer utökas till hela myndigheten.

Genom att använda Sugars resurser, som Sugar Manuals och SugarClub, planerar SI att utbilda fler anställda och implementera interna kunskapsdelningssystem som SharePoint-sidor och Teams-kanaler. Denna strategi kommer ytterligare stärka systemets användning inom organisationen.

"Nu under förvaltningsfasen är vi nöjda med hur processen har gått och hur vi fortsätter samarbeta. Vi se fram emot det fortsatta arbetet speciellt när vi utökar systemet till flera på SI.“

Jan-Frederic Buss | Projektledare - Svenska Institutet.