handshake
Referenscase

Effektivare processer hjälper Tobii  göra vardagen enklare för fler

Tobii utvecklar teknologi som bland annat gör det möjligt för personer med nedsatt tal- och kommunikationsförmåga att göra sig förstådda. Allt eftersom företaget växt har Tobii upplevt att deras IT-miljö blivit mer och mer ostabil och svår att administrera.

Tobii har med hjälp av sin Eyetracking-teknologi möjliggjort för en dator att veta exakt var vi tittar med våra ögon. Med hjälp av bolagets spännande produkter kan man avläsa exempelvis en persons närvaro, fokus och mentala tillstånd. Det största användningsområdet är lösningar för personer med nedsatt tal- och kommunikationsförmåga samt inom den akademiska världen där man använder tekniken till forskning. Men den används även inom användbarhetsstudier och marknadsundersökningar samt till mer kommersiella produkter inom exempelvis spel- och underhållningsbranschen.

Ineffektiva interna processer låg till grund

Tobii upplevde att deras IT-miljö var ostabil och svår att administrera, vilket skapade frustration hos personalen. De saknade en trogen partner som kände deras IT-miljö och som kunde hjälpa till med att integrera, underhålla och supportera systemen löpande.

När jag började på Tobii 2015 var vår IT-miljö otroligt ostabil och det skapade oro hos personalen.

– Nic Fletcher, IT-chef på Tobii.

Processen kring lager och logistik behövdes även den struktureras upp, vilket komplicerades av att Tobii både har ett eget lager och ett tredjepartslager. Det fanns även ytterligare en faktor som påverkade arbetet, eftersom Tobii är noterat på NASDAQ krävdes det att systemen var anpassade till den nya standarden för intäktsredovisning, IFRS 15. Exsitec analyserade Tobiis IT-miljö och kom fram till ett par värdefulla insikter. Affärssystemet upplevdes som ostabilt, dock kunde anledningarna till klagomålen efter en verksamhetsanalys inte härledas till det befintliga IT-verktyget, istället såg man att stora delar av företagets interna processer var ineffektiva.

Under 2015 påbörjade Exsitec arbetet mot en enklare och effektivare vardag för Tobii. Affärssystemet Visma Business samt integrationer mot bank, CRM och webbshop förbättrades. Samtidigt gjorde man ett stort arbete kring de interna processerna. Exsitec implementerade två nya verksamhetsstödjande verktyg, EazyStock för lager- och logistikhantering samt MediusFlow för en smidigare elektronisk fakturahantering.

Den 1 januari 2018 trädde IFRS 15 i kraft och med Exsitecs hjälp följer numera Tobii de regler och föreskrifter som gäller för den nya redovisningsstandarden.

Ett lyckat partnerskap

Arbetet med Exsitec har givit Tobii effektivare verksamhetsprocesser som i sin tur frigjort både tid och resurser för medarbetarna som nu kan fokusera på R&D samt försäljning av sina innovativa produkter. Det finns även en bättre förståelse för den administrativa IT-miljön som samtidigt blivit mer stabil, vilket i sin tur bidragit till mer nöjda medarbetare.

Förändringarna av de interna processerna som Exsitec har hjälpt oss med har gjort att personalen inte längre behöver oroa sig för att IT-miljön inte ska fungera.

– Nic Fletcher, IT-chef på Tobii.

Partnerskapet mellan Tobii och Exsitec har varit väldigt framgångsrikt och Tobii känner att de har fått någon de kan lita på och arbeta långsiktigt med.

Med Exsitec fick vi en helt ny partnerkänsla. Det var en framgångsfaktor för hela arbetet att vi samarbetade väl tillsammans och fick mycket bra hjälp av Exsitec.

– Nic Fletcher, IT-chef på Tobii.