Nya digitala verktyg gav Husbyggnadsvaror 93% i automatiseringsgrad

Husbyggnadsvaror, HBV, är en inköpsfunktion som centraliserar inköp för Sveriges allmännyttiga bostadsföretag. HBV samordnar upphandlingar av produkter och tjänster kopplade till byggnation samt renovering och förvaltning av fastigheter för sina 336 medlemmar. Syftet är att skapa långsiktigt hållbara affärer för sina medlemmar – inom perspektiven ekonomi, socialt och miljömässigt. Bolaget startades 1952 och drivs som en ekonomisk förening ägd av sina medlemsbolag.

Ohållbar situation med manuella rättningar

HBV:s tidigare affärssystem, baserat på AS400, började successivt att fasas ut av IBM. I det systemet har mer eller mindre all genomfakturering hanterats manuellt. Fakturavolymen uppgår till cirka 550 000 fakturor per år. Felaktigheter i leverantörsfakturor upptäcktes och rättades till innan de skickades vidare till kund. Man hade en hög kvalitet på kundfakturorna men rättningarna var ett ständigt pågående manuellt inslag som i takt med ökande fakturavolymer och ett föråldrat system gjorde situationen ohållbar.

Upphandling av fakturalösning

Föreningen bestämde sig för att ersätta det gamla systemet och genom en offentlig upphandling hamnade erbjudandet från Exsitec bäst till. Erbjudandet innebar ett affärssystemsbyte till Visma Business och elektronisk fakturahantering via Visma Document Center. Avtalet innehöll både utveckling av kundunik funktionalitet och tjänster för systeminförande till fastpris, samt arbete mot löpande taxa enligt en definierad process för godkännande.

Målet var att digitalisera och automatisera fakturaflödet samt minimera tiden för administration och pappersarbete.

Visionen är naturligtvis en automatiseringsgrad på 100 procent! Ett djärvt mål som såklart aldrig kommer uppfyllas men med den fakturavolym HBV har torde vi kunna komma bra nära.

– Johan Almesjö, VD på Husbyggnadsvaror.

Täta kontakter var en framgångsfaktor

Från HBV:s sida var projektgruppen relativt liten och projektledaren hanterade större delen av arbetet tillsammans med Exsitec. Täta kontakter, för att hantera frågor av såväl övergripande strategiska slag som direkta frågeställningar med systemutvecklarna, var en framgångsfaktor. Leveransen blev till slut en hybridlösning - ett externt hostat affärssystem med integrerade komponenter i molnet. Idag är det åtta personer som aktivkt använder systemet, plus ett 20-tal anställda som attesterar interna fakturor.

Fokus under projektet låg på att minska den manuella hanteringen i fakturaflödet vilket man tycker att man lyckats med. Då HBV tidigare löpande “rättat” felaktigheter i fakturor under en lång tid och dessa manuella rättningar inte längre görs, ligger det nu istället en utmaning i att kommunicera och informera kunder och beställare att det är viktigt att göra rätt från början, vilket är mer långsiktigt hållbart.

500 000 fakturor hanteras automatiskt

En snabbare fakturaprocess bidrar till en förbättrad likviditet och det nya systemet tillgodoser även behoven HBV’s kunder hade på information. I samband med byte av affärssystem valde HBV även att uppgradera till ett e-fakturaformat som stödjer kommande lagförslag om e-fakturor i offentlig sektor.

Till detta ska även läggas effekterna av ett modernt och flexibelt system. Att gå från ett textbaserat system till ett grafiskt och betydligt mer intuitivt, gör stor förändring i vardagen och effektiviserar flertalet administrativa processer.

– Johan Almesjö, VD på Husbyggnadsvaror.

Sex månader efter go-live har man nått en automationsgrad på 93% av ”touch less”- fakturor, vilket innebär över 500 000 automatiskt hanterade fakturor per år - utan manuell handpåläggning.

Projektet resulterade bland annat i:

• Snabbare fakturahantering och hög grad automatisering
• Bättre stöd för kommande lagförslag kring elektronisk faktura
• Effektivare processer