Budgettider

Hösten har kommit och budgetarbetet är nu igång i många organisationer.

Få säger att de har en enkel, smidig och värdeskapande budgetprocess. Vanlig kritik är att den snabbt tappar kontakt med verkligheten och låser fast handlingsutrymmet genom att diktera vad som får och inte får göras. Effekten blir att resurser och fokus riskerar hamna på fel områden.

1

Budgeten skapar lite värde

lite-vardeDet är rimligt att ställa frågan om insatsen som krävs för att få budgeten gjord balanseras av värdet ni får ut av den.

Du som driver processen står för den största insatsen och du är ofta även en central del av maskineriet. Men - om den rollen övergår från att vara övervakande och pådrivande till att du är det största kugghjulet för att siffrorna överhuvudtaget skall rassla igenom - ja då är du maskineriet. Du har svårt att få utväxling på arbetet och storleken på insatsen skalar linjärt med din nedlagda tid.

Excel är en vanlig bov i dramat. Rätt använt och under rätt förutsättningar är verktyget perfekt. Det är kraftfullt, snabbt och du kan göra jobbet själv utan att behöva förlita dig på andra. Men när komplexiteten i verksamheten ökar rör sig oftast även Excel-modellerna. Mängden data ökar. Antalet avdelningar, personal, kostnadsställen osv sväller vilket gör konsolidering och distribution av mallarna svår.

Lösningen för att komma framåt:

  • Fortsätt som förut men lägga in mer timmar för att få jobbet gjort
  • Skala ned på ambitionerna genom att ifrågasätta vilken detaljnivå ni behöver. Är det rimligt att lägga mycket tid på budgetposter som inte har någon större påverkan på resultatet och som du kanske ändå inte kommer ha möjlighet att följa upp på?
  • Implementera ett budgetverktyg som hjälper dig automatisera tidsödande manuella steg. Med rätt planeringsstöd kan du involvera fler, blicka framåt oftare och säkerställa en bättre kvalité på siffrorna.
2

Budgeten driver fel beteenden

fel-beteenden

Utmaning 1 - Politik
Att få alla att samarbeta och dra åt samma håll är inte enkelt när budgetarbetet i sig är en enda stor förhandling. Utgångspunkten är att agera i självintresse och inte förbinda sig för att slippa hållas ansvarig. Tryck upp kostnaderna och minska försäljningen så blir det enklare att leverera på målen och få bonusen.

Det politiska inslaget drar ut på processen när alla skall jämka sina och avdelningens intressen och prioriteringar. Vart budgetsiffrorna i slutändan hamnar avgörs av hur duktig förhandlarna är på respektive sida. 

Utmaning 2 - Kommunikation
I grund och botten handlar budgetarbetet om människor och få alla att organiserat och kontrollerat dra åt samma håll. Men - i vilken grad har du användarna med dig på budget-tåget? Är mallarna anpassade för dem eller för controllergruppen? Vet dina slutanvändare varför budgetarbetet är viktigt och hur den enskildes insats påverkar totalen?

Arbeta aktivt med information för att få med dig dina användare. Tydliggör syfte, kontext och förväntan. Att förstå sin egen insats i relation till helheten förbättrar möjligheten till ett ökat engagemang och ansvarstagande.

3

Budgeten sätter fel fokus

fel-fokus

Som ekonom fokuserar du på utfallet. Du vill ha kontroll genom detaljkoll och vill därför ha så hög detaljeringsnivå som möjligt på budgeten.

Utfallet är även viktigt för verksamheten men vardagen handlar för dem mer om vad som driver utfallet. Istället för konton och kostnadsställen ligger fokus på de nyckeltal och aktiviteter som driver verksamheten och genererar resultatet. Med en drivarbaserad budget modell kan du komma närmare denna verklighet. Den hjälper dig:

  • skapa en tydligare koppling till vardagen
  • koppla ihop den operativa och finansiella planeringen och uppföljningen
  • förenkla inmatningen av budgetsiffrorna och gör det enklare för budgetören att bedöma rimligheten i dessa
  • komplettera din budget med ett decentraliserat rullande prognosarbete

Fundera igenom - vad driver kostnader, intäkter och värde i er organisation? Se till att fokusera på de viktiga drivarna d.v.s. de ni kan påverka och de som har stor påverkan på utfallet.

budget-process

Rullande prognoser

Det tar ofta inte lång tid innan budgetens bild av framtiden avviker från verkligheten. Passande nog kan budgeten då ligga till grund för en mindre detaljerad och mer uppdaterad modell av framtiden i form av en s.k. rullande prognos.

Med en rullande prognos kan du snabbt uppdatera din plan utefter att data rullar in och interna och externa förändringar uppstår. Den hjälper dig se förbi budgetårets kalendermässiga begränsningar och ger dig ett försprång då det är dags att sätta igång med budgetarbetet igen.

4

Budgeten blir snabbt inaktuell

snabbt-inaktuell

Att göra jobbet oftare kan låta paradoxalt när budgetprocessen redan är jobbig som den är. Men vår syn är att ju oftare du blickar framåt, desto snabbare går arbetet nästa gång. Det under förutsättning att du verkligen får stöd av ditt budgetstöd!

Det som är bra med en ökad frekvens är att du tvingas syna processen och ifrågasätta hur du får den gjord. Val av rätt verktyg kan vara skillnaden mellan att få jobbet gjort eller hindra dig i ambitionen att ens påbörja den. Att snabbt få in aktuella och korrekta utfallssiffror och med minimal insats kunna starta t.ex. en ny prognosrunda skall inte kräva allt av dig. Då är något fel.

Vi har själva hjälpt många av våra kunder kombinera budgeten med rullande prognoser. Att jobba rullande hjälper dig hålla kontakt med verkligheten och skifta mindset. Från budgetens avvikelseorienterade fokus till att lägga örat mot rälsen och snabbt reagera och agera på viktiga förändringar.

5

Se webinar!

Gör du budgeten i Excel?

Då är du i gott sällskap! Många företag driver sitt budgetarbete i Excel som både är lättanvänt och kraftfullt. Men enkelhet kan lätt förvandlas till svårighet när verksamheten och komplexiteten växer.

Med Planacy blir arbetet med budget och prognos enklare. Färre sena kvällar, mindre oro över om siffrorna stämmer och ett ökat värde av ert framåtblickande arbete.

6

Få svar på dina frågor

Har du frågor om hur Planacy  kan hjälpa er förbättra budgetarbetet? Jag svarar gärna på dem. Med mig kan du prata om allt från strategi till teknik och licenser.

https://www.exsitec.se/hubfs/Bilder-Foto%20root/mbi-website-images/hakan-hellmer-v6.png
Håkan Hellmér

Affärsutveckling

Kontakta mig