Exsitec

Experter på verksamhetssystem och digitalisering

Tips för enklare bokslut med beslutsstöd

Tips för enklare bokslut med beslutsstöd

Vi vet, både av egen erfarenhet och från arbete tillsammans med våra kunder, att tiden för bokslut och särskilt årsbokslut är en intensiv tid. Ofta är ekonomens eller controllerns arbetsbelastning ojämn över månaden och peakar under bokslut.

Beslutstöd är ett kraftfullt verktyg som du kan använda dig av, både för att arbeta proaktivt inför bokslutet, men också för att minska arbetsbördan som ett bokslut innebär.

Vi kommer i det här inlägget beskriva kort hur beslutsstödet både underlättar under bokslutet, såväl som frigör tid inför bokslutet.

Vill du se inlägget som EN video istället?

Enklare bokslut i Qlik

 


Arbetsbelastningen för många är ojämn över månaden, en del lugnare veckor och en del intensiva bokslutsveckor med övertid.

Eller så blir det en intensiv start på året i årsbokslutet, då man ska hinna allt sitt vanliga jobb, och samtidigt göra bokslutet. Här behövs frigöra tid i “ordinarie arbete” för att kunna lägga tid och energi på bokslutet. Tänk om mycket av löpande uppföljning och rapportering kunde “sköta sig av sig själv” under tiden för bokslutsarbetet.

Vi frågade vår ekonomichef Anna Gustafsson, om av vad hon tycker är svårt och tidskrävande under bokslutsarbetet. Hon bekräftade sådant vi redan hört från andra ekonomer, men det vi framförallt tog med oss mig var hur hon avslutade vårt samtal; “Jag kan inte föreställa mig hur jag skulle jobba, om jag inte hade tillgång till vårt beslutsstöd”.

anna-gustavsson-rund

“Jag kan inte föreställa mig hur jag skulle jobba, om jag inte hade tillgång till vårt beslutsstöd”.

 

Det säger ganska mycket om hur vår ledning på Exsitec förenklar sitt arbete med hjälp av beslutstöd.

Återkommande svar kring vad ett bokslut innebär och vad dess svårigheter är kan summeras i fyra punkter.

  • Jaga Data 
  • Isolera data 
  • Rätta fel 
  • Sammanställa 

Kort sagt handlar det om att få in den bakomliggande data som krävs för att genomföra bokslutet. Därefter börjar avstämningsarbetet, som i stort innebär att fel behöver isoleras och korrigeras, för att därefter sammanställas och rapporteras.

 

6 tips för enklare bokslut

Vi har kokat ner all kunskap och alla idéer vi har om beslutstöd som ett verktyg i bokslutsarbetet och ger er här våra 6 bästa tips:


1. Samla er data på ett ställe

Ett beslutstöd möjliggör att samla din verksamhets data på ett och samma ställe. Det kan vara från ditt affärssystem, crm-system, lagersystem, lönesystem, servicesystem och mycket mer.

Det kan också vara olika bolag i ett och samma bokföringssystem, eller olika system. I beslutstödet kopplas all denna data samman och konsolideras

Allt detta gör att du slipper alla systemhopp. I bokslutsarbetet kommer du därför slippa att logga på affärsystemet för att stämma av konton, gå till fakturahanteringssystemet för att hitta den faktura som verkar ha blivit fel, och sedan crm-systemet för att undersöka kunden.

Oavsett vad du undersöker för tillfäller får du svar på de flesta av dina frågor på ett och samma ställe.

Med ett system för beslutsstöd behöver inte jaga in data, och kvalitetssäkra den. Det kan t.ex. handla om att hitta rätt kostpriser på varor i lagret, och att då behöva jaga rätt faktura, jaga på folk att tidrapportera, få dem att fakturera klart eller se till att attestera sina fakturor.
All information läses istället automatiskt in i beslutstödet och du får en överblick av läget.

I ditt beslutstöd kan du vara säker på att data är validerad och att du kan lita på den. Dessutom är det en källa till sanning - alla med behörighet ser samma information.

...och slutligen.

När du använder dig av ditt beslutstöd snarare är att hoppa mellan system och göra excelutdrag att analysera manuellt minskar risken för den mänskliga faktorn och resultatet blir av högre kvalitet.

 

2. Arbeta proaktivt

Att arbeta proaktivt innebär att arbeta aktivt förebyggande, i det här fallet att undvika att arbetsbördan blir alldeles för stor när det är dags för bokslut.

Genom löpande arbete kan avstämningar ske kontinuerligt och på så sätt finns möjligheten att löpande korrigera felaktigheter, vilket i slutet av månaden sparar tid.

Genom att tidigt upptäcka avvikelser och varningssignaler finns det även mycket bättre förutsättningar att agera på dessa.
Det i sin tur leder till mer rättvisande nyckeltal och bättre uppföljning av er verksamhet.

Det är inte helt ovanligt att det ser ut såhär hos en ekonomiavdelning i ett månadsbokslut:



ekonomiavdelningen1

Löpande arbete sker under vissa perioder, då man hanterar viss kundfakturering, leverantörsfakturor, gör betalningar ut och tar emot betalningar från kunder. Oundvikligen hamnar dock det största arbetet ändå klumpvis runt månadsskiftet.

I det här exemplet vill vi snarare visa på möjligheten att fördela arbetet ännu mer under månaden.:

ekonomiavdelningen2

Det finns många digitala verktyg som underlättar löpande under månaden, som t.ex. fakturamatchning eller automatiska betalningar.
Och inte minst - ta hjälp av ert beslutsstöd!

Stäm av konton löpande, periodisera och fördela direkt, förbered avskrivningar, hitta och rätta till avvikelser.
Allt detta är lättare när det är tillgängligt och analyserbart i ett beslutsstöd. Att arbeta löpande möjliggör också att följa nyckeltal löpande under månadens gång, som då är mer rättvisande.

Skillnaden blir tempo, effektivitet och kvalitet i bokslutet

Med hjälp av beslutsstödssystem finns data alltid tillgängligt, uppdaterat automatiskt och det som visas i systemet är verifierad data från era källsystem.

Endast ni avgör hur ni vill presentera er data - möjligheterna i beslutsstödet är så gott som oändliga. Ett beslutstödssystem kan belysa var avvikelser förekommer, flagga upp orimliga värden och hjälpa dig att gräva i detaljerna allt för effektivare felsökning.

Med andra ord - använd det verktyg ni redan har för att underlätta för er själva.
Skillnaden när du jobbar proaktivt med hjälp av ditt beslutstöd blir tempo, effektivitet och kvalitet i bokslutet.

 

3. Underlätta avstämningar


Nästa tips handlar om att underlätta allt avstämningsarbete som hör bokslutet till
Bokslut handlar ju mycket om en rad avstämningar och bedömning av rimliget och risk

Ett beslutstöd ger dig möjlighet att flagga upp avvikelser och du får hjälp med vad du faktiskt bör rikta din uppmärksamhet på: Avvikelserna... allt som inte stämmer.
Ett beslutstöd gör det också mycket enklare att stämma av genom att visualisera saker.

Vår CFO Anna tipsar om att se över dina processer - mycket manuellt avstämningsarbete kan automatiseras för att spara tid och energi

Det är vanligt att man vill vrida och vända på koddelar och kanske jämföra data på något annorlunda sätt. Med hjälp av self-service i beslutstödet kan du själv ta fram precis den avstämningen du behöver.

Data kan du ladda om så ofta du behöver, för att t.ex. kunna se resultatet av en rättning du just gjort i källsystemet. Det kan vara bra att titta på t.ex. RR löpande på de sättet.

Ett exempel från en kund är hur man kan plocka ut och visualisera och underlätta felsökning och avstämning

Det är inte ovanligt att det finns 2 olika dataset för lager: lagerboken och huvudboken
Och dessa två stämmer inte alltid överens

Man har en process där det inte ska kunna uppstå fel, men saker händer! Det blir fel pris i någon faktura, eller någon justering görs. T.ex. kan det handla om fel orsakade av kostpriser som är noll eller negativa. Detta är svårt i affärssystem pga rak tabell, lång lista, där ska du hitta avvikelserna, bland allt som är RÄTT. Därför tar många ut siffrorna i excel och analyserar manuellt.

 

affärssystem-screenshot

 

Med stöd av beslutstödssystem, kan du plocka ut all data och visualisera den tydligare.
Exempel är ett spridningsdiagram med avvikelser från inköpspris och kalkylpris
strl på bubblan är lagervärdet, det här underlättar enormt och gör att du kan fokusera på just avvikelserna.

 

qlik-urklipp

Ett annat exempel är en kund inom dagligvaruhandeln som stämmer av intäkter och marginal.

De hittade differenser i försäljningssiffrorna mellan sitt kassasystem och bokföringssystem
och tog hjälp av beslutsstödet för att ta reda på orsakerna

Här handlar det om sådana enorma datamängder, miljoner kvittorader, att det aldrig skulle gå att stämma av manuellt.

Många gånger spårades felen till felaktigheter i registerdatan - ett felaktigt inpris i avtalet eller på produktkortet. Och dessa små fel sprider sig enormt fort.

 

4. Dela på bördan

När du tar hjälp av ditt beslutstöd i bokslutsarbetet kan flera personer dela på arbetet
Ett beslutstöd erbjuder EN plats att konsumera och analysera data och alla behöver inte ha licens eller åtkomst till källsystemet.

Eftersom analysen inte är lika personberoende, och fler har tillgång till siffrorna, kan fler personer hjälpa till med kontroll, avstämningar och administration löpande och runt bokslutet
Sprid informationen, så är ni fler som kan engagera sig och fler signalerar om något verkar avvikande.

När fler får tillgång till beslutstödet som ett dagligt arbetsverktyg kommer du att bli varse om det är något som inte stämmer, tämligen omgående.

Något som du kanske aldrig hittat på egen hand.

 

 

5. Färdiga rapporter

Rapportering är en grundläggande del inom alla verksamheter, för att förmedla viktig information om organisationen - oavsett om det sker internt eller externt.
Men att sammanställa information är tidskrävande och kanske inte alltid särskilt roligt eller utvecklande. Hur kan beslutsstödet underlätta det här nödvändiga arbetet?

Ett beslutsstöd är flexibelt och finns där för att vara ett stöd för just er. Ta därför till vara på möjligheten att utforma rapporter i beslutstödet som speglar just er verksamhet.

I demofilmen nedan visar vi att det finns det inte bara finns ett sätt att göra en resultaträkning på.

Demo_Version2

 

 

Ta fram en rapport i beslutstödet som uppfyller era behov för analys och sammanställning.

VD-rapport

Genom standardiserade rapporter skapas också en enhetlighet och rapporter kan följa samma design och utformning för att ge ett gott helhetsintryck. Automatiska laddningar av data och det faktum att rapporterna redan finns utformade i beslutsstödet bidrar till att informationen snabbare når ut i verksamheten, vilket återigen bidrar till att man kan agera på informationen i er data.

Kort sagt minimeras handpåläggning, vilket i sin tur kvalitetssäkrar rapportens innehåll.
Om rapporten ändå ska sammanställas varje månad och se likadan ut - varför inte automatisera processen att sammanställa den?

 

6. Var förberedd på frågor

När du gör bokslutsrapporter och liknande kommer du alltid att notera några avvikelser som du vet att det kommer att komma frågor på - t.ex. från en Vd eller ledningsgrupp eller kanske revisorerna (de har ju alltid frågor).
Du gräver efter orsakerna till dessa avvikelser och förbereder svar på de frågor du kan förutse.

Med beslutstödet får du mer tid över till just sådana förberedelser, och till egen analys och granskning. Orsakerna till avvikelserna och svaren blir också så mycket lättare att hitta.

Med ett beslutstöd är det också enklare att svara på oförutsedda, spontana frågor
Istället för en statisk rapport kanske ni tillsammans kan kika i en applikation i Qlik under mötets gång, och tillsammans drilla er ner och vrida och vända för att hitta svaren
Och varför inte låta ledningsgruppen få tillgång till appen för att själva undersöka sina frågeställningar?

 

Skribenter:

Hanna Johansson 
Konsult inom beslutsstöd

Tove Rustas Wiegurd 
Konsult inom 

 

 

 

Kontakta skribenten
Exsitec
Exsitec

Experter på verksamhetssystem och digitalisering