Budget 2023 med Excel?

Behovet av att blicka framåt är inget nytt påfund. Redan 1922 skrev James McKinsey (grundaren av företaget McKinsey) boken Budgetary Control där han utvecklade tankarna kring hur man uppnår förbättrad organisationell kontroll genom upprättandet av en årlig budget.

Sedan dess har budgeten varit ett centralt verktyg i de flesta verksamheter för att upprätthålla finansiell kontroll och staka ut kursen för kommande verksamhetsår.

Skillnaden mellan att verka år 2022 jämfört med år 1922 är stor. För 95 år sedan var de fysiska barriärerna fler, kommunikationen långsammare och världen inte lika multi-dimensionell som idag. Trycket från konkurrenter var lägre och så även antalet händelser som kunde tänkas påverka den plan som lagts.

Nu är det annorlunda. För att vara framgångsrik idag behöver man kunna navigera i i en värld som står under konstant förändring. Något som kräver snabbrörlighet, framåtblick och en förmåga att tidigt känna av och reagera på förändringar.

Vid sidan av de externa förändringarna så finns det en stor intern utmaning i att få mixen av process, data och IT-stöd att fungera ihop och dra åt samma håll. Det ena området påverkar det andra.

Att investera i nya verktyg är ingen lösning om inte kravställningen blir rätt och organisationen får det stöd den behöver. Tvärtom. Många har exempelvis försökt ersätta Excel men märkt att de inte lyckas. Anledningen är enkel. Om inte de nya systemen är tillräckligt snabba och flexibla så kommer användarna ta saken i egna händer. De hämtar ut data från stödsystemen, läser in det i Excel och gör de beräkningar, formateringar och modelleringar som krävs. Allt för att få vardagen att fungera.

Vi vet att många ifrågasätter nyttan och hastigheten med vilket man driver sitt budgetarbete. Vi lyfter här upp fördelar och nackdelar med att driva arbetet med Excel och lyfter fram några varningstecken att hålla utkik efter.