Referenscase

Nytt fakturasystem för Office Management ökade arbetsglädjen

Office Management hjälper företag med allt som rör kontoret. Man har växt kraftigt i Sverige de senaste åren och de stora volymerna av både inkommande och utgående fakturor krävde mycket onödig tid och bökigt manuellt arbete. “Exsitecs hjälp med vårt nya elektroniska fakturasystem MediusFlow har kraftigt effektiviserat arbetet med fakturorna och underlättar enormt för vår administration”, säger Marie Carlander, System & Projektkoordinator på Office Management.

Office Management är Nordens ledande aktör inom helhetslösningar för IT, kommunikation och kontor. Man hjälper andra företag med tjänster och produkter för allt som rör kontoret, från IT-tjänster och telefoni till fikalösningar och dokumenthantering. Företaget har växt kraftigt och med nu totalt 450 anställda säljer man betydligt mer. Detta har ökat fakturavolymerna, något som skapade diverse problem inom administrationen.

Vi var inte nöjda med det befintliga elektroniska fakturasystemet. Det var på tok för mycket manuellt arbete med våra stora mängder fakturor och vi fick problem.

– Marie Carlander, System & Projektkoordinator på Office Management.

Tillväxt och ökad försäljning ger mycket fakturor

Som en konsekvens av den kraftiga tillväxten har Office Management nu mycket stora fakturavolymer från hundratals ordrar om dagen. Totalt hanteras drygt 100 000 inkommande fakturor och 100 000 kundfakturor om året. Detta skapade mycket arbete som var både tidskrävande och ofta monotomt och ansträngande för medarbetarna inom administrationen. En medarbetare behövde exempelvis manuellt skanna in stora mängder fakturor i fakturaprogrammet Readsoft och sedan lägga in dessa manuellt i affärssystemet Visma Business. Fakturorna behövde också konteras upp och totalt tog det minst fem minuter per faktura.

Denna process blev extremt tidskrävande och ansträngande, samt att det förekom fel på grund av den enorma manuella inmatningen.

Det uppstod problem som fel från den manuella inmatningen och trippelbokningar av fakturor från det gamla systemet. Arbetet var också jobbigt för medarbetarna, det var ett tradigt monotont arbete som till och med ledde till att en person hos oss fick ont i händerna.

– Marie Carlander, System & Projektkoordinator på Office Management.

Det behövdes en förändring, och sedan tidigare kände man till den webbaserade lösningen för elektronisk fakturahantering MediusFlow som man bestämde sig för att titta närmare på. Exsitec, partner till Medius och sedan tidigare även leverantör till Office Management, kontaktades för att hjälpa till med den nya lösningen. För Office Management var de viktigaste kriterierna ökad automatiseringsgrad, varufakturamatchning och att systemet skulle passa in i företagets molnmiljö.

Lösning: MediusFlow med anpassad integration

Genom gemensamma workshops identifierade Exsitec affärslogiken och processerna för att kunna förstå och ta fram den lösning som mötte verksamhetsutmaningarna. Målbilden var ett projekt med standardiserade processer, men för att skapa bästa resultat krävdes en hel del anpassningar på grund av komplexiteten i fakturavolymerna. En utmaning i integrationsarbetet var också Office Managements 25-30 dotterbolag och de fem olika affärsområdena. I slutändan gick detta dock smidigt med en enda integration mellan den nya lösningen MediusFlow och Office Managements affärssystem.

Exsitec var på plats hos oss med både affärskonsulter och tekniska experter under en hel vecka. Vi diskuterade och de arbetade fram en optimal lösning för oss, det gick otroligt smidigt.

– Marie Carlander, System & Projektkoordinator på Office Management.

Totalt tog hela projektet omkring åtta månader i kalendertid. Det var en del utmaningar i början för att få den nya lösningen att fungera perfekt för användarna inom administrationen, men Exsitec finjusterade och snart optimerades den nya lösningen. Exsitec höll även utbildningar för medarbetarna och var tillgängliga för frågor under den första tiden vilket hjälpte att snabba på inlärningen.

Minskat onödigt administrativt arbete

Nu har Office Management använt lösningen i drygt två år. Flödet av fakturorna är helt integrerat med affärssystemet och nästan all hantering sker automatiskt. En del fakturor som fortfarande behöver hanteras manuellt läses in på morgonkvisten, men importeras direkt och matchas automatiskt. Man kan dessutom kopiera tidigare kontering så att man inte behöver komma ihåg informationen.

Från ett enormt manuellt arbete fokuserar man nu istället på avvikelsehantering, vilket sparar mycket tid. Medarbetarna på administrationen har nu en betydligt enklare arbetsvardag och hinner hantera mycket mer. Den förbättrade fakturahanteringen har också gjort själva lagerhantering smidigare, där lagerdifferenserna nu är minimala.

Det nya fakturasystemet har möjliggjort att vi kan växa med samma styrka på administrationen. Och att det inte är så personberoende är helt klart en fördel.

– Marie Carlander, System & Projektkoordinator på Office Management.

Totalt sett har Office Management kraftigt ökat kvaliteten och effektiviserat sin fakturahantering, och man slipper den oerhörda mängden manuellt arbete. Medarbetare med ont i händerna är ett minne blott då man numera har ett betydligt lättare och roligare arbete. Jämfört med den gamla lösningen har man dubblerat sin egen effektivitet där man kan fokusera på andra arbetsuppgifter och göra mer kvalificerat arbete.

Vi och våra medarbetare inom administrationen är supernöjda och det har minskat vår personalomsättning då många tröttnade med den tidigare lösningen. Exsitec har verkligen uppfinningsrika personer, inget är omöjligt för dem och de har mycket bra lösningar.

– Marie Carlander, System & Projektkoordinator på Office Management.

En automatiserad lösning med fakturascanning och matchning i MediusFlow resulterade i:

  • Ökad kvalitet och effektivare fakturahantering
  • Lättare och roligare vardag - mindre personalomsättning
  • Ökat omsättningen med lika mycket administrativ personal