Linnéa Pålsson
Linnéa Pålsson
kontakta mig

Så automatiserar du verksamheten

Så automatiserar du verksamheten

I det här inlägget kommer ni att kunna jämföra och mäta hur långt ni har kommit i er automationsresa genom vår automationspyramid. Dessutom vi att beskriva hur ni kan ta er automatisering till nästa nivå, oavsett hur långt eller kort ni har kommit kring att automatisera er ekonomiavdelning.

 

Nivå 1 - Systemstöd

Nivå 2 - Automatisera bort 

Nivå 3 - Avvikelsehantering

Nivå 4 - Utanför ekonomiavdelningen

Nivå 5 - Redo att anamma morgondagens lösningar

New call-to-action

 

I botten på pyramiden ser ni en stor och stabil bas som allt mer smalnar av tills att vi når toppen. Vi vill att ni när ni läser inlägget funderar på var i pyramiden ni är. Oavsett var i pyramiden er organisation befinner sig, så vill vi att ni fokuserar på den nivå som ni är på och på nivån efter.

Låt säga att ni är på nivå 2, då ska ni se nivå 4 och 5 som målbild, men ni ska fokusera på nivå 2 och 3. Detta görs dels för att inte skapa onödig stress,  och dels för att göra arbetet på varje nivå ordentligt och inte stress igenom varje nivå. 

När vi nu pratar om automationspyramiden är den satt utifrån ekonomiavdelningen och hela företagets perspektiv. Men ni kan också applicera modellen på en enskild process eller del av avdelning. Kanske finns de vissa processer där ni är på en hög nivå, medan andra är på en lägre.

 

Nivå 1 - Systemstöd

pyramid-1

Nivå 1 handlar om att ha ett bra systemstöd. Det utgör en stor grund för möjligheten att arbeta mer automatiserat och digitaliserat. Har ni ett ekonomisystem som lämpar sig för er verksamhet och som är byggt för er framtida tillväxt? Det handlar här också om att göra grovjobbet kring att välja strategi, ska vi använda ett stort system som har alla funktioner? Eller ska vi välja system som kompletterar varandra och som är väldigt duktiga inom sin gren? 

Oavsett vilken strategi ni väljer är de viktigt att ni också funderar på om det är något område som behöver kompletteras. Har vi en bra leverantörsfakturafunktion, har vi ett bra rapporteringsverktyg, lönesystem, bra hantering för budgetering och hur ser de egentligen ut för koncernhantering? 

Dessutom måste ni undersöka om systemen går att integrera med andra system. Detta är en viktig del för att möjliggöra automation. Det spelar ingen roll om vi har ett kompetent ekonomisystem om det ändå inte går att integrera med andra system.

I den här fasen är det också viktigt att även förbereda organisationen för att bli mer digital. Den moderna ekonomiavdelningen ser längre än sin egen avdelning. Hur får ni med ledning och resten av organisationen på detta tankesättet?

 

Starta systemkompassen genom att klicka här

 

Nivå 2 - Automatisera bort

pyramid-2

Nivå 2 är ni som har etablerat bra systemstöd för er verksamhet, som gjort en grundläggande systeminventering, men som fortfarande arbetar med en del manuella processer.

På denna nivån gäller det att fokusera på de områden som ger mest effekt, alltså de aktiviteter som slukar mest tid. Vanligt hos våra kunder är arbetsuppgifter och processer kring leverantörsfakturahantering, kundreskontra och rapportering tar mycket tid. På denna nivån är stora delar av organisationen, men framför allt ledningen inriktade på att bli mer moderna, digitaliserade och automatiserade. 

Det handlar här om att steg för steg gå igenom ekonomiavdelningen och försöka förenkla processer och rutiner. Lägg en plan för vilka aktiviteter som ska prioriteras och arbeta er strukturerat igenom hela listan. Vilken process ligger ni längre fram i och kan släppa lite för tillfället och vilka processer behöver prioriteras och få högre uppmärksamhet? Fundera på vilken process eller uppgift ni ska arbeta med härnäst. Det finns många områden som ni på ekonomiavdelningen kan arbeta med på nivå 2, som bidrar med stora effekter till företaget.  


Nivå 3 - Avvikelsehantering

pyramid-3

På nivå 3 hamnar organisationer som kommit relativt långt. Ni har bra systemstöd och ni har själva gjort ett stort jobb kring att automatisera processer. Ni ska vara stolta att ni tagit er hit. 

Organisationer på denna nivån har stort fokus på avvikelsehantering. Alltså att hantera felaktigheter som uppstått i en process snarare än att arbeta med hela flödet. 

Denna nivå handlar om att arbeta med befintliga systemstöd hela vägen ut. Vilken touchless grad, alltså de antalet fakturor som gå igenom utan att någon människa vidrör den, kan ni nå på era varufakturor? Har ni implementerat e-fakturor? Har vi en direktkoppling till banken som gör att vi automatiserat in- och utbetalningar? Har ni en bra koppling mellan projektsystemet och ekonomisystemet? Hur hanterar ni kvitto- och utläggshanteringen?

Poängen här är att ifrågasätta om ni använder alla möjligheter som finns i era befintliga system? Det handlar också om att ifrågasätta om arbetsrutiner och processer är anpassade för att kunna automatiseras och att ge förutsättningarna för system att automatisera så mycket som möjligt.

 

Nivå 4 - Utanför ekonomiavdelningen

pyramid-4

Verksamheter som befinner sig på nivå 4 har alltså klarat av och färdigställt tidigare nivåer. Verksamheter som är på denna nivån har inte bara kommit långt inom ett segment, utan inom majoriteten. Nu ligger fokus på att bredda scopet och titta även utanför ekonomiavdelningen, därför att vi har kommit så långt på ekonomiavdelningen att det som hämmar automatiseringen är andra delar av verksamheten. 

För att vara en modern ekonomiavdelning handlar det alltså om att tänka utanför boxen och se till helheten. Det är viktigt att förstå att det finns fördelar för ekonomiavdelningen av att andra avdelningar på företaget också arbetar med automatisering. 

Det handlar för er som har lager och logistik i er verksamhet att ni ser till att även denna del av organisationen har goda systemstöd och att de använder de möjligheter som finns systemen. 

För er som har en försäljningsavdelning behöver de ha förutsättningarna för att kunna arbeta strukturerat och lägga tiden på kundfokus, istället för att arbeta med administration. 

För er som har en inköpsavdelning eller arbetar med stora avtal är det väldigt viktigt att dessa avdelningar jobbar nära er på ekonomiavdelningen för att uppnå en så hög grad av automation som möjligt.

Tänker efter, vilken avdelning hos er är viktig att ni jobbar nära och gör automationsresan tillsammans med?


Har ni en effektiv ekonomiavdelning?

Nivå 5 - Redo att anamma morgondagens lösningar

pyramid-5

Den sista nivå är väldigt få som ännu nått. Här är organisationer som inte bara kommit långt och är framåtlutade på endast ekonomiavdelningen, utan i hela företaget. 

Verksamheter som har kommit så här långt är vana att arbeta med automatiseringar och har en organisation som är redo att anamma morgondagens lösningar. Ni utvecklas i samma takt som tekniken och är tillräckligt flexibla för att kunna implementera nya lösningar och tankesätt. Verksamheter på denna nivån är ständigt uppdaterade om vad det finns för alternativ på marknaden och optimerar verksamheten utifrån de automationsmöjligheter som finns. 

När vi är på denna nivån av automatisering så strävar vi mot att systemen ska bli självkörande. Vi vill alltså ha så lite mänsklig inblandning som möjligt. Endast vid fåtalet avvikelser ska människor få ingripa. Detta byter inte att ekonomiavdelningen kommer att automatiseras bort. Ekonomiavdelningen kommer snarare att få en ännu mer central roll än i dagsläget. 

 

 


Testa hur mycket ni kan minska era kostnader genom att automatisera fakturahanteringen

 

asfalt-caseTill caset: asfaltbolaget

 

CHECKLISTA PDF: EKONOMIOMRÅDEN ATT MODERNISERA

 

Kontakta skribenten
Linnéa Pålsson
Linnéa Pålsson