Varför köper vi ett affärssystem?

För en tid sedan var jag som konsult med om att implementera ett nytt affärssystem hos en kund.
Till en början gick allt som på räls och alla inblandade från kunden var positiva och såg fram emot att få ett nytt modernt system. Affärssystemet hade sålts in med bra argument och kundens behov matchade detta.

Affärssystemet gick igång vid ett månadsskifte och kundens ekonomer började jobba framför allt med redovisningsdelen. Efter ett tag så började vi få signaler att det inte gick så bra. Kundens argument var att det var mycket nytt mot deras gamla affärssystem, och att flödet för olika rutiner var helt olika hur de jobbat tidigare. De började ifrågasätta varför vissa moment tog längre tid osv. Detta blev ett problem och kunden blev tveksam om att detta var rätt investering och om det skulle förbättra och effektivisera för dem som det var tänkt.

Effekten blev att kunden började bromsa projektet, detta innan alla delar satts igång och framförallt innan man blivit van det nya sättet att jobba och sett de möjligheter som hela företaget skulle komma till gagn.

Vi tog ett nytt möte med kunden där både utförare och ledning i företaget deltog, och kunde konstatera att visst fanns det moment i den del som satts igång, redovisningen, som tog längre tid men denna tid sparades in på andra delar som gick mycket snabbare. Dessutom så fanns de stora förbättringarna i företaget på delar som inte gällde ekonomi och dess rutiner.

Min poäng, och vår analys i detta är belysa hur viktigt det är att lyfta blicken under implementationen och inte fastna i moment och specifika avdelningar i företaget, i detta fall redovisningen, utan att se hur hela företaget drar nytta av bytet till nytt affärssystem.

Att också få hjälp av företagets ledning i att se till att lyfta blicken och trycka på ”därför byter vi affärssystem”. Kanske hade vi då kunnat undvika inbromsningen som kunden gjorde och den mertid och irritation som just då uppstod?