Så kan du automatisera importering och överföring mellan system

Idag ger tekniken oss möjligheter till en smidigare arbetsplats. Vi behöver inte ägna oss åt repetitiva arbetsuppgifter eller tråkig administration, det kan systemen göra åt oss, automatiskt.

Klippa och klistra eller filimport - det traditionella sättet

I många system finns det goda möjligheter för användaren att importera och exportera data direkt i gränssnittet. Data som ofta måste matas in eller flyttas mellan system kan vara orderinformation, kontaktuppgifter till kunder och leverantörer, bokföringsdata eller liknande.  Ofta sker flytten genom att klippa och klistra, eller filer som Excel, SIE eller XML.

I Visma Business kan data exempelvis flyttas till och från ett Excelark genom att klippa och klistra. Att kopiera och klistra fungerar bra för enstaka rader, men för större datamängder kan filimporten vara ett bättre alternativ. Genom att importera hela filer med till exempel orderinformation så dyker ordrarna upp i affärssystemet utan manuell inmatning eller klipp- och klistrande. Det går enkelt att föra över information mellan systemen och se till att samma viktiga data existerar där den behövs.

Nackdelarna med en manuell överföring

Denna typ av import har tyvärr sina begränsningar. Datan måste på något sätt sparas i filen, antingen manuellt eller från ett annat system. Filen måste följa en struktur som affärssystemet kan läsa och förstå, och framförallt är man beroende av att en anställd med tillgång till affärssystemets filimport har tid och möjlighet att genomföra importen.

Men om överföringen behöver göras ofta eller om ni är beroende av att datan överförs mellan systemen direkt när den skapas kan en automatisk systemintegration vara att föredra.

Automatisera filöverföring och information mellan systemen

En automatisk integration kan importera och synkronisera data mellan olika system, helt utan manuell handpåläggning. Eftersom att man inte längre är beroende av att en person genomför importen kan den ske direkt. En order som skapas i ert CRM-system syns i ekonomisystemet utan dröjsmål, och när en potentiell kund registrerar sina kontaktuppgifter dyker dessa upp i säljarens dashboard som är redo att kontakta kunden bara minuter senare.

Möjligheterna är många och lösningarna beror på hur ni vill arbeta. Allt beror på vad som är viktigt för er. Se vår video om hur vi kan hjälpa er med digitala lösningar

Gör du ofta manuella inmatningar i något av era system eller tror du att ni skulle kunna effektivisera era processer genom automatisk informationssynkronisering? Kontakta oss för att veta mer om hur vi kan hjälpa till!