Möjligheter (och problem) med rullande prognos

I detta inlägg gästas vi av vår partner Planacy. Planacy är ett modernt och effektivt verktyg för budgetering och prognostisering. I det här inlägget får du veta mer om rullande prognos. 

Det finns flera olika metoder för budgetering och prognostisering, men hur vet man vilken som är bäst? De har alla sina för- och nackdelar och vad som passar ett företag bäst varierar ofta beroende på verksamhet och bransch. Nedan går vi igenom de olika metoderna samt deras fördelar och nackdelar.

Klassisk budget och prognos

Den vanligaste metoden är att lägga en budget under hösten för nästkommande år och sedan göra prognosjusteringar månadsvis, kvartalsvis eller halvårsvis.

Fördelar med klassisk budget och prognos

Att genomföra en gedigen budget under hösten kan vara gynnsamt då de som är inblandade i processen vanligtvis avsatt tid för detta. Att sedan prognostisera några gånger under året brukar fungera bra om man även har uppföljning på samma period.

Begränsningar med klassisk budget och prognos

Med denna metod tenderar man att aldrig blicka längre fram än budgetåret. Prognosen som görs under hösten har därför endast en framåtblickande horisont på ett fåtal månader, vilket är en anledning till att många vill gå över till att arbeta rullande.

Ytterligare en nackdel är den klassiska budgeteffekten då de budgetansvariga cheferna tenderar att göra sig av med hela sin budget i slutet av året för att inte få mindre pengar året därpå, vilket såklart försvårar sparande för företaget.

Rullande prognos: 12–16 månader

Rullande prognos kan göras på flera olika sätt och med flera olika prognoshorisonter. Man kan exempelvis uppdatera ett specifikt antal kvartal framåt, eller göra det månatligen. Ett vanligt begrepp här är ”Rullande-12”, vilket innebär att man kör rullande prognos med 12 månader som prognoshorisont.

Fördelar med rullande prognos

Att arbeta rullande hjälper företag att få en bättre framåtblick – och inte bara för nästkommande verksamhetsår. Just rullande-12 är effektivt eftersom man uppdaterar samma månad nästa år baserat på den månad som precis stängts, vilket ger en bättre precision i prognosen. Detta gäller särskilt om företaget har återkommande likheter i de månatliga fluktuationerna.

Fler och fler företag väljer dock att prognostisera rullande med en längre tidshorisont, exempelvis 16 månader istället för 12. Fördelen med detta är att man får en ännu längre framåtblick. I september månad får man då nästa års budget ”på köpet”, vilket gör att man som företag kan spara väldigt mycket tid i budgetprocessen och effektivisera arbetet. 

Begränsningar med rullande prognos

En begränsning med denna metod är att man endast får en prognos till samma månad nästkommande år om man har det på en 12 månaders horisont. Sedan får man någon månad längre om man har det på en längre tidshorisont så som 16 månader. Detta gör att man inte kan göra jämförelser mellan åren, vilket begränsar analysen. Dessutom tenderar de flesta inom en organisation att tänka i och planera för kalenderår.

En annan problematik är hantering av säsongseffekter. Även om det går att få en mer exakt prognos på säsongseffekterna med hjälp av rullande prognos så kan det bli problematiskt att jämföra mellan åren.

Rullande prognos: Innevarande år plus nästa

Rullande prognos med innevarande år plus nästa, eller rullande med dynamisk längd, är den metod som vi på Planacy anser är den bästa. Istället för att prognostisera på ett fast antal månader framåt lägger man enligt denna metod prognosen mellan 13–24 månader framåt, beroende på vilken månad man befinner sig i. Alltid innevarande år och ett helt år till.

Denna metod är baserad på vad vi sett fungerar och inte och är oftast den vi rekommenderar. Några av våra kunder har inledningsvis valt köra en vanlig rullande prognos med fast månadsperspektiv, men majoriteten av dessa har sedan gått över till rullande prognos med dynamisk längd.

Fördelar med rullande prognos med dynamisk längd

Denna metod är helt oslagbar då man får ett långt fönster framåt men alla fördelar av att titta på år. Du kan också jämföra mot tidigare år utan problem med säsongseffekter. Ni kan fylla på med utfallsdata i de månader som varit, vilket är klart bättre.

Efter varje månad fylls utfallsdata på och samtidigt öppnas en ny månad upp för prognostisering. I Planacy kan man dessutom välja att sätta upp ett prognosförslag, exempelvis en ökning med 3% mot föregående år. På så sätt kan man effektivisera den rullande prognosen, men får också med säsongseffekten.

Begränsningar med rullande prognos med dynamisk längd

Denna metod kan vara mindre effektiv för företag med hög tillväxt och som exempelvis expanderar kraftigt via förvärv. Dessa bolags siffor tenderar att ändras på väldigt kort tid och därför kan en ”innevarande + nästa års prognos” bli onödig.

Prognostisering i Planacy

Många av de som skaffar Planacy gör det just för att de vill kunna arbeta rullande, prognostisera tätare, blicka längre framåt och snabbt kunna ställa om när omvärlden förändras. Vikten av att enkelt och snabbt kunna uppdatera sin budget och prognos är en sak som vi tydligt sett under det senaste året i och med Covid 19.

Se webinar!
↓

I Planacy är det väldigt enkelt ställas om ifall man vill byta prognosmetod. Detta är tekniskt möjligt eftersom vi hämtar in all utfallsdata och justerar vilket utfallsdata som ska visas med hjälp av ett tidsfilter. Om vi vill visa 15 månader i mallen istället för 12 månader behöver vi endast justera tidsfiltret, vilket inte tar mer än någon minut.

Till skillnad från många av våra konkurrenter kan man byta metod fram och tillbaka just på grund av detta. Det innebär exempelvis att om man vill gå tillbaka till klassisk budgetering och prognostisering under någon period för att sedan kunna återgå till rullande igen så är det möjligt.

Vid frågor eller funderingar är du varmt välkommen att höra av dig till hej@exsitec.se