Det bästa som hänt elektronisk fakturahantering sedan scannern

Elektronisk fakturahantering, även kallat EFH, är ett sätt att minimera manuellt arbete och mänskliga misstag genom att låta ett program göra stora delar av jobbet. Personalen kan på sådant sätt spara avsevärt mycket tid till mer värdeskapande arbetsuppgifter.

Informationen i en leverantörsfaktura måste alltid tolkas. Det kan antingen göras per automatik genom e-fakturor, genom att outsourca tolkningen till en leverantör, eller genom att använda sig av ett tolkningsprogram. Tolkningen av en faktura är grunden för att den sedan ska kunna gå igenom det elektroniska fakturaflödet.

Varför använda EFH?

EFH ger en avsevärt effektivare bearbetning av leverantörsfakturor, ända från mottag av en faktura till att den är klar för betalning, i jämförelse med ett manuellt arbetssätt. Det finns flertalet olika system för elektronisk fakturahantering som kan användas i jakten på att kunna åstadkomma en sådan effektivisering. Många av systemen på marknaden skiljer sig åt gällande vad man kan göra eller inte. Vissa har en högre grad användbarhet än andra och har större möjligheter att göra flödet av leverantörsfakturor så effektivt och automatiserat som möjligt. För att den mänskliga interaktionen med fakturorna ska minimeras måste systemet på ett uttänkt sätt använda sig av olika uppsatta regler som per automatik leder fakturorna vidare i flödet. Här är det en programvara som i dagsläget skiner starkare än de andra; Medius AP Automation.

Varför är Medius AP Automation bäst i sin bransch?

Medius AP Automation är ett modernt system som både har ett uppskattat gränssnitt samt är anpassningsbart till de flesta verksamheter. En underliggande logik i systemet styr attestflödet av leverantörsfakturor. Därmed behöver inte en specifik individ ha stenkoll på hur fakturan ska gå härnäst, utan detta överlämnas till systemet. Det minimerar risken för att fakturor kommer bort på vägen vid attestflödet, samt att de kan skickas vidare i tid. En historik i systemet ger samtidigt ett register av de fakturor som är öppna samt de som faktiskt är helt klara. Genom detta kan man alltid gå in på en faktura oberoende vart den befinner sig i ett flöde. Uppskattade statistik- och rapportverktyg ger också stora möjligheter till uppföljning i olika slag, vilket ofta leder till ytterligare förbättringsförslag.

Systemet är uppbyggt av fyra olika moduler, vilka man själv väljer ska vara aktiva i ens verksamhet:

• Omkostnadsfakturaflöde - Systemet ges en logik med regler för hur leverantörsfakturorna effektivt ska attesteras

• Varufakturaflöde - Systemet analyserar inköpsordrar gjorda i ett affärssystem och kontrollerar att pris och antal stämmer överens med rätt leverantörsfaktura. Om allt stämmer överens kopplas inköpsorder mot faktura per automatik

• Avtal - Vid återkommande kostnader kan avtal skapas upp i systemet, vilket gör att automatisk matchning kan utföras mellan leverantörsfakturor och uppsatt avtal

• Inköp - Istället för att utföra ett inköp i affärssystemet kan man beställa direkt i Medius AP Automation vilket automatiskt skapar upp en inköpsorder som sedan matchas med anländ leverantörsfaktura

Är målet att effektivisera sin verksamhet genom att skära ned onödig tid och energi på leverantörsfakturor är Medius AP Automation ett alternativ som bör övervägas. Den flexibilitet som föreligger i systemet är sannerligen imponerande.